Wynika z nich, że przepisy o obniżce pensji i utracie źródła dochodu należy interpretować szeroko. Ostrożnie natomiast trzeba podchodzić do kwestii dokumentowania nowego uprawnienia
Zgodnie z art. 52 ustawy z 14 maja 2020 r. o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (Dz.U. poz. 875, dalej: ustawa albo tarcza 3.0.), jeżeli z powodu podjętych na terytorium RP działań służących zapobieganiu zarażeniem wirusem SARS-CoV-2 pracownikowi zostało obniżone wynagrodzenie lub jego członek rodziny utracił źródło dochodu, kwoty wolne od potrąceń określone w art. 871 par. 1 kodeksu pracy (dalej: k.p.) ulegają zwiększeniu o 25 proc. na każdego nieosiągającego dochodu członka rodziny, którego pracownik ten ma na utrzymaniu.
Przepis jest bardzo nieprecyzyjny i budzi wiele wątpliwości, począwszy od ustalenia przypadków, gdy można go zastosować, po określenie czasu, kiedy będzie to możliwe, czy rozumienie pojęcia wynagrodzenia, a na dokumentowaniu uprawnień przez pracownika kończąc.

Na jaki czas

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku z 27 maja 2020 r. niestety nie rozstrzygnęło wprost żadnego z powyższych dylematów, stwierdzając jedynie, że:
  • utrata źródła dochodu musi być powiązana z zapobieganiem zarażeniu wirusem SARS-CoV-2 i podając przykładowo, że warunku tego nie spełnia zwolnienie dyscyplinarne;
  • nie ma katalogu źródeł dochodu, a więc może to być każde źródło dochodu utracone przez członka rodziny pracownika;
  • nie ma granic czasowych stosowania podwyższonych kwot wolnych od potrąceń, gdyż trudno mówić o dacie ustania skutków pandemii.

Przykład 1

Zamknięcie działalności lub rozwiązanie umowy
Żona pracownika zamknęła działalność gospodarczą, wyrejestrowując ją z CEiDG, a dziecko straciło pracę na podstawie umowy zlecenia w galerii handlowej. Obydwa przypadki zgodnie ze stanowiskiem resortu pracy należy uznać za utratę źródła dochodu przez członka rodziny pracownika, o ile mają one związek z działaniami podejmowanymi w związku z zapobieganiem zarażeniom.
Poważne wątpliwości budzi brak granic czasowych stosowania wyższych kwot wolnych od potrąceń, co powiązano z czasem występowania skutków epidemii. Wydaje się zatem, że można by przyjąć, iż nawet gdyby członek rodziny nie pracował przez rok od zakończenia epidemii, to wciąż będzie miał prawo do podwyższonych kwot wolnych od potrąceń, gdyż jego trudna sytuacja będzie skutkiem epidemii.

Wynagrodzenie, czyli…

Z kolei w stanowisku z 29 maja 2020 r. resort rodziny wyjaśnił, że wynagrodzenie, które może być obniżone, obejmuje wszelkie składniki wynagrodzenia, a więc również premie czy dodatki. MRPiPS wskazało, że chodzi o sytuacje, w których pracownik otrzyma miesięczne wynagrodzenie niższe niż dotychczas. Resort odwołuje się do ograniczania kwot wynagrodzenia, lecz wskazuje także na zawieszanie składników wynagrodzenia, co może pośrednio wskazywać na to, że podstawą do zastosowania podwyższenia kwot wolnych od potrąceń mogą być różne działania pracodawców, w tym modyfikacje regulacji wewnętrznych.
Uwaga! MRPiPS wyraźnie wskazało, że z art. 52 tarczy 3.0. nie wynika, aby miał on zastosowanie przy dokonywaniu potrąceń z zasiłków z ubezpieczenia społecznego. W ich przypadku przepisy nie uległy zmianie, a zatem potrąceń dokonuje się na dotychczasowych zasadach.

Jak wykazać uprawnienie

MRPiPS w stanowisku z 29 maja 2020 r. wskazało, że wprowadzony przepis nie przewiduje żadnych instrumentów weryfikacji oświadczeń składanych przez pracowników. W ocenie resortu zastosowanie będzie miała zatem ogólna zasada prawa cywilnego, zgodnie z którą ciężar udowodnienia faktu spoczywa na osobie, która z faktu tego wywodzi skutki prawne (art. 6 k.c.). W praktyce więc pracownik może, poza złożonym przez siebie oświadczeniem, okazać dowolne dokumenty potwierdzające sytuację opisaną w złożonym wniosku. Problem jednak w tym, że w praktyce wielokrotnie nie będzie wprost dokumentów potwierdzających dane okoliczności i pracodawcom pozostanie bazować na oświadczeniach. Przykładem jest umowa zlecenia, po zakończeniu której nie wystawia się żadnego dokumentu analogicznego do świadectwa pracy. Co więcej, umowy zlecenia są często przedłużane na krótkie okresy – nawet co miesiąc – i wtedy koniec umowy wynika z okresu, na jaki ją zawarto, a więc nie będzie absolutnie żadnego dokumentu potwierdzającego ten fakt.

