W przypadku niektórych kwestii trzeba sięgnąć do ustawy z 2013 r. dotyczącej ochrony miejsc pracy. Stosuje się ją odpowiednio, a to oznacza, że nie zawsze jest to proste i oczywiste.
Zgodnie z ustawą z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych do wypłaty i rozliczania świadczeń wypłacanych ze środków Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych stosuje się odpowiednio art. 7‒16 ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z ochroną miejsc pracy (dalej: ustawa o ochronie miejsc pracy), z wyjątkiem art. 8 ust. 3 pkt 8 oraz art. 13 pkt 2 tej ustawy, oraz przepisy wykonawcze do niej. W tym ostatnim przypadku w grę wchodzi rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2015 r. w sprawie przyznawania świadczeń na rzecz ochrony miejsc pracy (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1854), ale w praktyce wojewódzkie urzędy pracy stosują nieco odmienne wzory wniosków i umów o dofinansowanie zawieranych pomiędzy dyrektorem WUP a danym przedsiębiorcą występującym o wsparcie.
Warto podkreślić, że obecnie wiele kwestii, do których odwołuje się powyższy przepis, reguluje sama specustawa o COVID-19 oraz umowa na dofinansowanie. Czasami kreuje to istotne trudności w ocenie, które regulacje mają zastosowanie. Warto przy tym pamiętać, że powyższe przepisy stosuje się odpowiednio. Ustalając zakres obowiązywania przepisów ustawy o ochronie miejsc pracy, w każdym przypadku należy zatem brać pod uwagę przepisy specustawy o COVID-19.
W jakim zatem zakresie odwołanie do ustawy o ochronie miejsc pracy wpływa na prawa i obowiązku przedsiębiorców, którzy występują o pomoc ze środków FGŚP i ją otrzymują?
Składanie wniosku
Artykuł 8 ustawy o ochronie miejsc pracy określa treść wniosku o dofinansowanie. Ubiegając się o dotację z FGŚP, należy więc spełnić wszystkie określone tu wymogi, z jednym wyjątkiem – nie trzeba informować o rodzaju i wysokości otrzymanej pomocy de minimis w okresie ostatnich trzech lat kalendarzowych. Realizacja tego przepisu następuje w ramach składania wniosku i poza obowiązkami, które są z tym związane, po stronie pracodawcy nie ma jakiś dodatkowych powinności. To co istotne, to kwestia braków formalnych. W razie ich stwierdzenia dyrektor WUP jest zobowiązany w terminie siedmiu dni roboczych od dnia wpływu wniosku wezwać przedsiębiorcę do ich uzupełnienia, co z kolei powinno nastąpić do siedmiu dni roboczych od dnia otrzymania wezwania. Po bezskutecznym upływie tego terminu wniosek o przyznanie świadczeń pozostawia się bez rozpoznania. Teoretycznie zatem wstępne sprawdzenie wniosku powinno nastąpić już w ciągu siedmiu dni od jego złożenia.
Przekazanie środków
Wbrew postanowieniom ustawy o ochronie miejsc pracy przekazywanie pracodawcy środków z FGŚP nie odbywa się na podstawie comiesięcznych wykazów pracowników objętych dofinansowaniem. Podstawą wypłaty jest bowiem umowa zawierana pomiędzy dyrektorem WUP a danym przedsiębiorcą oraz wykaz pracowników złożony (jednorazowo) przy składaniu wniosków. Ten wykaz determinuje kwotę dofinansowania, która zgodnie z umową jest wypłacana w trzech równych transzach (przy wnioskowaniu na trzymiesięczny okres dofinansowania). W konsekwencji pracodawca nie przedstawia tego wykazu co miesiąc, tak jak to przewiduje ustawa o ochronie miejsc pracy (jest to więc odstępstwo od jej przepisów). Szczegóły w tym zakresie określa natomiast umowa zawarta z dyrektorem WUP. Gdyby jednak nastąpiła zmiana, np. liczby osób zatrudnionych objętych dofinansowaniem, to należy powiadomić o tym urząd w terminie siedmiu dni roboczych od dnia zakończenia danego stosunku pracy (będzie o tym mowa dalej).
