Na podstawie porozumienia z pracownikami od 1 kwietnia 2020 r. został im obniżony wymiar czasu pracy o 20 proc., a wraz z nim odpowiednio wynagrodzenie za pracę. Jak to obniżenie wpływa na podstawy wymiaru zasiłków, np. chorobowych czy opiekuńczych – zarówno u osób, które w tym czasie przebywają już na zwolnieniach bądź opiece, jak i u tych, które dopiero zachorują lub zaczną korzystać z opieki?
Robert Stępień, radca prawny, partner w kancelarii PCS Paruch Chruściel Schiffter / DGP
Obniżenie wymiaru czasu pracy pociągające za sobą spadek wynagrodzenia może mieć wpływ na wysokość podstawy wymiaru zasiłków, lecz tylko u tych pracowników, u których ta zmiana wystąpi w miesiącu powstania niezdolności lub w okresie poprzedzającym.

Szczególne rozwiązania na kłopoty ekonomiczne

W ramach specustawy, zwanej tarczą antykryzysową, przedsiębiorca, w tym wspólnik spółki cywilnej, u którego wystąpił odpowiedni, określony ustawowo spadek obrotów gospodarczych w następstwie wystąpienia COVID-19, może obniżyć pracownikom wymiar czasu pracy o 20 proc., nie więcej niż do 0,5 etatu. Zastrzeżenie jest jednak takie, że wynagrodzenie nie może być niższe niż minimalne wynagrodzenie za pracę, z uwzględnieniem wymiaru czasu pracy.
Przykładowo, u pracownika zatrudnionego na pełen etat, po obniżeniu wymiar czasu pracy wynosi 0,8 (4/5) co wynika z wyliczenia: 1 – 0,2. Natomiast pracownik zatrudniony na 3/4 etatu, po zmniejszeniu wymiaru będzie pracował na 0,6 etatu (3/5).
Natomiast nie można obniżyć wymiaru osobom zatrudnionym na 1/2 etatu i mniej. Minimalną wartością, którą można obniżyć, by zachować połówkę wymiaru, jest bowiem 5/8. Innymi słowy, pracownikowi zatrudnionemu na 5/8 etatu po obniżeniu o 20 proc. pozostanie dokładnie 0,5 etatu.
W ślad za okrojeniem wymiaru czasu pracy powinien iść odpowiedni spadek wynagrodzenia. Przykładowo, pracownik pełnoetatowy zarabiający przed obniżką 3000 zł po zmniejszeniu etatu o 20 proc. otrzyma o 600 zł mniej, czyli 2400 zł. Natomiast pracownik zatrudniony na 3/4 z pensją 2500 zł po obniżeniu wymiaru o 20 proc. będzie otrzymywał 2000 zł.

Procedura wprowadzenia

Warunki i tryb wykonywania pracy w okresie obowiązywania obniżonego wymiaru czasu pracy ustala się w porozumieniu. Zawiera je pracodawca oraz zakładowa organizacja związkowa (a jeśli jest ich więcej – organizacje reprezentatywne) lub przedstawiciele pracowników wyłonieni w trybie przyjętym u danego pracodawcy (jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa). Pracodawca przekazuje kopię porozumienia w terminie pięciu dni roboczych od dnia jego zawarcia właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy.
W zakresie i przez czas wskazany w porozumieniu w sprawie określenia warunków i trybu wykonywania pracy w okresie obniżonego wymiaru czasu pracy zostają uchylone warunki wynikające z układu ponadzakładowego oraz z układu zakładowego lub warunki umów o pracę i innych aktów stanowiących podstawę nawiązania stosunku pracy.
W porozumieniu określa się co najmniej:
1) grupy zawodowe objęte obniżonym wymiarem czasu pracy;
2) obniżony wymiar czasu pracy obowiązujący pracowników;
3) okres, przez jaki obowiązują rozwiązania dotyczące obniżonego wymiaru czasu pracy.
Należy dodać, że nie wszyscy pracownicy muszą być objęci obniżonym wymiarem czasu pracy. To pracodawca decyduje – w zależności od potrzeb – ile osób i z jakich działów ta zmiana obejmie.
Kolejna istotna rzecz – przy ustalaniu warunków i trybu wykonywania pracy w okresie obniżonego wymiaru czasu pracy nie stosuje się art. 42 par. 1–3 kodeksu pracy, a więc nie wszczyna się procedury dokonania wypowiedzeń zmieniających warunki pracy i płacy.

