W związku z wprowadzeniem stanu epidemii w następstwie wystąpienia pandemii wirusa SARS-CoV-2, od połowy marca 2020 r. tysiące pracowników wykonuje pracę zdalnie, w swoim miejscu zamieszkania. Rozwiązanie umowy o pracę z pracownikami, którzy regularnie nie pojawiają się w zakładzie pracy rodzi określone trudności praktyczne.

Zwalnianie pracowników pracujących zdalnie: jak prawo chroni pracodawców i pracowników

- Jeżeli nie jest to rozwiązanie umowy za porozumieniem stron albo z upływem czasu na jaki umowa została zawarta, a pracodawca chcąc rozwiązać umowę o pracę musi złożyć wypowiedzenie pracownikowi, który pracuje zdalnie, najprostszym sposobem jest wysłanie maila, pod warunkiem, że nie zostanie to przeprowadzone w sposób prawnie wadliwy - mówi w rozmowie z MarketNews24 dr Agata Miętek, prawnik w Kancelarii Ożóg Tomczykowski.

W przypadku rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem przez pracodawcę muszą być spełnione następujące wymogi formalne:

*pisemna forma oświadczenia o rozwiązaniu umowy,

*oświadczenie powinno zawierać pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie odwołania do sądu pracy,

*w przypadku umowy o pracę na czas nieokreślony w oświadczeniu pracodawcy powinna być wskazana przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie,

*jeśli pracownik jest reprezentowany przez zakładową organizację związkową obowiązkowa jest konsultacja wypowiedzenia.

Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść wypowiedzenia (podpis składa osoba umocowana do reprezentowania pracodawcy względem pracowników). Oświadczenie o wypowiedzeniu umowy jest skuteczne z chwilą doręczenia pracownikowi, tj. gdy doszło do niego w taki sposób, że mógł zapoznać się z jego treścią.

Jeśli pracownik pracuje zdalnie i regularnie nie pojawia się w zakładzie pracy, wówczas osobiste doręczenie pracownikowi wypowiedzenia w zakładzie pracy może być utrudnione bądź niemożliwe. W takim przypadku pracodawca może wypowiedzieć umowę o pracę w sposób inny niż bezpośrednio: przez osobę wysłaną przez pracodawcę albo kuriera.

Wówczas wypowiedzenie jest doręczone bezpośrednio pracownikowi w jego miejscu zamieszkania. Okres wypowiedzenia liczy się od dnia doręczenia wypowiedzenia (tj. dzień wizyty posłańca/kuriera, który wręczył wypowiedzenia pracownikowi). Odmowa przyjęcia przez pracownika dokumentu wypowiedzenia nie wpływa na skuteczność złożonego wypowiedzenia. Jeśli pracownik będzie nieobecny, wypowiedzenia nie można złożyć członkowi rodziny.

Jeżeli oświadczenie o wypowiedzeniu jest doręczone pocztą - jako list polecony z potwierdzeniem odbioru - do miejsca zamieszkania pracownika to okres wypowiedzenia liczy się od dnia doręczenia wypowiedzenia lub od dnia kiedy upłynął termin odbioru przesyłki na poczcie po jej dwukrotnym awizowaniu (ostatni z siedmiu dni po dwukrotnym awizowaniu pisma).

Należy natomiast zwrócić uwagę na art. 98 tzw. Tarczy 2.0 (tj. ustawy z 16 kwietnia 2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2, która weszła w życie 18 kwietnia 2020 r.) który wprowadza modyfikacje powyższych zasad. Mianowicie, zgodnie z tym przepisem, nieodebranych pism podlegających doręczeniu za potwierdzeniem odbioru przez operatora pocztowego, których termin odbioru określony w awizo przypada w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, nie można uznać za doręczone w czasie obowiązywania tych stanów oraz w ciągu 14 dni po ich zniesieniu, a przepis przewiduje wyjątki, lecz nie obejmują one oświadczeń woli takich jak wypowiedzenie umowy.

Wiele osób mieszka poza miejscem swojego zameldowania, na pobyt stały bądź tymczasowy. W czasach pandemii taka sytuacja jest tym bardziej prawdopodobna. Tym bardziej możliwe jest, że pracownik nie odebrał listu poleconego.

- Oznacza to w praktyce, że dla pracodawcy istotne jest aby wysłał dokument na ostatni znany mu adres pobytu pracownika, ponieważ przy każdej zmianie miejsca zamieszkania pracownik ma obowiązek poinformować o tym swojego pracodawcę – wyjaśnia dr A.Miętek z Kancelarii Ożóg Tomczykowski.

W związku z wątpliwościami jakie się wiążą się z doręczeniem wypowiedzenia umowy o pracę przez osobę wysłaną przez pracodawcę albo kuriera, korzystanie z podpisu elektronicznego stało się w okresie pandemii coraz bardziej powszechne.

Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Kwalifikowany podpis elektroniczny, uzyskany u certyfikowanego dostawcy (np. Narodowe Centrum Certyfikacji), musi posiadać osoba umocowana do reprezentowania pracodawcy względem pracownika (najczęściej członek zarządu; może być ktoś spoza organizacji, np. prawnik posiadający odpowiednie upoważnienie).

Wypowiedzenie opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym powinno być wysłane w formie załącznika do e-maila. Okres wypowiedzenia liczy się od dnia doręczenia wypowiedzenia (tj. dzień wysłania e-maila). Oświadczenie woli w postaci elektronicznej dokonywane on-line zostaje złożone z chwilą jego przejścia do systemu informatycznego prowadzonego i kontrolowanego przez odbiorcę, to jest w momencie przyjęcia oświadczenia przez serwer odbiorcy i zarejestrowania na nim odpowiednich danych.

Jeśli pracodawca nie zachowa pisemnej formy wypowiedzenia, wypowiedzenie będzie wadliwe. Oznacza to, że pracownikowi będą przysługiwały roszczenia w związku z wadliwym rozwiązaniem umowy o pracę: roszczenie o odszkodowanie i roszczenie o przywrócenie do pracy. Jednocześnie wadliwe wypowiedzenie nadal będzie skuteczne, tzn. wywoła ono skutek w postaci rozwiązania umowy o pracę.