Rozwiązania technologiczne wprowadzane przez pracodawcę mogą śledzić, jak zatrudnieni poruszają się po terenie firmy. Zdaniem organu ochrony danych mają wtedy charakter monitoringu, o jakim mowa w kodeksie pracy.
DGP
Po zmianach wprowadzonych w związku z dostosowaniem do RODO w kodeksie pracy pojawiły się dwa przepisy dotyczące monitoringu – art. 222 oraz 223. Pierwszy z nich dotyczy monitoringu wizyjnego, a drugi monitoringu poczty elektronicznej. Jednak zakres zastosowania drugiej regulacji jest znacznie szerszy. Obejmuje bowiem, poza pocztą elektroniczną, także inne formy monitoringu, jeśli ich zastosowanie jest konieczne do realizacji celów określonych w tym przepisie. Chodzi tu o zapewnienie organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwe użytkowanie udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.
Na podstawie tego przepisu uznano za przykłady nieuregulowanych form monitoringu np. umieszczanie GPS w samochodach służbowych, nagrywanie rozmów z pracownikami czy weryfikację aktywności w internecie. Okazuje się jednak, że wymagania te spełnia także system do elektronicznej rejestracji czasu pracy, na podstawie którego śledzić można nie tylko godziny wejścia i wyjścia z firmy, lecz także przerwy na papierosa, na lunch i wyjścia prywatne. W wyjaśnieniach z 19 grudnia 2019 r., udzielonych w odpowiedzi na pytanie DGP, Urząd Ochrony Danych Osobowych przyjął właśnie, że innym rodzajem monitoringu może być także system kontroli dostępu do pomieszczeń biurowych, który nie służy do ewidencjonowania czasu pracy, jeśli odnotowuje w sposób ciągły, jak pracownicy poruszają się po terenie zakładu pracy.
Reklama
W praktyce oznacza to obowiązek wprowadzenia takiej formy monitoringu do regulaminu pracy, poinformowania o tym pracowników i dopisania kolejnej formy monitoringu w treści zbieranych od pracowników oświadczeń dotyczących spełnienia obowiązku powiadomienia zatrudnionych o wprowadzeniu takiej formy nadzoru. Tymczasem w wielu regulaminach pracy kontrola dostępu do biura nie jest ujęta jako inny rodzaj monitoringu. Będzie to więc wymagało ponownych zmian w regulaminach pracy. [przykłady 1 i 2]

Reklama

przykład 1

Tylko obecność w pracy
Pracodawca ma karty służące do wejścia na teren zakładu, a jest w nim tylko jeden czytnik na bramie głównej i nie ma dodatkowych czytników przed wejściami do budynków biurowych czy hali produkcyjnej oraz na poszczególnych piętrach budynków. Na podstawie czytnika kart nie jest prowadzona ewidencja czasu pracy, a służy on jedynie do rejestracji obecności w pracy i tylko takie dane są odnotowywane. W takim przypadku można przyjąć, że system nie jest inną formą monitoringu.

przykład 2

Bez ewidencji
Pracodawca ma system dostępu do budynku i biur, który składa się z czytników na każdym piętrze, przy każdym wyjściu z biurowca, a także przy wejściu na stołówkę zakładową oraz do pomieszczeń socjalnych. Czytnik znajduje się również przy wyjściu do palarni, która jest na zewnątrz budynku. W systemie można przeanalizować, ile razy pracownik wychodził do palarni, jak długo korzystał z przerwy na lunch oraz jak się przemieszczał po obszarze budynku, z ustaleniem ile czasu spędził na poszczególnych piętrach. W takim przypadku, nawet gdy pracodawca nie prowadzi ewidencji czasu pracy na podstawie tego systemu, należy uznać go za inną formę monitoringu w celu zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu.
Wyjaśnienia UODO z 19 grudnia 2019 r.w sprawie monitoringu wydane dla DGP
Pytanie DGP: Czy korzystanie z systemu rejestracji czasu pracy (RCP), w którym czas pracy pracownika jest rejestrowany za pośrednictwem indywidualnych kart, a na podstawie danych z tego systemu prowadzona jest ewidencja czasu pracy (art. 149 kodeksu pracy), np. ewidencjonowane są: rozpoczęcie pracy, wyjścia prywatne, spóźnienia, zakończenie pracy etc., jest innym rodzajem monitoringu pracownika, a w związku z tym wymaga wprowadzenia w regulaminie pracy przez pracodawcę i spełnienia innych wymagań dotyczących monitoringu?
Czy monitoringiem będzie również system kontroli dostępu do budynku i pomieszczeń biurowych, jeśli karty posiadane przez pracowników powodują zapisanie jedynie faktu obecności w budynku i są jednocześnie kluczami do pięter i pomieszczeń, do których pracownik ma dostęp, ale nie służą do ewidencjonowania czasu pracy?
Odpowiedź UODO: Ewidencjonując czas pracy, pracodawca może sprawdzać, czy pracownicy pozostają do jego dyspozycji tak długo, jak wynika to z przepisów prawa czy z umowy, która kształtuje relacje z pracownikiem. Właściwe ewidencjonowanie czasu pracy pracowników jest także obowiązkiem pracodawcy wynikającym wprost z art. 149 Kodeksu pracy. Trzeba jednak pamiętać, że Kodeks pracy nie narzuca sposobu potwierdzania obecności w pracy przez pracodawcę. Ma on zatem dużą swobodę w zakresie potwierdzania obecności pracownika w pracy. Musi jednak pamiętać, że o ile ewidencjonowanie czasu pracy jest wymogiem prawa, o tyle czynności odnotowywania obecności pracowników, czy to w postaci listy obecności, czy przy użyciu innych urządzeń kontrolujących proces pracy, nie stanowią ewidencji czasu pracy. Czynności te są jedynie elementem pomocniczo-technicznym, za pomocą którego pracodawca może w drodze regulaminu pracy czy też w drodze informacji o warunkach zatrudnienia ukształtować proces odnotowywania obecności swoich pracowników w pracy.
W odniesieniu do wykorzystywania kart posiadanych przez pracowników do kontroli dostępu do budynku i pomieszczeń biurowych, które nie służą ewidencjonowaniu czasu pracy, należy wskazać, że z przedstawionego przez DGP pytania nie wynika, jak wygląda konstrukcja systemu, który obsługuje ww. karty. Nie jest jasne, czy system ten odnotowuje w sposób ciągły, w jaki [sposób – red.] poruszają się pracownicy na terenie przedsiębiorstwa. Wskazać należy, że w sytuacji, kiedy system za pomocą kart dostępowych zapisuje, w jaki sposób przemieszczają się pracownicy, to w ocenie organu ochrony danych osobowych takie rozwiązanie może stanowić inną formę monitoringu.