ZUS informuje, że wystąpi do USC o odpis właściwego aktu stanu cywilnego, jeśli nie zostanie on dołączony do wniosku o wypłatę przez ZUS jednego z tych dwóch świadczeń.

Będzie jednak potrzebował od wnioskodawcy danych, które umożliwią urzędowi stanu cywilnego identyfikację osoby, której odpis dotyczy.

Aby ZUS uzyskał z USC odpis aktu urodzenia dziecka, który jest potrzebny do wypłaty zasiłku macierzyńskiego, należy przekazać do ZUS (na specjalnym formularzu dostępnym na stronie) dane dziecka: imię i nazwisko, datę urodzenia, numer PESEL (w przypadku braku podaje się miejsce jego urodzenia). Pracownicy przekazują formularz za pośrednictwem pracodawcy, a zleceniobiorcy zleceniodawcy.

Z kolei aby ZUS uzyskał z USC odpis aktu zgonu potrzebny do wypłaty zasiłku pogrzebowego, należy złożyć formularz Z-12 (dostępny na stronie ZUS) i wpisać w nim dane identyfikacyjne osoby zmarłej: imię i nazwisko, numer PESEL, datę zgonu.

ZUS informuje jednocześnie, że dokumenty, które − zgodnie z przepisami − nie mogą być przekazane w formie elektronicznej (np. rachunki poniesionych kosztów pogrzebu), muszą być złożone w oryginale, w formie papierowej.