Jak już zostało wspomniane na wstępie nagroda jubileuszowa nie jest uregulowana w przepisach Kodeksu pracy. Oznacza to, że pracodawca nie ma obowiązku jej przyznawać. Długi staż pracy czy sumienne wykonywanie obowiązków nie będzie zatem zawsze gratyfikowane tą formą premii pieniężnej.

Większość pracodawców może zatem dobrowolnie nagradzać lojalnych i rzetelnych pracowników. Szczegółowe zasady przyznawania nagród jubileuszowych powinien regulować wtedy regulamin wynagradzania, umowa o pracę lub układ zbiorowy. Należy mieć jednakże na uwadze, że kryteria uprawniające do jej otrzymania nie mogą być dowolne. Jak wskazał bowiem Sąd Apelacyjny w Katowicach w wyroku z dnia 15 stycznia 2016 r. (III AUa 1615/14):

Nagroda czy gratyfikacja jubileuszowa jest świadczeniem przyznawanym pracownikowi w związku z upływem określonego czasu pozostawania w zatrudnieniu, czyli uzyskaniem określonego stażu pracy. Nie jest to świadczenie powszechne zatem w odniesieniu do większości pracodawców jej wprowadzenie jest dobrowolne. Nagroda stanowi jednak element systemu wynagradzania pracowników i dlatego zasady jej przyznawania nie mogą być dowolne i nie uwzględniać standardów prawa pracy. Strony układu zbiorowego mają całkowitą swobodę w odniesieniu do decyzji, czy wprowadzić do niego postanowienia przyznające prawo do nagrody jubileuszowej (art. 240 § 1 k.p.), natomiast w razie podjęcia decyzji o przyznaniu prawa do tych nagród, swoboda stron doznaje ograniczenia wynikającego z wymogu zgodności układu zbiorowego z przepisami prawa pracy, w tym również z zakazem naruszania zasady równego traktowania w zatrudnieniu (art. 9 § 2 i 4 k.p.).

Mówiąc prościej – jeżeli pracodawca zdecyduje się dobrowolnie na przyznanie takiej nagrody w układzie zbiorowym to kryteria do jego uzyskania powinny być obiektywne i dotyczyć tak samo wszystkich pracowników. Nie może bowiem dojść na tym gruncie do dyskryminacji.

Niektóre grupy zawodowe mają jednak w poszczególnych aktach prawnych zagwarantowaną nagrodę jubileuszową. Można ją znaleźć m.in. w Kardzie nauczyciela, ustawie o służbie cywilnej, ustawie o zakładach opieki zdrowotnej czy ustawie o pracownikach urzędów skarbowych. Dodatkowo na podstawie rozporządzeń prawo do nagrody jubileuszowej mają również osoby zatrudnione w instytucjach kultury, pracownicy bibliotek oraz górnicy. Te grupy zawodowe mogą zatem liczyć na gratyfikację ich sumiennej i długiej pracy.

Zasady wypłacania nagród dla powyższych grup zawodowych oraz ich wysokość określają poszczególne akty wykonawcze do ustaw dotyczących ww. zawodów. Będzie ona uzależniona od stażu pracy, a podstawą jej obliczenia jest wynagrodzenie przysługujące pracownikowi w dniu jej nabycia.

Tak dla przykładu w przypadku osób pracujących w służbie cywilnej nagroda przysługuje w wysokości:

• 75 proc. wynagrodzenia miesięcznego po 20 latach pracy;
• 100 proc. wynagrodzenia miesięcznego po 25 latach pracy;
• 150 proc. wynagrodzenia miesięcznego po 30 latach pracy;
• 200 proc. wynagrodzenia miesięcznego po 35 latach pracy;
• 300 proc. wynagrodzenia miesięcznego po 40 latach pracy;
• 400 proc. wynagrodzenia miesięcznego po 45 latach pracy;

Z kolei dla nauczycieli przedstawia się ona następująco:

• za 20 lat pracy - 75% wynagrodzenia miesięcznego;
• za 25 lat pracy - 100% wynagrodzenia miesięcznego;
• za 30 lat pracy - 150% wynagrodzenia miesięcznego;
• za 35 lat pracy - 200% wynagrodzenia miesięcznego;
• za 40 lat pracy - 250% wynagrodzenia miesięcznego.