Umowa o zarządzanie PPK jest swoistą konstytucją PPK. Z mocy prawa stronami umowy o zarządzanie PPK są: pracodawca oraz instytucja finansowa. Ustawodawca przewidział kilka rodzajów podmiotów, które mogą oferować PPK.

Umowa o zarządzanie może być zarówno umową ubezpieczenia, jak i umową o wnoszenie wpłat pracowników do funduszu inwestycyjnego lub umową o wnoszenie wpłat do funduszu emerytalnego (powszechnego lub pracowniczego). Przepisy regulujące trzy ostatnie wskazane formy przyjmują koncepcję odrębności prawnej podmiotów między danym funduszem rozumianym jako osoba prawna a towarzystwem zarządzającego tym funduszem, które jest odrębną osobą prawną.

Więcej o PPK przeczytasz tu: Pracownicze Plany Kapitałowe. Praktyczny komentarz do ustawy

Fundusz emerytalny lub fundusz inwestycyjny, mimo że ma osobowość prawną, jest wyłącznie masą majątkową, tj. sumą aktywów (np. papierów udziałowych, obligacji, gotówki). Natomiast podmiotem zarządzającym funduszem oraz reprezentującym go na zewnątrz jest zawsze towarzystwo (funduszy inwestycyjnych, powszechne emerytalne czy pracownicze emerytalne). Takie towarzystwo, zorganizowane w formie spółki akcyjnej, może zarządzać i reprezentować jeden lub więcej funduszy. W przypadku umowy o zarządzanie PPK jedno towarzystwo zarządzające funduszami dostępnymi dla uczestników danego PPK reprezentuje te fundusze w umowie zawieranej z podmiotem zatrudniającym.

Reklama

Inaczej natomiast wygląda sytuacja, gdy instytucją finansową zarządzającą danym PPK jest zakład ubezpieczeń. W takim przypadku umowa o zarządzanie PPK jest umową ubezpieczenia. Jest to przypadek jedności w ramach jednej osoby prawnej aktywów funduszu oraz podmiotu zarządzającego tym funduszem.

Reklama

Sposób zawarcia umowy o zarządzanie PPK

W ustawie przewidziano wyłącznie jeden sposób zawarcia umowy o zarządzanie PPK. Jest to postać elektroniczna pozwalająca na utrwalenie jej treści na trwałym nośniku. To nowe, nieznane do tej pory, podejście ustawodawcy do form czynności prawnych w systemie polskiego prawa cywilnego. Literalnie przepisy kodeksu cywilnego nie przewidują takiej formy zawierania umów. O ile bowiem art. 781 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1025 ze zm.) przewiduje elektroniczną formę czynności prawnej, do zachowania której wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, o tyle wskazanie przez ustawodawcę w art. 7 ust. 2 ustawy zastrzeżenia, zgodnie z którym powinna to być postać elektroniczna pozwalająca na utrwalenie jej treści na trwałym nośniku, jest rozwiązaniem niespotykanym poza tym aktem.

W praktyce postać elektroniczna może oznaczać i wypełnienie przez pracodawcę elektronicznego formularza zawartego na stronie internetowej instytucji finansowej, i podpisanie umowy na papierze, zeskanowanie jej, a następnie przesłanie sobie między stronami w postaci pliku elektronicznego, np. w formacie PDF. Nie ulega wątpliwości, że będzie to właśnie trwały nośnik w rozumieniu przepisów ustawy.

Strony umowy

Stronami umowy o zarządzanie PPK są: podmiot zatrudniający (pracodawca) oraz instytucja finansowa. Ustawodawca zastrzegł, że stroną umowy o zarządzanie PPK może być tylko taka instytucja finansowa, która zostanie dopuszczona do oferowania PPK, tj. zostanie umieszczona w ewidencji PPK, a jej oferta znajdzie się na odpowiednim portalu emerytalnym. Zasady dopuszczenia potencjalnego usługodawcy PPK do portalu emerytalnego uregulowano w rozdziale 10.