Dane osobowe

Zasady dokumentowania uprawnienia do podwyższenia kwoty wolnej od potrąceń wchodzą także w zakres tematyki przetwarzania danych osobowych. W stanowisku z 28 maja 2020 r. Urząd Ochrony Danych Osobowych przyjął, że przekazywanie danych osobowych w tym przypadku powinno być oparte na oświadczeniach pracowników, a ewentualne dokumenty potwierdzające stan faktyczny wskazany w oświadczeniu mogą być żądane jedynie do wglądu. Kopie takich dokumentów nie mogą być jednak przechowywane w dokumentacji pracowniczej.

Przykład 2

Świadectwo pracy tylko do wglądu
Pracownik zgłosił do działu kadr, że chciałby podwyższenia kwoty wolnej na dwoje dzieci, gdyż z końcem kwietnia jego żonie nie przedłużono umowy o pracę w związku z zamknięciem restauracji, w której pracowała. W takiej sytuacji w złożonym oświadczeniu zatrudniony może zaznaczyć, że podwyższenie powinno nastąpić trzy razy po 25 proc. Potwierdził to świadectwem pracy żony. Pracownik kadr może zrobić jedynie adnotację na oświadczeniu pracownika, że widział taki dokument, przy czym nie powinien robić jego kopii do dokumentacji zatrudnionego.
UODO zwrócił w swoim stanowisku uwagę również na poboczną konsekwencję zmian wynikających z nowych obowiązków pracodawcy, jaką jest konieczność wprowadzenia zmian w rejestrze czynności przetwarzania danych osobowych prowadzonym na podstawie art. 30 RODO. Rejestr taki ma na celu zapewnienie rozliczalności i przejrzystości przetwarzania danych. Powinien on być udostępniany organowi nadzorczemu na jego wniosek. Rejestr powinien obejmować wszystkie czynności przetwarzania dokonywane przez administratora i odnosić do procesów, a nie pojedynczych operacji na danych. UODO przyjął, że na podstawie tarczy 3.0. pracodawca będzie przetwarzał nowe kategorie danych osobowych w zakresie imion i nazwisk osób pozostających na utrzymaniu pracownika oraz utraconego przez członków rodziny dochodu. Danych tych może być jednak więcej, bo ważny jest również wiek dzieci, ich stan cywilny czy niepełnosprawność. Informacje takie powinny być zatem ujęte w rejestrze czynności przetwarzania danych, w którym pracodawca m.in. określi, w jakim celu się to odbywa, a także kategorie odbiorców, którym dane te zostaną ujawnione.
Wyjaśnienia UODO z 28 maja 2020 r. w sprawie dokumentowania uprawnień do podwyższenia kwot wolnych od potrąceń dla DGP
Zgodnie z art. 52 ustawy […], zwanej „Tarczą 3.0”, zostały podwyższone kwoty wolne od potrąceń z art. 871 § 1 Kodeksu pracy. Art. 52 ust. 1 Tarczy 3.0 stanowi, że jeżeli z powodu podjętych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej działań służących zapobieganiu zarażeniem wirusem SARS-CoV-2 pracownikowi zostało obniżone wynagrodzenie lub członek rodziny pracownika utracił źródło dochodu, kwoty wolne od potrąceń ulegają zwiększeniu o 25 proc. na każdego nieosiągającego dochodu członka rodziny, którego pracownik ten ma na utrzymaniu. Zarówno pojęcia: „członek rodziny”, jak i „dziecko” zostały zdefiniowane w przedmiotowej regulacji, natomiast ustawodawca nie uregulował w przepisach, w jaki sposób oraz w jakim zakresie powinien uzyskać od pracownika informacje uprawniające do skorzystania z podwyższonej kwoty wolnej od potrąceń. Nie uregulował również, czy i jak weryfikować takie informacje.
Wydaje się, że właściwym rozwiązaniem jest przekazanie informacji pracownikom – w sposób przyjęty u danego pracodawcy – o nowym uprawnieniu oraz pozyskanie od pracownika oświadczenia zawierającego informację o liczbie osób, które nie uzyskują dochodów, a pozostają na utrzymaniu pracownika, którego objęto obniżonym wynagrodzeniem, czy o tym, że członek rodziny utracił źródło dochodu. Ewentualnie pracodawca może żądać wglądu do dokumentów potwierdzających powyższe.
Ze względu na brak wskazania przez ustawodawcę sposobu udokumentowania uprawnienia, o którym mowa w art. 52, właściwe wydaje się – zgodnie z zasadą minimalizacji wynikającą z art. 5 ust. 1 lit. c) RODO – pozyskiwanie oświadczeń, ewentualnie zaświadczeń. Jeśli pozyskiwane są oświadczenia, wówczas pracodawca może zażądać wglądu w dokument, w oparciu o który są one kształtowane, co nie oznacza, że może żądać przekazania mu kopii takiego dokumentu.
