Należy zaznaczyć, iż nawet wadliwie złożone wypowiedzenie jest skuteczne – stosunek pracy ustaje po okresie wypowiedzenia. Wadliwie złożone wypowiedzenie może być jednak podważone w sądzie, co oznacza, iż sąd pracy - stosownie do żądania pracownika – może orzec o przywróceniu pracownika do pracy na poprzednich warunkach albo o odszkodowaniu.

Pracodawca powinien pamiętać o zachowaniu wymogów wynikających z prawa pracy, do których należą:

1. złożenie wypowiedzenia na piśmie
2. w przypadku umowy na czas nieokreślony – wskazanie przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie, a także wymóg wcześniejszej konsultacji zamiaru wypowiedzenia z zakładową organizacją związkową (wymóg konsultacji dotyczy pracowników będących członkami związku zawodowego, lub tych, którzy wyrazili zgodę na obronę ich praw pracowniczych przez taką organizację)
3. zawarcie w oświadczeniu o wypowiedzeniu umowy o pracę pouczenia o przysługującym pracownikowi prawie odwołania do sądu pracy
4. jeżeli pracodawca zatrudnia co najmniej 20 pracowników, to powinien również spełnić wymogi zastrzeżone w ustawie o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników.

W kontekście prezentowanego zagadnienia - dotyczącego pracowników wykonujących pracę zdalnie - szerszego omówienia wymaga wymóg złożenia wypowiedzenia w formie pisemnej.

Forma pisemna oświadczenia o wypowiedzeniu nie jest zastrzeżona pod rygorem nieważności, co w praktyce oznacza, że wypowiedzenie złożone w innej formie (np. mailem) jest skuteczne, ale wadliwe (czyli wobec braku zachowania pisemnej formy pracownik może dochodzić np. odszkodowania). Dla własnego bezpieczeństwa pracodawca powinien więc dochować wymóg pisemnej formy wypowiedzenia.

Wypowiedzenie może zostać złożone w formie elektronicznej, która jest równoważna z formą pisemną. Przy czym do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej konieczne jest złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 78(1) kodeksu cywilnego). W przypadku pracowników pracujących zdalnie pozostaje również opcja wysłania oświadczenia o wypowiedzeniu kurierem lub pocztą tradycyjną.

Pracodawca może żywić obawę, że pracownik specjalnie będzie unikał odbioru oświadczenia o wypowiedzeniu. Trzeba bowiem w tym kontekście pamiętać, iż wypowiedzenie umowy o pracę jest złożone z chwilą, gdy doszło do pracownika w taki sposób, iż mógł on się zapoznać z jego treścią (do wypowiedzenia umowy o pracę znajduje zastosowanie art. 61 kodeksu cywilnego). Z tą też chwilą wywołuje ono skutki prawne, czyli od tego momentu liczy się termin wypowiedzenia umowy o pracę. Unikanie przez pracownika odbioru oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę nie pozbawia jednak skuteczności złożonego wypowiedzenia.

Jak wskazał bowiem Sąd Najwyższy dwukrotne awizowanie przesyłki poleconej zawierającej oświadczenie pracodawcy o rozwiązaniu stosunku pracy stwarza domniemanie faktyczne możliwości zapoznania się przez pracownika z jego treścią. Oznacza to, że przesyłka taka została skutecznie doręczona, a na pracowniku spoczywa ciężar dowodu braku możliwości zapoznania się z treścią oświadczenia pracodawcy (wyr. SN z 5.10.2005 r., I PK 37/05).

Pojawiają się jednak poglądy podważające powyższe stanowisko Sądu Najwyższego, wskazujące, iż skutki świadomego niepodjęcia przez pracownika pisma, którego treści nie zna, nie mogą go obciążać (A. Świątkowski, Kodeks pracy. Komentarz. Wyd. 6, Warszawa 2018). W tym kontekście wyłania się możliwość wysłania przez pracodawcę w mailu identycznej treści oświadczenia woli o wypowiedzeniu umowy o pracę jak oświadczenie wysłane pocztą (na dopuszczalność takiego rozwiązania wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 18.01.2007 r. sygn. akt II PK 178/06). Podwójne wysłanie oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę (w mailu i listem) pozwoli skutecznie wykazać w sądzie, iż pracownik znał treść pisma, którego świadomie nie odbierał. W takiej sytuacji może być w praktyce problem od jakiego momentu liczyć okres wypowiedzenia - czy od momentu odebrania maila, czy też od momentu odebrania oświadczenia wysłanego pocztą (lub ewentualnie momentu kiedy upłynął termin odbioru przesyłki na poczcie po jej dwukrotnym awizowaniu). Z uwagi na ochronną funkcje prawa pracy w stosunku do pracownika, pracodawca powinien raczej przyjąć, iż znamienny w tym kontekście jest moment dotyczący wręczenia pracownikowi wypowiedzenia wysłanego pocztą lub też upływ siedmiu dni po dwukrotnym awizowaniu tego pisma.

Anna Błaszak, Kancelaria ATL Law, członek zarządu ATL Flor&Błaszak