„Ewidencja Pracowniczych Planów Kapitałowych”. W istocie więc ustawodawca przyznał ograniczoną wolność wyboru podmiotom zatrudniającym. O ile bowiem rzeczywiście to podmiot zatrudniający jest faktycznie uprawniony do podjęcia decyzji o wyborze danej instytucji finansowej, która będzie gromadzić i zarządzać środkami w ramach PPK, o tyle wolność ta będzie ograniczona do możliwości wyboru wyłącznie spośród instytucji finansowych umieszczonych w ewidencji PPK.

Porozumienie z zakładową organizacją związkową

Decyzję o wyborze instytucji finansowej podejmuje podmiot zatrudniający w porozumieniu z zakładową organizacją związkową działającą w tym podmiocie. W komentowanym art. 7 ust. 3 ustawodawca z jednej strony przyznał pracodawcy samodzielne uprawnienie, z drugiej zaś zawarł w ustawie pewne wytyczne, jakimi powinien się on kierować, podejmując decyzję o wyborze
instytucji finansowej. Są to wytyczne dwojakiego rodzaju. Pierwszy to próba zasięgnięcia przez podmiot zatrudniający opinii podmiotu trzeciego, a drugi to rekomendacje co do samych kryteriów wyboru instytucji finansowej przez podmiot zatrudniający.

Samodzielna decyzja podmiotu zatrudniającego

Ustawodawca przyznał pracodawcy de facto samodzielne uprawnienie do podjęcia decyzji o wyborze instytucji finansowej zarządzającej danym PPK. W treści tego przepisu ustawodawca posługuje się sformułowaniem „w porozumieniu” wskazującym, że wybór powinien być dokonany w porozumieniu z przedstawicielami pracowników (związkami zawodowymi). Jednakże odnosząc ten przepis do innych regulacji ustawy, należy przyjąć, że w istocie uprawnienie przedstawicieli pracowników ma charakter konsultacyjny, a nie stanowiący.

Mimo że w art. 7 ust. 3 ustawy wskazano, że podmiot zatrudniający w porozumieniu z zakładową organizacją związkową działającą w tym podmiocie zatrudniającym wybiera instytucję finansową, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK, to nieosiągnięcie porozumienia nie jest czynnikiem uniemożliwiającym dokonanie samodzielnego wyboru instytucji finansowej. Wręcz przeciwnie, brak porozumienia wraz z upływem określonego czasu uprawnia pracodawcę do samodzielnego podjęcia tej decyzji. Wynika to wprost z art. 7 ust. 5 ustawy. W praktyce więc obowiązek podmiotu zatrudniającego sprowadza się do konieczności podjęcia próby osiągnięcia porozumienia z przedstawicielami pracowników co do wyboru instytucji finansowej.

Kilka organizacji związkowych

Zgodnie z art. 7 ust. 3 ustawy pracodawca powinien osiągnąć porozumienie z zakładową organizacją związkową działającą w tym podmiocie. Natomiast zgodnie z ust. 4, jeśli w danym podmiocie zatrudniającym nie działa zakładowa organizacja związkowa, to podmiot zatrudniający wybiera instytucję finansową, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK w porozumieniu z reprezentacją osób zatrudnionych wyłonioną w trybie przyjętym w danym podmiocie. Zestawienie tych przepisów wskazuje, że obowiązek konsultacyjny w zakresie wyboru instytucji finansowej spoczywa na każdym podmiocie zatrudniającym bez wyjątku.

Różnica może natomiast dotyczyć tego, z jakim podmiotem (zakładową organizacją związkową lub reprezentacją osób zatrudnionych) powinien osiągnąć porozumienie pracodawca. W art. 7 ust. 3 ustawy ustawodawca posługuje się określeniem „zakładowa organizacja związkowa”, nie regulując sytuacji związanej z obowiązkami spoczywającymi na pracodawcy, w przypadku gdy działa u niego więcej niż jedna organizacja związkowa. Należy przyjąć, że obowiązkiem pracodawcy jest osiągnięcie porozumienia co do wyboru instytucji finansowej zarządzającej danym PPK z każdą z działających w danym podmiocie instytucji finansowych.

