Jakie minimalne przerwy między kontrolami ZUS przewidują przepisy? Dlaczego odmowa wglądu do akt może być podstawą do uchylenia decyzji ZUS? Czy niezłożenie zastrzeżeń do protokołu kontroli wpłynie na możliwość zaskarżenia decyzji? Jak można prawnie podważyć pismo odmawiające korekty składek?
Spodziewam się kolejnej kontroli z ZUS, a niedawno zakończyła się poprzednia. Mam wątpliwości, czy mogą one być tak często przeprowadzane. Moja firma zatrudnia pięciu pracowników, a obrót nie przekracza 800 tys. zł. Od niedawna często wyjeżdżam. Czy muszę być obecny przy każdej czynności kontrolnej, czy też mogę kogoś upoważnić?
Artykuł 55 prawa przedsiębiorców wprowadza limit czasu trwania kontroli u przedsiębiorców. Zgodnie z nim czas trwania wszystkich kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać w odniesieniu do:
- mikroprzedsiębiorców – 12 dni roboczych;
- małych przedsiębiorców – 18 dni roboczych;
- średnich przedsiębiorców – 24 dni roboczych;
- pozostałych przedsiębiorców – 48 dni roboczych.
W opisywanej sytuacji będzie miał zastosowanie limit 12 dni, ponieważ przedsiębiorcę można zaliczyć do grupy mikroprzedsiębiorców. Definicja określona została w art. 7 ust. 1 pkt 1 prawa przedsiębiorców. Mikroprzedsiębiorcą jest ten, który w co najmniej jednym roku z ostatnich dwóch lat obrotowych spełniał łącznie następujące warunki:
- zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników, oraz
- osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 mln euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 mln euro.
Przepisy nie zawierają jednak minimalnej przerwy między kontrolami, teoretycznie zdarzyć się więc może, że kolejna zostanie wszczęta stosunkowo niedawno po zakończeniu poprzedniej.
Obecność przedsiębiorcy w trakcie kontroli została uregulowana w art. 50 prawa przedsiębiorców. W ust. 1 postanowiono, że czynności kontrolne wykonuje się w obecności przedsiębiorcy lub osoby przez niego upoważnionej. Przewidziano jednak kilka wyjątków od tej zasady. Zgodnie zaś z art. 89 ust. 3 i 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych w przypadku nieobecności płatnika składek kontrola może być wszczęta po okazaniu legitymacji służbowej kontrolującego i upoważnienia do kontroli osobie upoważnionej do reprezentowania lub prowadzenia spraw płatnika składek. Obecny w czasie kontroli płatnik, a także osoba przez niego wskazana, mają prawo uczestniczyć w czynnościach kontrolnych. Z systematyki tych regulacji wynika, że przedsiębiorca jest uprawniony do wyznaczenia osoby upoważnionej – zarówno do samej obecności przy czynnościach kontrolnych, jak i do uczestniczenia w tych czynnościach.
Trzeba jednak zaznaczyć, że nawet w sytuacji nieobecności przedsiębiorcy i osoby upoważnionej kontrola może się odbyć. Jak wynika z art. 50 ust. 5 prawa przedsiębiorców, w przypadku nieobecności przedsiębiorcy lub osoby przez niego upoważnionej czynności kontrolne mogą być wykonywane w obecności innego pracownika lub osoby zatrudnionej w ramach innego stosunku prawnego (tzw. osoba czynna w lokalu firmy) lub w obecności przywołanego świadka, którym powinien być funkcjonariusz publiczny, niebędący jednak pracownikiem organu przeprowadzającego kontrolę.
Podstawa prawna
• art. 50, art. 55 ust. 1 ustawy z 6 marca 2018 r. ‒ Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1292)
• art. 89 ust. 3 i 4 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 300; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1590)
Wniosłem odwołanie od decyzji ZUS przenoszącej na mnie jako byłego prezesa zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialności odpowiedzialność za nieopłacone składki. Organ rentowy odmówił mi bowiem wglądu do akt na etapie postępowania przed wydaniem decyzji. Czy jest to podstawa do jej uchylenia przez sąd?