Zmiana podstawy

Podstawę wymiaru zasiłków przysługujących pracownikom, w tym chorobowych czy opiekuńczych, stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy lub za pełne kalendarzowe miesiące ubezpieczenia, jeżeli niezdolność do pracy powstała przed upływem okresu 12 miesięcy.
Z odstępstwem od tej zasady mamy do czynienia wtedy, gdy w miesiącu, w którym niezdolność do pracy powstała (lub rozpoczęła się opieka nad dzieckiem), bądź w miesiącach wcześniejszych, z których jest obliczana podstawa wymiaru, miała miejsce zmiana w zakresie wielkości etatu. Wówczas podstawę wymiaru zasiłku stanowi wynagrodzenie ustalone dla nowego wymiaru czasu pracy.
Przykładowo: załóżmy, że pracownik A przebywa na zwolnieniu lekarskim od 28 lutego do 3 kwietnia 2020 r. Od 1 kwietnia 2020 r. ma zmieniony wymiar czasu pracy do 0,8 etatu. Powyższa zmiana warunków zatrudnienia związana z COVID-19 nie ma wpływu na podstawę wymiaru zasiłku należnego za okres od 1 do 3 kwietnia. Wynika to stąd, że zmiana ta nie zaszła ani w lutym 2020 r., ani w miesiącach poprzedzających, tj. luty 2019 – styczeń 2020 r.
Inny przykład: Załóżmy, że pracownica B w marcu br. złożyła wnioski o dodatkowy zasiłek opiekuńczy na dziecko w wieku do ósmego roku życia, którego przedszkole zostało zamknięte z powodu koronawirusa. Wnioski opiewały na okresy: 16–20 marca, 23–27 marca i 30 marca – 3 kwietnia. Kolejny wniosek przyszedł na okres od 6 do 10 kwietnia. Podstawę wymiaru zasiłku za okresy marcowe, w tym za ostatni obejmujący przełom marca i kwietnia, stanowi średnie miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres od marca 2019 do lutego 2020 r. Natomiast jako podstawę wymiaru zasiłku za okres od 6 kwietnia należy już przyjąć wynagrodzenie za kwiecień, ustalone po zmianie etatu.
Co prawda podstawy wymiaru zasiłku nie ustala się na nowo, jeżeli między okresami pobierania zasiłków zarówno tego samego, jak i innego rodzaju nie było przerwy albo przerwa była krótsza niż trzy miesiące kalendarzowe. Jednak według ZUS zasada ta ulega uchyleniu, jeśli między poszczególnymi okresami pobierania zasiłków miała miejsce zmiana wymiaru czasu pracy.

opinia eksperta

Robert Stępień, radca prawny, partner w kancelarii PCS Paruch Chruściel Schiffter
W świetle aktualnych przepisów tarczy antykryzysowej pracodawca może obniżyć pracownikom wymiar czasu pracy dokładnie o 20 proc., co w przypadku spadku obrotów w następstwie COVID-19 uprawnia go do ubiegania się o dofinansowanie do wynagrodzenia. Dziś warunek spadku obrotów wyraźnie dotyczy możliwości uzyskania dofinansowania, lecz nie samej możliwości obniżenia wymiaru czasu pracy – skorzystanie z obniżenia nie jest więc uzależnione od spadku obrotów.
Przygotowywany projekt tarczy 2.0 zakłada jednak zmiany w tym zakresie. Przewiduje możliwość obniżenia wymiaru czasu pracy maksymalnie do 20 proc., a więc również o dowolną niższą wartość. To dobry kierunek, bo zapewnia pracodawcy większą elastyczność, w sposób zbliżony do ogólnych zasad wynikających z kodeksu pracy (w świetle tych ostatnich, jeżeli jest to uzasadnione trudną sytuacją finansową pracodawcy, można obniżyć wymiar czasu pracy o dowolną wartość, zawierając w tej sprawie porozumienie ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników). Wprawdzie nadal pozostaje ograniczenie do 20 proc., którego kodeks pracy nie narzuca, ale jednak nie musimy się już trzymać ściśle jednej wielkości obniżenia.
W projektowanym przepisie nie ma wyraźnie zastrzeżonego warunku spadku obrotów. Natomiast zastosowanie całej nowej ustawy jest uzależnione od takiego spadku w następstwie COVID-19. Problem jednak w tym, że szczegółowe uregulowania dotyczące obniżenia wymiaru czasu pracy znajdują się w innej ustawie (tj. tej poprzedniej specustawie, nazywanej tarczą antykryzysową) – nadal zatem nie jest jasne, czy spadek obrotów jest wymagany już na etapie zawierania porozumienia o obniżeniu pracownikom wymiaru czasu pracy, czy dopiero w momencie ubiegania się o dofinansowanie z tego tytułu.
Podstawa prawna
• art. 15g ust. 8 ustawy z 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 568)
• art. 40, art. 43 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 645; ost.zm. poz.1590)