Pracownik jest wynagradzany stawką akordową. W czerwcu wykorzystał 24 godz. urlopu. W okresie poprzedzającym urlop, tj. marzec‒maj, pracownik przez 18 dni (144 godz.) pozostawał jedynie w gotowości do pracy, gdyż firma znajdowała się w stanie przestoju ekonomicznego z powodu COVID-19. W tym czasie otrzymywał pensję przestojową. Z kolei w okresie przepracowanym, tj. za 360 godz., zarobił łącznie 6280,10 zł. Wynagrodzenie zmienne za czerwiec wynosi 2376 zł. Ile wyniesie wynagrodzenie urlopowe?

odpowiedź

Za czas urlopu wypoczynkowego podwładnemu należy się takie wynagrodzenie, jakie by uzyskał, gdyby pracował. Zasada ta wynika z art. 172 kodeksu pracy. Pracownik nie powinien więc odczuć finansowych skutków niewykonywania pracy z powodu urlopu. Okres wypoczynku traktowany jest bowiem jak czas przepracowany.
Dokładne wytyczne co do ustalania wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego zawiera rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (dalej: rozporządzenie urlopowe). Zostało ono tak skonstruowane, by możliwa była realizacja przywołanej wyżej zasady wynikającej z art. 172 k.p. W szczególności dotyczy to sytuacji, gdy wysokość pensji jest różna ze względu na system wynagradzania.
Aby obliczyć wysokość wynagrodzenia urlopowego, należy wyznaczyć tzw. podstawę wymiaru. Ustalając ją, trzeba zwrócić uwagę na:
  • rodzaj składników wynagrodzenia wliczanych do podstawy oraz pomijanych,
  • stałość bądź zmienność wysokości poszczególnych elementów pensji,
  • długość okresów, za które dany składnik wynagrodzenia przysługuje.

Podstawa wymiaru

Pensję za czas urlopu ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy. Należy zatem sprawdzić, jakie wypłaty są składnikami wynagrodzenia bądź świadczeniami z etatu. Nie wszystkie mogą tworzyć podstawę urlopową. Dlatego konieczne jest przeprowadzenie selekcji i wybór tylko tych wypłat, które:
  • mają charakter roszczeniowy – czyli przysługują pracownikowi na podstawie przepisów powszechnych, np. kodeksu pracy bądź wewnętrznych aktów płacowych (np. układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umów o pracę). Chodzi o należności, których pracownik może dochodzić przed sądem;
  • cechuje periodyczność, która polega na tym, że są one dokonywane są co pewien czas, przy czym nie muszą mieć one charakteru regularnego, a okresy (ich długość), za które się je wypłaca, mogą być zróżnicowane.
Do podstawy wchodzą więc np. premie regulaminowe, a poza nią pozostają natomiast nagrody uznaniowe (często zwane premiami uznaniowymi), które są wypłacane wyłącznie wedle woli pracodawcy.

Zamknięty katalog wyłączeń

Świadczenia, które nie podlegają uwzględnieniu w wynagrodzeniu urlopowym, są wymienione w par. 6 rozporządzenia urlopowego. Jest to lista zamknięta (par. 6 rozporządzenia urlopowego nie powinien być więc interpretowany w sposób rozszerzający). Owe świadczenia to:
  • jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie;
  • wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju;
  • gratyfikacje (nagrody) jubileuszowe;
  • wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy;
  • ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy;
  • dodatkowe wynagrodzenie radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego;
  • wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną;
  • kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę;
  • nagrody z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenie roczne, należności przysługujące z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej;
  • odprawy emerytalne lub rentowe albo inne odprawy pieniężne;
  • wynagrodzenia i odszkodowania przysługujące w razie rozwiązania stosunku pracy.

Stała miesięczna stawka

Gdy pracownik uzyskuje składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości, nie ma potrzeby obliczania podstawy wymiaru i samego wynagrodzenia urlopowego. Wówczas pensję wypłaca się w wysokości należnej osobie zatrudnionej w miesiącu wykorzystywania urlopu.

Składniki zmienne za okresy nie dłuższe niż miesiąc

Przy ustalaniu podstawy wymiaru uwzględnia się jeden rodzaj składników wynagrodzenia, tj. te przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, inne niż stałe – a więc takie, których wysokość nie jest z góry znana lub jest różna w poszczególnych miesiącach ze względu na wymiar godzin.
Zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc uwzględnia się przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie trzech miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Jeżeli wysokość tych składników ulega znacznym wahaniom, to mogą być one uwzględnione w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie dłuższym (np. sześć czy dziewięć miesięcy), lecz nie przekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

Sposób obliczania

Wynagrodzenie urlopowe oblicza się:
  • dzieląc podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ona ustalona, a następnie
  • mnożąc tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.
Należy podkreślić, że przy ustalaniu liczby godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę, bierze się pod uwagę wszystkie faktycznie przepracowane godziny (a nie wynikające z nominału), a więc również godziny:
  • nadliczbowe;
  • dyżury, w których wykonywana była praca;
  • przepracowane w niedziele, święta i w inne dni wolne wynikające z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy.
Odejmuje się natomiast godziny nieprzepracowane, choćby nawet przysługiwało za nie wynagrodzenie np. za przestój czy chorobę. Trzeba bowiem pamiętać, że wynagrodzenia z tych tytułów są wyłączone z podstawy urlopowej na podstawie par. 6 rozporządzenia urlopowego.