Co więcej, w związku z tym, że ustawodawca nie posługuje się znanym w innych aktach prawnych rozróżnieniem na reprezentatywne oraz niereprezentatywne organizacje związkowe, należy przyjąć, że przymiot ten nie ma żadnej doniosłości w przypadku PPK. Bez względu na to, czy dana zakładowa organizacja związkowa jest reprezentatywna, czy nie, obowiązkiem pracodawcy jest osiągnięcie porozumienia z taką organizacją. W sytuacji gdy stanowiska poszczególnych organizacji związkowych będą rozbieżne, tj. gdy część jest gotowa podzielić stanowisko pracodawcy, a część nie, należy przyjąć, że porozumienie nie zostało osiągnięte. Osiągnięcie porozumienia w rozumieniu art. 7 ust. 3 ustawy należy bowiem rozumieć jako porozumienie się ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi działającymi w danym podmiocie zatrudniającym. Ustawa nie reguluje formy, w jakiej przedmiotowe porozumienie ma zostać osiągnięte.

Tryb wyłaniania reprezentacji

U pracodawców, u których nie funkcjonują zakładowe organizacje związkowe, reprezentacja osób zatrudnionych jest wyłaniana w trybie przyjętym w danym podmiocie zatrudniającym, co wynika z art. 7 ust. 4 ustawy. Ustawodawca nie ingeruje w tryb wyłonienia reprezentacji osób zatrudnionych, wskazując jedynie, że powinien on mieć miejsce „w trybie przyjętym w danym podmiocie zatrudniającym”.

Oznacza to, że pracodawca powinien wykazać się pewną aktywnością i ustalić ten tryb. Ustawa ani nie ogranicza liczby przedstawicieli pracowników, ani nie nakłada żadnych ograniczeń w ich wyborze. Ważne jest, aby było to wyłonienie świadome, tzn. osoby uprawnione do wyłonienia reprezentacji osób zatrudnionych, dokonując wyboru swoich przedstawicieli w drodze głosowania, powinny wiedzieć, jakie uprawnienia przyznają wyłonionym osobom.

Wybór instytucji bez porozumienia

Na podstawie art. 7 ust. 5 ustawy pracodawca może samodzielnie wybrać instytucję finansową. Przepis ten wskazuje, że jeśli na miesiąc przed upływem terminu, w którym podmiot zatrudniający jest obowiązany do zawarcia umowy o zarządzanie PPK, nie zostanie osiągnięte porozumienie co do wyboru instytucji finansowej zarządzającej danym PPK, to podmiot zatrudniający dokonuje wyboru samodzielnie. Oznacza to, że de facto sformułowanie „w porozumieniu” należy czytać jako „po konsultacji”. Konsultacja taka ma jednak charakter obowiązkowy, o czym świadczy posłużenie się przez ustawodawcę sformułowaniami zawartymi we wskazanych przepisach. Jednakże wynik tej konsultacji nie jest dla pracodawcy wiążący. Nie musi on bowiem wziąć pod uwagę stanowiska przedstawicieli osób zatrudnionych. W przypadku PPE związki zawodowe, jeśli działają u danego pracodawcy, mają wyłączne uprawnienie, i to uprawnienie stanowiące, do współdecydowania z pracodawcą o wyborze konkretnego podmiotu zarządzającego PPE. Natomiast w przypadku PPK związki zawodowe nie dość, że nie mają uprawnienia stanowiącego, to jeszcze nie są jedynym gremium, z którym podmiot zatrudniający może skonsultować swój zamiar, a w konsekwencji swoją decyzję.

Udokumentowanie obowiązku konsultacyjnego

Pracodawca dla celów dowodowych powinien być w stanie udokumentować, że wykonał spoczywający na nim ustawowy obowiązek konsultacyjny. Może to zrobić w różny sposób, np. poprzez przedstawienie pisemnej dokumentacji, w której podmiot zatrudniający zwraca się do zakładowej organizacji związkowej z prośbą o uzgodnienie (osiągnięcie porozumienia) co
do konkretnej instytucji finansowej. Innym sposobem jest odbycie spotkania konsultacyjnego, które zostanie odpowiednio udokumentowane.

Należy też wskazać, że w świetle przepisów ustawy niewykonanie przez pracodawcę obowiązku wynikającego z art. 7 ust. 3 albo 4, będąc niewątpliwie działaniem naruszającym prawo, nie wpływa w żaden sposób na ważność i skuteczność zawarcia umowy o zarządzanie PPK i umowy o prowadzenie PPK.

