W 2019 r. problematyka dokumentacji pracowniczej budziła najwięcej wątpliwości i doczekała się aż kilkudziesięciu urzędowych stanowisk (w większości wydanych na prośbę DGP), w tym zwłaszcza Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Resort wyjaśnia w nich zawiłości wynikające z przepisów kodeksu pracy oraz rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369). Dzisiaj przedstawiamy najważniejsze z nich, dokonując niejako podsumowania minionego roku.
Nowe zasady przechowywania
• TEZA 1: Ewidencja czasu pracy oraz dokumentacja urlopowa dla pracowników, których stosunki pracy zostały nawiązane począwszy od 1 stycznia 2019 r., są przechowywane przez 10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. Dokumentacja ta w przypadku pracowników zatrudnionych przed 2019 r. jest przechowywana przez okres trzech lat, zgodnie z zasadami przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy.
• TEZA 2: Ewidencja czasu pracy nie musi być prowadzona na bieżąco (codziennie). Służy bowiem naliczeniu wynagrodzenia pracownika, a to – co do zasady – następuje raz w miesiącu.
• TEZA 3: W dokumentacji urlopowej nie trzeba umieszczać planu urlopów. Pracodawca może jednak (choć nie musi) dołączyć do niej kopię tego planu.
stanowisko mrpips z 11 stycznia 2019 r.
Zgodnie z art. 94 pkt 9a kodeksu pracy w brzmieniu nadanym ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357) pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza).
Prowadzona odrębnie dla każdego pracownika dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, stosownie do par. 6 pkt 1a i 1c oraz par. 6 pkt 2 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369), obejmuje m.in. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy (w tym ewidencję czasu pracy), dokumenty związane z uzgadnianiem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, dokumenty związane z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych (w tym dotyczące terminu udzielenia czasu wolnego za pracę nadliczbową), jak również dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego (w tym dotyczące udzielania/korzystania z urlopu wypoczynkowego na żądanie).
Wybór postaci (formy) prowadzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy należy do pracodawcy. Jeżeli zdecyduje on o wyborze formy papierowej, to w takiej formie (postaci) dokumentacja ta powinna być gromadzona i przechowywana. Przepis art. 948 k.p. dopuszcza jednak możliwość zmiany postaci, w której prowadzi się i przechowuje dokumentację pracowniczą. Przewiduje on możliwość konwersji zarówno z postaci papierowej na elektroniczną, jak i z postaci elektronicznej na papierową. Ta ostatnia następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.
Dokumentację dotyczącą stosunku pracy (w tym ewidencję czasu pracy) należy przechowywać w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia pracownika, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 94 pkt 9b k.p. w brzmieniu nadanym powołaną wyżej ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r.).
W przypadku jednak, gdy przechowywana dokumentacja pracownicza (np. ewidencja czasu pracy) może stanowić dowód w postępowaniu, a pracodawca jest stroną postępowania, to obowiązany jest on przechowywać tę dokumentację do czasu jego prawomocnego zakończenia, nie krócej jednak niż do końca okresu, o którym mowa w art. 94 pkt 9b k.p. Natomiast w przypadku, gdy pracodawca powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania – okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b k.p, przedłuża się o 12 miesięcy (art. 944 k.p.).
Przy czym należy zaznaczyć, że powyższe okresy przechowywania odnoszą się do dokumentacji dotyczącej stosunków pracy nawiązanych począwszy od dnia 1 stycznia 2019 r. (tj. od dnia wejścia w życie powołanej wyżej ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją). Natomiast okres przechowywania dokumentacji dotyczącej stosunków pracy nawiązanych przed dniem wejścia w życie ww. ustawy ustala się, zgodnie z art. 7 ust. 2 tej ustawy, tj. na podstawie przepisów obowiązujących przed dniem jej wejścia w życie.
W tym miejscu należy podkreślić, że przepisy obowiązujące przed dniem 1 stycznia 2019 r. nie wskazywały okresu przechowywania ewidencji czasu pracy po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy. W doktrynie prawa pracy dominował pogląd, że wskazane jest przechowywanie takiej dokumentacji (ewidencji) przez okres 3 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, z uwagi na fakt, iż ewentualne roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym dane roszczenie stało się wymagalne (art. 291 k.p.).
Celem prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika jest, zgodnie z art. 149 par. 1 k.p., prawidłowe ustalenie jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Zarówno przepisy Kodeksu pracy, jak i przepisy powołanego wyżej rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej nie określają natomiast częstotliwości sporządzania tej ewidencji. Należy jednak przyjąć, iż powinna być ona sporządzana z częstotliwością, która gwarantuje realizację celu, dla którego jest sporządzana. W tym kontekście należy brać zatem pod uwagę zwłaszcza terminy wypłat wynagrodzenia obowiązujące u danego pracodawcy, a także regulacje dotyczące rekompensowania pracy w godzinach nadliczbowych oraz pracy wykonywanej w niedziele, święta i dni wolne od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy.
Jak już zaznaczono wyżej, przepisy wspomnianego rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w par. 6 pkt 2 stanowią, że pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego. Rozporządzenie nie wymienia jednak katalogu tych dokumentów, pozostawiając tym samym pracodawcy swobodę w określeniu tego katalogu.
Wydaje się, że pracodawca, ustalając katalog dokumentów związanych z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego gromadzonych w dokumentacji pracownika w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, będzie kierować się praktyką i zwyczajami przyjętymi w danym zakładzie pracy w zakresie realizacji przez pracowników ich prawa do urlopu wypoczynkowego, a także brać pod uwagę zabezpieczenie odpowiednich dowodów na wypadek ewentualnych sporów między stronami stosunku pracy w tym zakresie, które mogą być w przyszłości rozstrzygane przez sąd pracy.
Należy zauważyć, że plan urlopów ma charakter dokumentu zbiorczego, jest bowiem ustalany przez pracodawcę, który bierze pod uwagę przy jego ustalaniu wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Zbiorczy charakter tego dokumentu nie stoi jednak na przeszkodzie włączeniu jego kopii do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy danego pracownika dotyczącej ubiegania się i korzystania z urlopu wypoczynkowego. Plan urlopów łącznie z wnioskiem pracownika poprzedzającym jego ustalenie stanowi bowiem pełniejszą dokumentację dotyczącą ubiegania się i korzystania przez pracownika z urlopu wypoczynkowego. Decyzja w tej sprawie należy jednak do pracodawcy. […]