!Zgodnie z art. 7 ustawy o ochronie miejsc pracy wsparcie z FGŚP nie przysługuje na pracownika uprawnionego do świadczeń za czas choroby (tj. do wynagrodzenia albo zasiłku chorobowego). Nie dotyczy to jednak zatrudnionego, któremu obniżono wymiar czasu pracy.
Warto też pamiętać, że przy akceptacji wniosku przez WUP pracodawca nie musi dokonywać żadnych dodatkowych czynności związanych z uruchomieniem wypłat. Przekazanie środków następuje już automatycznie na rachunek bankowy wskazany we wniosku.
Wypłaty dla pracowników
Z formalnego punktu widzenia zgodnie z ustawą o ochronie miejsc pracy kwota dofinansowania powinna zostać wypłacona pracownikom na poczet ich wynagrodzeń oraz do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w zakresie sfinansowanych składek pracodawcy na ubezpieczenie społeczne od kwoty dofinansowania. W praktyce nie chodzi jednak o to, aby te otrzymane środki zostały przekazane pracownikom, ale aby zostały one wykorzystane na finansowanie wynagrodzeń tych pracowników oraz części składek na ubezpieczenie społeczne w związku z ochroną miejsc pracy. Nie jest zatem konieczne przekazanie środków otrzymanych z urzędu na wynagrodzenia zatrudnionych. Pracodawca może wypłacać je z innej puli środków (np. znajdujących się na innym rachunku rozliczeniowym). Konieczne jest jedynie zapewnienie, że pracownicy wynagrodzenia otrzymają.
Zakaz wypowiadania umów
W okresie dofinansowania przedsiębiorca nie może wypowiedzieć umowy o pracę z przyczyn niedotyczących pracownika temu pracownikowi, na wynagrodzenie którego otrzymuje dofinansowanie. Powyższy zakaz, wynikający z art. 13 ustawy o ochronie miejsc pracy, obejmuje zakaz wypowiadania (tj. wręczania wypowiedzeń). Nie ma zatem przeszkód, aby zwolnić pracownika z przyczyn leżących po stronie pracodawcy na podstawie porozumienia stron czy też rozwiązać umowę z winy pracownika.
Naruszenie powyższego zakazu oznacza nie tylko obowiązek zwrotu kwoty dofinansowania otrzymanego na tego zatrudnionego, lecz także ryzyko zapłaty odszkodowania samemu pracownikowi ze względu na naruszenie przepisów o wypowiadaniu umów. Ryzyko finansowe pracodawcy w takiej sytuacji jest zatem podwójne.
Należy podkreślić, że specustawa o COVID-19 nie rozciąga powyższego zakazu na okres po zakończeniu dofinansowania (choć ustawa o ochronie miejsc pracy to przewiduje). Zatem wypowiedzenie z przyczyn leżących po stronie pracodawcy można wręczyć pracownikowi nawet następnego dnia po zakończeniu okresu dofinansowania. Wówczas ryzyko zwrotu dotacji już nie występuje.
Obowiązki informacyjne przedsiębiorcy
Przedsiębiorca ma obowiązek powiadomić na piśmie dyrektora WUP o każdej zmianie okoliczności mających wpływ na wysokość wypłacanych świadczeń w terminie siedmiu dni roboczych od dnia uzyskania informacji o jej wystąpieniu (art. 14 ustawy o ochronie miejsc pracy). Umowa wskazuje dodatkowo, że taką informację należy przekazać m.in. w przypadku:
- rezygnacji ze wsparcia,
- zmiany treści porozumienia zawieranego ze stroną społeczną,
- rozwiązania umowy o pracę z pracownikiem w okresie pobierania na tego pracownika dofinansowania.
Kontrola firm
Zgodnie z art. 14 ust. 3 ustawy o ochronie miejsc pracy dyrektor WUP może przeprowadzać kontrolę u przedsiębiorcy w zakresie przestrzegania postanowień umowy o wypłatę świadczeń, wydatkowania przyznanych środków, właściwego dokumentowania oraz rozliczania tych środków. W tym celu dyrektor może żądać okazania wszelkiej dokumentacji i złożenia wyjaśnień. Taka kontrola może być prowadzona zarówno w okresie dofinansowania, jak i w terminie trzech lat od jego zakończenia.