Przesłanki wyboru instytucji finansowej

W art. 7 ust. 3 ustawy prawodawca określił zasadnicze przesłanki, jakimi powinien kierować się pracodawca, podejmując decyzję o wyłonieniu danej instytucji finansowej, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK. Nie są to wymogi wyłączne, bo ustawodawca w tym przepisie używa zwrotu „w szczególności”, co wskazuje, że poza przesłankami wskazanymi w treści przepisu
mogą istnieć także inne, którymi będzie kierował się pracodawca. Jako trzy główne przesłanki wyboru instytucji finansowej należy wskazać: ocenę proponowanych przez instytucję finansową warunków zarządzania środkami gromadzonymi w PPK, efektywność w zarządzaniu aktywami oraz doświadczenie w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi.

Warunki zarządzania

Jako pierwszą przesłankę ustawodawca wymienia ocenę proponowanych przez instytucję finansową warunków zarządzania środkami gromadzonymi w ramach PPK. Niestety ustawodawca w ustawie nie wskazał jednoznacznie, co należy rozumieć przez warunki zarządzania. Mimo to należy przyjąć, że w ramach tej przesłanki pracodawca powinien przede wszystkim dokonywać oceny wysokości kosztów związanych z zarządzaniem PPK przez daną instytucję finansową, oceniać politykę inwestycyjną poszczególnych funduszy i subfunduszy oraz wszelkie rozwiązania związane z operacjami dokonywanymi w ramach PPK, np. w zakresie terminów lub obciążeń kosztowych i administracyjnych.

Efektywność w zarządzaniu aktywami

Druga przesłanka to efektywność w zarządzaniu aktywami. Przez efektywność należy rozumieć działanie, którego celem jest osiągnięcie najlepszego rezultatu przy wykorzystaniu określonej ilości zasobów. Innymi słowy, powinien to być osiągnięty przez dany fundusz lub subfundusz wynik (stopa zwrotu) przy porównywalnym poziomie ryzyka inwestycyjnego w określonym czasie. Ustawodawca nie nakazuje jednak podmiotom zatrudniającym stosowania żadnego ze wskaźników pomiaru efektywności znanych w ekonomii, ograniczając się do kierunkowego wskazania jako jednej z przesłanek wyboru instytucji finansowej właśnie efektywności w zarządzaniu.

Nie ograniczono przy tym okresu, za jaki powinna być brana pod uwagę efektywność, ani nie zdefiniowano innych mierników oceny efektywności.

Doświadczenie w zarządzaniu funduszami

Trzecią przesłanką wyboru instytucji finansowej jest doświadczenie instytucji w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi. W ustawie brak jest szczegółowych wytycznych, co należy rozumieć przez doświadczenie. Można jednak przyjąć, że należy przez to rozumieć zarówno okres zarządzania przez daną instytucję finansową funduszami inwestycyjnymi lub emerytalnymi, jak i oferowanie w dotychczasowej działalności produktów, w ramach których możliwe jest gromadzenie przez uczestników dodatkowych oszczędności emerytalnych, np. wspomnianych już pracowniczych programów emerytalnych.

Interes osób zatrudnionych

Poza wskazanymi trzema przesłankami pracodawca przy wyborze instytucji finansowej powinien jeszcze mieć na uwadze najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych. Również w tym wypadku ustawa nie zawiera definicji „najlepiej rozumianego interesu osób zatrudnionych”. Jest to rodzaj swoistej klauzuli generalnej, jaką powinien kierować się pracodawca, dokonując na podstawie trzech opisanych wyżej przesłanek wyboru instytucji finansowej.

Warunki nie mniej korzystne niż oferta na portalu PPK. Artykuł 7 ust. 6 ustawy wskazuje, że postanowienia umowy o zarządzanie PPK nie mogą być mniej korzystne niż warunki oferowane przez instytucję finansową na portalu PPK na dzień zawarcia tej umowy. Przepis ten stanowi gwarancję dla pracodawców oraz uczestników PPK, że podjęta decyzja o wyborze oferty określonej instytucji finansowej będzie uwzględniała najlepsze możliwe warunki oferowane przez ten podmiot.