Jeszcze do niedawna uchylenie decyzji przez sąd I instancji z powodów naruszenia przepisów kodeksu postępowania administracyjnego (dalej: k.p.a.) przez ZUS było niemożliwe. Jednak nowelizacja kodeksu postepowania cywilnego (dalej: k.p.c.) wprowadziła taką możliwość. I tak zgodnie z obowiązującym od 7 listopada 2019 r. art. 4771 par. 21 k.p.c., jeżeli decyzja nakładająca na ubezpieczonego zobowiązanie, ustalająca wymiar tego zobowiązania lub obniżająca świadczenie, została wydana z rażącym naruszeniem przepisów o postępowaniu przed organem rentowym, to sąd uchyla tę decyzję i przekazuje sprawę do ponownego rozpoznania organowi rentowemu.
W tym wypadku zakres badania sądu obejmuje nie tylko naruszenie prawa administracyjnego materialnego, lecz także przepisy postępowania przed organem rentowym. Jeżeli sąd ustali istnienie takiego rodzaju naruszenia, to uchyla decyzję i przekazuje sprawę do ponownego rozpoznania organowi rentowemu. Co istotne, przepis ten dotyczy jedynie trzech rodzajów decyzji, a mianowicie nakładających na ubezpieczonego zobowiązanie, ustalających wymiar tego zobowiązania lub obniżających świadczenie. Ustawodawca, kierując się względami społecznymi, ograniczył możliwość wydania orzeczenia kasatoryjnego do tych decyzji, których uchylenie nie doprowadzi do pozbawienia ubezpieczonego środków utrzymania. Niewątpliwie decyzja przenosząca na prezesa zarządu odpowiedzialność za niezapłacone składki należy do kategorii decyzji, które mogą być uchylane.
Jednak nie każde uchybienie w procedowaniu przed organem rentowym ma taką rangę, by wymagało prowadzenia sprawy od nowa. Tylko rażące naruszenie przepisów o postępowaniu przed organem rentowym uzasadnia uchylenie decyzji i przekazanie sprawy do ponownego rozpoznania. Może to być rażące naruszenie w zakresie treści (brak oznaczenia stron, niewskazanie sposobu obliczenia świadczenia lub składki), sposobu wydania (wydanie przez osobę nieuprawnioną) i postępowania je poprzedzającego (bez podstawy prawnej lub przedwcześnie – bez zachowania terminów lub przesłanek wydania).
W mojej ocenie zachodzą zatem podstawy do uchylenia przez sąd zaskarżonej decyzji ZUS. Organ rentowy, odmawiając odwołującemu się prawa wglądu do akt jego sprawy, w sposób rażący naruszył bowiem art. 73 par. 1 k.p.a., który przyznaje stronie prawo wglądu do akt sprawy oraz sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów.
Podstawa prawna
• art. 47714 par. 21 ustawy z 17 listopada 1964 r. ‒ Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1460; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 2217)
• art. 73 par. 1 ustawy z 14 czerwca 1960 r. ‒ Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 2096; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 2196)
W mojej firmie zakończyła się kontrola ZUS. Doręczono mi protokół kontroli, jednak przez nadmiar obowiązków zapomniałem złożyć zastrzeżenia. Czy mimo to mogę zaskarżyć decyzję wydaną na podstawie protokołu?
W rozdziale 10 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa) uregulowano zasady przeprowadzania kontroli przez ZUS. Zgodnie z art. 86 ust. 2 ustawy systemowej kontrola może obejmować w szczególności:
- zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych,
- prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek,
- ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu,
- prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe,
- wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych,
- dokonywanie oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek.