Art. 52 Tarczy 3.0 spowoduje konieczność przetwarzania przez pracodawców danych osobowych, których wcześniej nie przetwarzali (np. informacje o osobach pozostających na utrzymaniu pracownika: imiona i nazwiska takich osób, informacje o tym, jaki przychód został utracony oraz ustalenie, czy i jakie z tych danych pracodawca już przetwarza na podstawie innych podstaw do ich przetwarzania). W związku z tym warto zwrócić uwagę na zasady i obowiązki wynikające z RODO, tj. np. na konieczność wprowadzenia zmian w rejestrze czynności przetwarzania danych osobowych (prowadzonym na podstawie art. 30 RODO). Przy pozyskiwaniu dodatkowych danych osobowych pracownika (członka rodziny pracownika) należy pamiętać o wspomnianej już zasadzie minimalizacji – dane nie mogą być pozyskiwane „na zapas”, należy przetwarzać tylko te dane, które są niezbędne dla określonego celu przez ściśle określony czas (ograniczenie przechowywania).
Stanowisko MRPiPS z 27 maja 2020 r. w sprawie nowych kwot wolnych od potrąceń dla DGP
zagadnienie: Jak rozumieć pojęcie: „z powodu podjętych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej działań służących zapobieganiu zarażeniem wirusem SARS-CoV-2” – czy chodzi tu tylko o przypadki, gdy pracodawca musiał zamknąć zakład pracy, np. dlatego, że miał sklep w galerii handlowej, zakład fryzjerski albo restaurację? Czy art. 52 ustawy […] ma też zastosowanie u pracodawców, którzy nie zamknęli zakładu pracy, ale obniżyli wynagrodzenie w celu ratowania miejsc pracy (a nie unikania zarażenia)?
mrpips: […] Utrata źródła dochodu przez członka rodziny pracownika musi być spowodowana podjęciem na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej działań służących zapobieganiu zarażeniem wirusem SARS-CoV-2. Nie będzie zatem możliwe zwiększenie kwoty wolnej od potrąceń w przypadku, gdy członek rodziny pracownika utracił źródło dochodu z innego powodu niż wszelkie działania związane z zapobieganiem zarażeniu wirusem SARS-CoV-2, np. członek rodziny został zwolniony z pracy z powodu ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych. Powyższy przepis nie zawiera enumeratywnego katalogu źródeł dochodu, a zatem może to być każde źródło dochodu, jakie utracił członek rodziny pracownika.
zagadnienie: Jak długo pracownik może korzystać z uprawnienia, o którym mowa w art. 52 ustawy […]?
mrpips: Rozwiązanie przewidziane w art. 52 ustawy […] ma na celu ochronę pracowników z powodu podjętych działań służących zapobieganiu zarażeniem wirusem SARS-CoV-2. Przepisy […] ustawy nie przewidują ograniczeń czasowych stosowania tego rozwiązania, ponieważ trudno obecnie mówić o jakiejkolwiek dacie ustania skutków pandemii spowodowanej wirusem SARS-CoV-2.
zagadnienie: Czy w sytuacji gdy pracownikowi zostało obniżone wynagrodzenie, a dochód utraciły jego żona i dwoje dzieci – studenci pracujący na podstawie umowy zlecenia – kwoty wolne ulegną podwyższeniu wynoszącym 3 x 25 proc. (za żonę i dwoje dzieci)?
mrpips: Zgodnie z art. 52 ust. 1 ustawy, jeżeli z powodu podjętych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej działań służących zapobieganiu zarażeniem wirusem SARS-CoV-2 pracownikowi zostało obniżone wynagrodzenie lub członek rodziny pracownika utracił źródło dochodu, kwoty określone w art. 871 § 1 Kodeksu pracy ulegają zwiększeniu o 25 proc. na każdego nieosiągającego dochodu członka rodziny, którego pracownik ten ma na utrzymaniu. […] Zatem, w przypadku gdy pracownik ma na utrzymaniu osoby, które utraciły źródło dochodu w związku z działaniami służącymi zapobieganiu zarażeniem wirusem SARS-CoV-2, to kwoty wolne od potrąceń ulegają zwiększeniu o 25 proc. na każdego członka rodziny, którego ten pracownik ma na utrzymaniu.
Stanowisko MRPiPS z 29 maja 2020 r. w sprawie pojęcia wynagrodzenia i dokumentowania uprawnień do podwyższenia kwoty wolnej od potrąceń
