Zdaniem PFR i UODO okres ten powinien wynosić 10 lub 50 lat, bo chodzi o dokumenty dotyczące wynagrodzenia. Argument ten jednak nie przekonuje. Zwłaszcza trudno zaliczyć do sfery związanej z płacami deklaracje o rezygnacji z PPK - pisze radca prawny Paulina Zawadzka-Filipczyk, prawnik w kancelarii Raczkowski.
Regulacje ustawy o pracowniczych planach kapitałowych (z 4 października 2018 r., Dz.U. poz. 2215, ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1572) nie określają okresu przechowywania dokumentacji dotyczącej PPK. Dokumentacja ta jednocześnie wymyka się spod zakresu definicji „dokumentacji pracowniczej” w rozumieniu kodeksu pracy. W konsekwencji do określenia terminów jej przechowywania nie powinny mieć zastosowania przepisy o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej. Okres przechowywania dokumentacji związanej z pracowniczymi planami kapitałowymi powinien być bowiem ustalany na podstawie kryterium przedawnienia roszczeń związanych wpłatami do PPK (pięć lat), względnie kryterium okresu skuteczności deklaracji rezygnacji z oszczędzania w PPK (maksymalnie cztery lata).
Dodatkowo należy wziąć pod uwagę przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, które wpływają na okres przechowywania (przetwarzania) takich danych – występujących przecież także w dokumentacji PPK. Zgodnie z art. 5 ust. 1 lit. e RODO dane te mogą być przechowywane wyłącznie przez okres niezbędny do wypełnienia celów, dla których zostały one pobrane. Ten cel oczywiście będzie trochę inny w zależności od złożonego przez pracownika bądź uczestnika PPK oświadczenia. Okres ten musi być jednak minimalny – pracodawca nie może przechowywać ich przez dziesięciolecia czy bezterminowo.

Roszczenia a zasada minimalizmu

W konsekwencji dokumentacja pracowniczych planów kapitałowych powinna być przechowywana przez pracodawców przez okres zatrudnienia i dodatkowo jeszcze przez okres 5–6 lat od zakończenia zatrudnienia. Taki okres jest zasadny z punktu widzenia ewentualnych roszczeń pracowników czy instytucji finansowych wobec pracodawcy z tytułu PPK. Jest on także zgodny z zasadą minimalizmu w zakresie przetwarzania danych osobowych.
Tymczasem PFR Portal PPK (dalej: PFR), kierując się wyjaśnieniami Urzędu Ochrony Danych Osobowych z maja i września 2019 r. (majowe publikowaliśmy w DGP, wrześniowe UODO zamieścił na swojej stronie internetowej – red.), prezentuje pogląd, iż do określenia terminów przechowywania dokumentacji PPK mają zastosowanie przepisy o przechowywaniu akt pracowniczych. W ocenie PFR przemawia za tym kwalifikacja wpłaty dokonywanej do PPK – jako składnika wynagrodzenia za pracę. Stąd informacje wytworzone z odprowadzaniem tej wpłaty zdaniem PFR i UODO stanowią element dokumentacji, o której mowa w art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (z 17 grudnia 1998 r., t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1270, ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 2070). W konsekwencji powinny być one przechowywane przez 10 lub 50 lat – w zależności do tego, czy pracownik został zatrudniony po, czy przed 1 stycznia 2019 r.

Wpłata to nie wynagrodzenie

Trudno zgodzić się ze stwierdzeniem, że instytucja PPK powiązana jest ściśle z dokumentacją dotyczącą ustalania wymiaru wynagrodzenia, w związku z czym okres przechowywania powinien wynosić 10 czy 50 lat. Dokonywanie wpłat do PPK nie ma przecież jakiegokolwiek wpływu na ustalenie prawa do emerytury lub renty czy też wysokość świadczeń wypłacanych w ramach I filaru. Trudno też uznać, że wpłaty w ramach PPK w jakikolwiek sposób są elementem płacowym. To, że podstawą do wyliczenia tych wpłat jest wynagrodzenie pracownika jest w tym zakresie irrelewantne.
Co więcej, PFR i UODO w jednakowy sposób zdają się kwalifikować wszystkie dokumenty powstające w ramach PPK i nie zauważają, że dokumentacja ta to nie tylko informacje o wysokości wpłat, ale też np. deklaracje o rezygnacji z oszczędzania w PPK. Te ostatnie niewątpliwie nie mogą być natomiast kwalifikowane jako dokumentacja płacowa, stąd tak długi okres ich przechowywania, jaki wskazują ww. podmioty, nie ma jakiegokolwiek uzasadnienia.
Przyjęcie interpretacji PFR i UODO oznacza dla pracodawców dodatkowe koszty prowadzenia PPK (które i tak nie są małe). Bez względu bowiem na formę składanych oświadczeń (elektroniczna lub pisemna) wydłużenie okresów przechowywania dokumentacji PPK będzie skutkowało koniecznością poniesienia dodatkowych nakładów i zwiększenia zaangażowania pracodawców.
Oficjalne wyjaśnienia PFR Portal PPK
37. Przez jaki okres podmiot zatrudniający jest uprawniony przechowywać dokumentację dotyczącą uczestnika PPK, który już nie jest zatrudniony w tym podmiocie, zawierającą jego dane osobowe, w tym dokumentację dotyczącą wpłat do PPK, zarówno jeśli chodzi o osoby zatrudnione w ramach stosunku pracy, jak i osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych?
Określając czas przechowywania danych uczestnika PPK podmiot zatrudniający powinien wziąć pod uwagę m.in. okres trwania umowy, okres ewentualnego dochodzenia roszczeń związanych z umową oraz obowiązki wynikające z przepisów prawa. Podstawą do określenia czasu przetwarzania danych osobowych na podstawie umowy cywilnoprawnej jest ocena ich niezbędności do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub niezbędność do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy. Tym samym, nie jest wystarczające dla określenia okresu przechowywania dokumentacji przyjęcie jedynie kryterium przedawnienia roszczeń. W związku z tym, że dokumentacja dotycząca uczestnika PPK jest związana z dokumentacją dotyczącą ustalania wysokości wynagrodzenia należy przyjąć, że dokumentację tę należy przechowywać analogicznie jak dokumentację pracowniczą tj. przez okres zatrudnienia, a także przez 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres jej przechowywania.
Źródło: Zagadnienia prawne w zakresie ustawy o PPK – wersja opublikowana 13 grudnia 2019 r., str. 53.