Podstawa do przeprowadzenia kontroli wynika zarówno z ustawy o ochronie miejsc pracy, jak i umowy na dofinansowanie, zawieranej pomiędzy dyrektorem WUP a danym przedsiębiorcą. Niezależnie od powyższego uprawnienia kontrolnego WUP jest też zobowiązany rozliczyć wypłacone świadczenia na podstawie specustawy o COVID-19. Takie rozliczenie następuje dwuetapowo:
1) wstępna weryfikacja powinna ona obejmować m.in. analizę kompletności rozliczenia i prawidłowości złożonych oświadczeń oraz weryfikację kwot przekazanych i faktycznie wykorzystanych środków; urząd ma obowiązek przeprowadzić tą analizę w terminie 60 dni od dnia upływu terminu do rozliczenia się z pomocy przez przedsiębiorcę; w praktyce zatem weryfikacja powinna nastąpić od dwóch do trzech miesięcy po zakończeniu okresu dofinansowania;
2) końcowa weryfikacja pełnej dokumentacji i ostateczne zatwierdzenie rozliczenia otrzymanych środków ma nastąpić w terminie trzech lat od dnia upływu terminu do rozliczenia się z pomocy przez przedsiębiorcę.
Zwrot dotacji
W przypadku niewykorzystania część kwoty dofinansowania przedsiębiorca musi oczywiście zwrócić te środki na rachunek urzędu (art. 15 ustawy o ochronie miejsc pracy).
W pozostałym zakresie regulacji dotyczących zwrotu jest istotna rozbieżność pomiędzy ustawą o ochronie miejsc pracy a umową. Zgodnie z tą ustawą, jeżeli przedsiębiorca nie spełnił warunków zawartych w umowie lub nie poddał się kontroli, to ma obowiązek zwrócić całość otrzymanej pomocy wraz z odsetkami. W odniesieniu do samej tej ustawy trudno jednak w praktyce wskazać warunki umowne, których niespełnienie może prowadzić do zwrotu całości dofinansowania. Z kolei sama umowa odwołuje się do wymogów wskazanych nie tylko w niej, lecz także we wniosku – co jest o tyle istotne, że wniosek zawiera również oświadczenia przedsiębiorcy dotyczące spełnienia różnego rodzaju warunków (przy czym w umowie nie ma już o nich mowy).
Z kolei, jeżeli niespełnienie warunków zawartych w umowie polega na wykorzystaniu pomocy niezgodnie z przeznaczeniem (tj. nie na dofinansowanie wynagrodzeń i ochronę miejsc pracy), to przedsiębiorca jest obowiązany zwrócić tą kwotę pomocy, którą wykorzystał niezgodnie z przeznaczeniem wraz z odsetkami.
Umowa zawiera jeszcze dodatkowe regulacje szczegółowe. W przypadku gdy w okresie dofinansowania pracodawca wypowie umowę o pracę osoby, na którą otrzymuje dofinansowanie, to ma obowiązek zwrócić część pomocy przyznaną na utrzymanie tego konkretnego miejsca pracy.
Warto przy tym podkreślić, że urzędy pracy otrzymały prawo pozywania przedsiębiorców w sprawach związanych z dofinansowaniem (i one również mogą być pozywane). W przypadku zatem niezwrócenia w terminie pomocy przez przedsiębiorcę może on się spodziewać pozwu opiewającego na kwotę dofinansowania.
Procedury wewnętrzne
Dla porządku warto jeszcze dodać, że część przepisów ustawy o ochronie miejsc pracy, które znajdują zastosowanie w odniesieniu do dofinansowań z FGŚP, reguluje zasady funkcjonowania dyrektora WUP, który jest zobowiązany podjąć działania wewnętrzne w celu zapewnienia środków na dofinansowanie w związku z wnioskiem składanym przez danego przedsiębiorcę.
Podstawa prawna
• ustawa z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. poz. 374; ost.zm. Dz.U. poz. 1086)
• art. 7‒16 ustawy z 11 października 2013 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z ochroną miejsc pracy (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 669)
