Urzędy zdążyły już wypracować własne zasady działania w trybie online. Ale teraz, trzy miesiące po wybuchu epidemii, w tarczy 4.0 wprowadzane są konkretne regulacje prawne, do których trzeba się dostosować.
Czy praca zdalna to tylko taka, którą wykonuje się z wykorzystaniem komputera, internetu czy telefonu?
Nie tylko. Poza świadczeniem pracy przy wykorzystaniu środków komunikacji na odległość ustawodawca wskazał też na prace wytwórcze i świadczenie usług materialnych. W praktyce oznacza to, że oprócz osób wykonujących prace biurowe zdalnie mogą pracować ci, którzy są w stanie stworzyć produkt w domu, a następnie dostarczyć go pracodawcy.
Czy to rozwiązanie może być stosowane według potrzeb pracodawcy?
Nie, nie można go stosować dowolnie, bo dotyczy szczególnej sytuacji, jaką jest zagrożenie epidemią i stan epidemii. Ponadto ustawa wskazuje wprost, że polecenie pracy zdalnej ma być wydane w celu przeciwdziałania COVID-19 i na konkretnie oznaczony czas.
Co jeśli ktoś nie ma możliwości pracy z domu albo brakuje mu umiejętności technicznych?
Zgodnie z tarczą 4.0. praca zdalna będzie możliwa tylko wtedy, gdy pracownik ma lokalowe i techniczne możliwości do jej wykonywania poza stałym miejscem zatrudnienia i zgodnie z art. 3 ust. 3 specustawy o COVID-19 dysponuje koniecznymi do tego umiejętnościami. Jeśli tego wszystkiego nie ma, uzasadniona będzie odmowa wykonania polecenia.
Co ma zrobić pracownik, jeśli mimo obietnic pracodawcy nie otrzyma sprzętu i materiałów potrzebnych do wykonywania pracy w domu?
Za sprzęt odpowiedzialny jest pracodawca. Po stronie pracownika rzeczywisty brak umiejętności czy możliwości technicznych nie powinien rodzić żadnej odpowiedzialności. Największe problemy będą w przypadkach dwuznacznych, tj. tam, gdzie pracownik będzie uważał, że nie ma możliwości świadczenia pracy zdalnej, a pracodawca uzna, że jest inaczej.
Jeśli pracownik wykorzystuje własny komputer i łącze internetowe, to musi zapewnić poufność i bezpieczeństwo informacji. A co jeśli nie ma takiej wiedzy i kompetencji, by to stwierdzić? Czy wówczas pracodawca powinien mu jakoś pomóc?
Z brzmienia przepisów można wnosić, że w przypadku pracy zdalnej na prywatnych środkach pracownika to po jego stronie leży obowiązek ochrony m.in. informacji poufnych, tajemnic prawnie chronionych czy tajemnicy przedsiębiorstwa. Takie rozwiązanie wydaje się jednak niespójne z obowiązkiem pracodawcy zapewniania pracownikowi odpowiednich środków do pracy zdalnej. W związku z tym należałoby w takich sytuacjach oczekiwać odpowiedniego wsparcia technicznego ze strony pracodawcy, który również jest zobowiązany do zachowania poufności określonych danych.
Czy o zmianie trybu pracy pracownik powinien być poinformowany z wyprzedzeniem?
Zgodnie z nowymi przepisami polecenie pracy zdalnej może być cofnięte w każdej chwili, czyli nawet z dnia na dzień.
Jak powinna być prowadzona ewidencja pracy zdalnej?
To zależy od pracodawcy, który ocenia swoje potrzeby w zakresie kontroli wykonywania zadań poleconych pracownikom oraz każdorazowo decyduje o tym, jakie informacje pracownik ma zawrzeć w ewidencji oraz jak często takie dane uzupełniać.
Prawo pracy wskazuje jasno, że to pracodawca odpowiada za bezpieczeństwo i higienę pracy. Jak jest w przypadku pracy zdalnej – gdzie są granice tej odpowiedzialności i kto je ustala?
W pierwotnej wersji tarczy 4.0. odpowiedzialność pracodawcy w ramach bhp miała być ograniczona jedynie do tych środków pracy, które przekazał on pracownikowi. Rozwiązanie to budziło wiele kontrowersji i było niespójne z ogólnymi przepisami kodeksu pracy, zostało więc usunięte. Ale trudno ustalić tutaj inne zasady. Tymczasem prawdopodobieństwo wystąpienia wypadku przy pracy zdalnej jest równie wysokie jak w biurze. Pracodawca musi wyjaśnić jego przyczyny i okoliczności. I tutaj mogą pojawić się kłopoty, bo przy pracy zdalnej pracodawca nie ma rzeczywistej i pełnej kontroli nad bezpiecznymi i higienicznymi warunkami pracy. Często brak też jest świadków zdarzenia. Dobrze więc już na etapie uzgadniania pracy zdalnej zapewnić sobie zgodę pracownika na ewentualne zbadanie miejsca wypadku i zebranie dowodów. Oczywiście pracodawca nie będzie odpowiedzialny, jeśli do wypadku dojdzie w wyniku nieprzestrzegania przez pracownika zasad bhp.
Czy samorządy będą mogły w zdalny sposób kontrolować pracę swoich urzędników?
Przepisy nie różnicują w żaden sposób uprawnienia do polecenia pracy zdalnej w zależności od rodzaju pracodawcy. Mogą z tych rozwiązań korzystać jednostki samorządowe. Taka kontrola to nic innego jak zażądanie od pracownika sporządzania ewidencji wykonanych czynności. ©℗