Modyfikacja reguł

W razie zmiany w ruchomych składnikach wynagrodzenia lub zmiany wysokości takich składników w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru, wprowadzonych przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu wypoczynkowego lub w miesiącu wykorzystywania tego urlopu, podstawę wymiaru ustala się ponownie z uwzględnieniem tych zmian (par. 10 rozporządzenia urlopowego). Zasada ta ma urealnić wynagrodzenie bieżące (czyli już po zmianach), które pracownik uzyska w miesiącu wykorzystania urlopu. Mogą to być zmiany polegające na zniesieniu bądź dodaniu jakiegoś składnika wynagrodzenia albo też na modyfikacji zasad ich przyznawania. Wówczas podstawę wymiaru trzeba ustalić ponownie – tak jakby przysługiwało ono po nowemu przez cały okres brany do liczenia podstawy wymiaru urlopowego. A więc zmiany mogą wpłynąć na wynagrodzenie urlopowe korzystnie lub negatywnie.
Jeśli w trakcie miesiąca pracownik przejdzie na inny wymiar czasu pracy z jednoczesną zmianą wynagrodzenia i w tym też miesiącu pracownik skorzysta z urlopu, jego podstawa urlopowa musi zostać przeliczona według nowych zasad. Analogicznego przeliczenia dokonuje się, jeżeli zmiana etatu oraz wynagrodzenia miały miejsce w którymś z miesięcy poprzedzających ten z urlopem. Uwaga: jeżeli wynagrodzenie pracownika zarówno przed, jak i po zmianie etatu jest określone jako stała stawka miesięczna, to nie ustala się podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego z tych poborów. Jeżeli zmiana ta nastąpiła w trakcie miesiąca, wystarczy wyliczyć pensję za część miesiąca przepracowaną w starym wymiarze i za część – w nowym. Natomiast ruchome elementy płacowe przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, z których wyznacza się podstawę wymiaru urlopowego, wypłacone w okresie trzech (maksymalnie 12) miesięcy poprzedzających rozpoczęcie urlopu podlegają przeliczeniu.
W tym roku przy obliczaniu wynagrodzeń za wypoczynek wielu pracodawców będzie musiało uwzględnić zmiany, jakie zaszły w systemie wynagradzania pracowników spowodowane stanem epidemii koronawirusa. Część firm wprowadziła bowiem przestój (ekonomiczny lub kodeksowy) i w ogóle nie pracowała, a część zdecydowała się na obniżenie etatów i restrukturyzację płac. Należy wtedy pamiętać, że wynagrodzenia za przestój nie uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym, a z kolei przy obcięciu etatu – np. o 20 proc. – i obniżeniu wynagrodzenia trzeba odpowiednio przeliczyć składniki zmienne lub w ogóle ich nie przyjmować, jeśli uległy zawieszeniu lub likwidacji.

Ekwiwalent i inne świadczenia

Powyższe zasady odnośnie do przeliczania zmiennych składników stosownie do rodzaju zmian w warunkach płacowych działają również przy ustalaniu ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy, do którego pracownik nabędzie prawo np. w czerwcu czy lipcu. Tak samo jest przy obliczaniu innych świadczeń, które kalkuluje się na zasadach przewidzianych dla ekwiwalentu urlopowego (odprawy, nagrody jubileuszowe). ©℗
Lista płac za czerwiec 2020 r. ©℗
W stanie faktycznym opisanym na wstępie do wynagrodzenia urlopowego należy przyjąć jedynie wynagrodzenie za pracę, z pominięciem przestojowego. Wynagrodzenie urlopowe za czerwiec wynosi zatem 418,56 zł, co wynika z obliczenia:
6280,10 zł : 360 godz. = 17,44 zł – stawka za jedną godzinę pracy
17,44 zł x 24 godz. = 418,56 zł
Wobec tego lista płac przedstawia się następująco:
Elementy Kwota Sposób wyliczenia
Przychód 2794,56 zł 2376 zł + 418,56 zł
Składki na ubezpieczenia społeczne 383,14 zł ‒ podstawa wymiaru – 2794,56 zł ‒ składka emerytalna – 2794,56 zł x 9,76 proc. = 272,75 zł ‒ składka rentowa – 2794,56 zł x 1,5 proc. = 41,92 zł ‒ składka chorobowa – 2794,56 zł x 2,45 proc. = 68,47 zł Łączna kwota składek – 383,14 zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne ‒ do zapłaty do ZUS ‒ odliczana od podatku 217,03 zł 186,89 zł ‒ podstawa wymiaru – 2411,42 zł (po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne, tj. 383,14 zł) 2411,42 zł x 9 proc. = 217,03 zł 2411,42 x 7,75 proc. = 186,89 zł
Zaliczka na podatek dochodowy 137 zł Przychód do opodatkowania – 2794,56 zł ‒ podstawa opodatkowania po zaokrągleniu – 2161 zł [2794,56 zł (przychód) – 250 zł (koszty uzyskania przychodów) – 383,14 zł = 2161,42 zł] ‒ zaliczka do US – 137 zł [(2161 zł x 17 proc.) – 43,76 zł (kwota zmniejszająca podatek ) = 323,61 zł (zaliczka na podatek) – 186,89 zł (składka zdrowotna) =136,72 zł]
Kwota do wypłaty 2057,39 zł 2794,56 zł – (383,14 zł + 217,03 zł + 137 zł)
Podstawa prawna
• art. 172 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1495)
• par. 6–11 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. nr 174, poz. 1353)