zagadnienie: Jak należy rozumieć pojęcie wynagrodzenia, o którym mowa w art. 52 ustawy […]? Czy chodzi o obniżenie wynagrodzenia zasadniczego i korzystniejszego dodatku za pracę w porze nocnej do wysokości przewidzianej w kodeksie pracy, a także zmianę wynagrodzenia polegającą np. na zawieszeniu wypłacania premii (z regulaminu wynagradzania albo układu zbiorowego pracy) czy wysokości wynagrodzenia chorobowego, które było ustalone na poziomie 100 proc. w układzie zbiorowym pracy, który został zawieszony? Czy podwyższenie ma także zastosowanie do potrąceń z zasiłków?
mrpips: Zgodnie z art. 52 ust. 1 ustawy […], jeżeli z powodu podjętych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej działań służących zapobieganiu zarażeniem wirusem SARS-CoV-2 pracownikowi zostało obniżone wynagrodzenie lub członek rodziny pracownika utracił źródło dochodu, kwoty określone w art. 871 § 1 Kodeksu pracy ulegają zwiększeniu o 25 proc. na każdego nieosiągającego dochodu członka rodziny, którego pracownik ten ma na utrzymaniu.
Należy wyjaśnić, że wynagrodzenie za pracę najczęściej jest ustalone w stawce miesięcznej lub godzinowej. Może ono obejmować wynagrodzenie zasadnicze, premie oraz różne dodatki do wynagrodzenia (dodatek stażowy, funkcyjny, służbowy, za znajomość języków obcych, za pracę w warunkach szczególnych). Ustalenie pracownikowi wysokości wynagrodzenia za pracę oraz przysługujących składników takiego wynagrodzenia dokonuje się w umowie o pracę, natomiast warunki nabywania prawa do niektórych składników wynagradzania i ustalanie ich wysokości mogą wynikać z regulacji wewnątrzzakładowych (np. regulaminu wynagradzania).
Zdaniem MRPiPS „obniżka wynagrodzenia”, o której mowa w tym przepisie, oznacza sytuację, w której pracownik otrzyma miesięczne wynagrodzenie niższe, niż dotychczas otrzymywał przy spełnieniu analogicznych warunków. Zatem jeżeli pracownikowi zostanie obniżone wynagrodzenie zasadnicze lub obniżony albo zniesiony/zawieszony zostanie inny składnik wynagrodzenia, do którego dotychczas pracownik miał roszczenie po spełnieniu określonych warunków (np. dodatek stażowy lub premia regulaminowa), będzie to oznaczało obniżenie wynagrodzenia, o którym mowa w art. 52 ust. 1 ustawy […].
Jednocześnie MRPiPS wyjaśnia, że z przepisu art. 52 ustawy […] nie wynika, że ma on zastosowanie przy dokonywaniu potrąceń z zasiłków z ubezpieczenia społecznego. […]
zagadnienie: Jak pracownik ma wykazać, że członek rodziny utracił dochód z powodu podjętych na terytorium RP działań służących zapobieganiu zarażeniem wirusem SARS-CoV-2, zwłaszcza jeżeli np. nastąpiło to w wyniku niezawarcia kolejnej umowy o pracę albo kolejnej umowy zlecenia? Jak należy rozumieć pojęcie „dochód”?
mrpips: […] Zgodnie z art. 52 ust. 1 ustawy […] utrata źródła dochodu przez członka rodziny pracownika musi być spowodowana podjęciem na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej działań służących zapobieganiu zarażeniem wirusem SARS-CoV-2. Wydaje się zatem, że jeżeli decyzja pracodawcy o niezawarciu z pracownikiem (członkiem rodziny pracownika) kolejnej umowy o pracę jest spowodowana działaniami podejmowanymi na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej służącymi zapobieganiu zarażeniem wirusem SARS-CoV-2, to można uznać, że będzie to przesłanka do skorzystania z regulacji zawartej w przepisie art. 52 ustawy […]. Z przepisu art. 52 ustawy nie wynika, o jakie źródła dochodu chodzi, a zatem może to być, jak się wydaje, każde źródło dochodu, jakie utracił członek rodziny pracownika. Przepisy ustawy nie przewidują dla pracodawcy instrumentów, za pomocą których będzie on mógł weryfikować, czy członek rodziny pracownika utracił źródło dochodu w związku z podjętymi na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej działaniami służącymi zapobieganiu zarażeniem wirusem SARS-CoV-2. Zastosowanie będzie tu miała zatem ogólna zasada prawa cywilnego, zgodnie z którą ciężar udowodnienia faktu spoczywa na osobie, która z faktu tego wywodzi skutki prawne (art. 6 k.c.).