Zależy to od tego, czy spełniają wszystkie wymogi formalne i informacyjne. Jeśli nie, płatnik musi przekazać ubezpieczonemu zbiorcze dane o odprowadzonych składkach na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.
Informacje zawarte w comiesięcznych imiennych raportach składanych do ZUS za ubezpieczonych, tj. ZUS RCA, ZUS RSA, ZUS RPA, płatnik składek przekazuje zatrudnionym w podziale na poszczególne miesiące, za rok ubiegły, w terminie do dnia 28 lutego roku następnego. Informacja powinna być przedstawiona na piśmie lub za zgodą ubezpieczonego – w formie dokumentu elektronicznego. Informacja roczna powinna zawierać także datę jej sporządzenia oraz podpis płatnika składek lub osoby przez niego upoważnionej. Jeżeli ma być to dokument elektroniczny, to powinien być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby odpowiedzialnej za przekazanie dokumentu. Może to być również wydruk z programu do obsługi kadrowo-płacowej, oczywiście podpisany przez właściwą osobę. Informację wydaje się w celu skonfrontowania przez ubezpieczonego danych w niej zawartych ze stanem faktycznym, a więc sprawdzenia m.in. czy i jakie składki oraz świadczenia zasiłkowe były rozliczane przez płatnika.
Informację roczną za 2019 r. należy przekazać do 28 lutego 2020 r.
Reklama
Dokument powinien odzwierciedlać ten sam zestaw danych, które były wykazywane w raportach rozliczeniowych w poszczególnych miesiącach ubiegłego roku. A więc powinien zawierać m.in. zestawienie należnych składek na ubezpieczenia: społeczne w podziale na ubezpieczenie: emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe oraz zdrowotne, dane o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne, dane o wypłaconych zasiłkach oraz wynagrodzeniach z tytułu niezdolności do pracy wypłaconych na podstawie kodeksu pracy oraz o zasiłkach finansowanych z budżetu państwa, kwocie obniżenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe, wynikającego z ustawy o PPK. Informacja powinna zawierać także symbol wojewódzkiego oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia, datę jej sporządzenia oraz podpis płatnika składek lub podpis osoby, przez niego upoważnionej.
Płatnik może skorzystać z gotowego formularza „Informacja roczna dla osoby ubezpieczonej” i go wypełnić, lecz nie musi. Forma jest dowolna, ważne jest, aby zawierała wszelkie wymagane dane.

Reklama
Z obowiązku przekazania rocznej informacji zwolnieni są tylko ci płatnicy, którzy w ubiegłym roku wydawali ubezpieczonym informacje miesięczne z danymi z raportów. Dla przypomnienia, informacja miesięczna jest doręczana ubezpieczonemu jedynie na jego żądanie, lecz nie częściej niż raz na miesiąc. Jeśli co miesiąc były przekazywane informacje o danych z raportów, to płatnik nie ma obowiązku przekazywania Informacji rocznej, chyba że ubezpieczony wystąpi o wydanie takiej informacji. Płatnik jest także zwolniony z obowiązku przekazywania ubezpieczonemu informacji rocznej o składce zdrowotnej, jeżeli pobierał wyłącznie składkę na to ubezpieczenie.
Ubezpieczony po otrzymaniu rocznej informacji powinien ją przejrzeć pod kątem zgodności ze stanem faktycznym. Jeżeli weryfikacja danych przebiegnie pomyślnie, a więc adresat nie złoży reklamacji w ciągu trzech miesięcy od jej otrzymania, to dane te uznaje się̨ za zgodne ze stanem faktycznym. Trzeba jednak pamiętać, że informacje dotyczące okresu objętego raportem może zakwestionować sam ZUS. Wtedy wydaje stosowną decyzję i zawiadamia o zmianach ubezpieczonego oraz płatnika składek.
Natomiast gdy ubezpieczony stwierdzi, że dane z informacji nie mają pokrycia w rzeczywistości, może zgłosić na piśmie wniosek o jej sprostowanie w ciągu trzech miesięcy od jej otrzymania. Ubezpieczony informuje o tym także ZUS. Jeśli płatnik składek nie uwzględni reklamacji w ciągu miesiąca od daty jej wpływu, organ na wniosek ubezpieczonego wydaje decyzję po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego.
Podstawa prawna
• art. 41 ust. 8, ust. 8a, ust. 8b, art. 47a ust. 2a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 266)