Zdaniem PFR i UODO okres ten powinien wynosić 10 lub 50 lat, bo chodzi o dokumenty dotyczące wynagrodzenia. Argument ten jednak nie przekonuje. Zwłaszcza trudno zaliczyć do sfery związanej z płacami deklaracje o rezygnacji z PPK - pisze radca prawny Paulina Zawadzka-Filipczyk, prawnik w kancelarii Raczkowski.
Regulacje ustawy o pracowniczych planach kapitałowych (z 4 października 2018 r., Dz.U. poz. 2215, ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1572) nie określają okresu przechowywania dokumentacji dotyczącej PPK. Dokumentacja ta jednocześnie wymyka się spod zakresu definicji „dokumentacji pracowniczej” w rozumieniu kodeksu pracy. W konsekwencji do określenia terminów jej przechowywania nie powinny mieć zastosowania przepisy o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej. Okres przechowywania dokumentacji związanej z pracowniczymi planami kapitałowymi powinien być bowiem ustalany na podstawie kryterium przedawnienia roszczeń związanych wpłatami do PPK (pięć lat), względnie kryterium okresu skuteczności deklaracji rezygnacji z oszczędzania w PPK (maksymalnie cztery lata).
Dodatkowo należy wziąć pod uwagę przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, które wpływają na okres przechowywania (przetwarzania) takich danych – występujących przecież także w dokumentacji PPK. Zgodnie z art. 5 ust. 1 lit. e RODO dane te mogą być przechowywane wyłącznie przez okres niezbędny do wypełnienia celów, dla których zostały one pobrane. Ten cel oczywiście będzie trochę inny w zależności od złożonego przez pracownika bądź uczestnika PPK oświadczenia. Okres ten musi być jednak minimalny – pracodawca nie może przechowywać ich przez dziesięciolecia czy bezterminowo.