Dla odpowiedzi na zadane pytanie kluczowe znaczenie ma jednak art. 91 ustawy systemowej, w którym wskazano elementy składowe protokołu kontroli, tj. dane dotyczące:
- jednostki organizacyjnej ZUS,
- kontrolowanego płatnika składek,
- inspektorów ZUS,
- zakresu kontroli,
- czas trwania kontroli z określeniem daty wszczęcia i zakończenia,
- dokonanych ustaleń z podaniem podstaw prawnych,
- dowodów.
Do tego dochodzi jeszcze pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń oraz pieczęć i podpis inspektora wraz z informacją o wpisie do książki kontroli.
Protokół sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden doręcza się kontrolowanemu płatnikowi składek lub osobie upoważnionej do reprezentowania lub prowadzenia jego spraw. Płatnik ma prawo w terminie 14 dni od daty otrzymania protokołu złożyć pisemne zastrzeżenia do jego ustaleń, wskazując równocześnie stosowne środki dowodowe. Inspektor kontroli ma obowiązek rozpatrzyć zgłoszone zastrzeżenia i w razie potrzeby podjąć dodatkowe czynności kontrolne. O sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń płatnika informuje się na piśmie. Protokół kontroli stanowi podstawę do wydania decyzji.
Z żadnego przepisu ustawy systemowej nie wynika, by zaniechanie wniesienia zastrzeżeń do protokołu uniemożliwiało zaskarżenie decyzji, która będzie wydana na podstawie ustaleń zawartych w takim protokole. Można więc stwierdzić, że niezłożenie zastrzeżeń, czy to z przyczyn zawinionych, czy niezawinionych, nie ma wpływu na możliwość złożenia odwołania ani tym bardziej na wynik postępowania sądowego.
Podstawa prawna
• art. 86 ust. 2, art. 91 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 300; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1590)
Prowadzę działalność gospodarczą. Właśnie otrzymałem pismo informacyjne, że ZUS odmawia korekty wysokości składek na ubezpieczenie społeczne. Pismo nie ma formy decyzji, ale przecież ZUS o czymś zdecydował. Czy i jak mogę się odwołać?
Przede wszystkim wskazać należy, jaki zakres spraw podlega rozpoznaniu przez sądy administracyjne. Sądy te są uprawnione do merytorycznego rozpoznania skargi na akty i czynności objęte ich właściwością rzeczową. W art. 3 par. 2 pkt 1 prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi postanowiono, że kontrola działalności administracji publicznej przez sądy administracyjne obejmuje orzekanie w sprawach skarg na decyzje administracyjne.
Należy jednak zauważyć, że ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa) przewiduje w pewnych sprawach właściwość sądu administracyjnego, ale w większości spraw właściwy będzie sąd powszechny. Od decyzji w indywidualnych sprawach dotyczących np. zgłaszania do ubezpieczeń lub ustalania wymiaru składek stronie przysługuje odwołanie do właściwego sądu w terminie i według zasad określonych w przepisach kodeksu postępowania cywilnego (dalej: k.p.c.). Z tym przepisem koreluje art. 476 par. 2 k.p.c., z którego wynika, że przez sprawy z zakresu ubezpieczeń społecznych rozumie się sprawy, w których wniesiono odwołanie od decyzji organów rentowych, dotyczących: ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia rodzinnego; emerytur i rent; innych świadczeń w sprawach należących do właściwości ZUS. Z kolei od decyzji przyznającej świadczenie w drodze wyjątku oraz od decyzji odmawiającej przyznania takiego świadczenia, od decyzji w sprawach o umorzenie należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne, a także od decyzji w sprawie wykreślenia zastawu skarbowego z rejestru odwołania do sądu powszechnego nie przewiduje. Strona ma za to prawo wniesienia wniosku do prezesa ZUS o ponowne rozpatrzenie sprawy, a następnie skargi do wojewódzkiego sądu administracyjnego.
Szczególnie pomocne w ocenie opisywanej sytuacji może być stanowisko zawarte w postanowieniu Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Rzeszowie z 4 listopada 2019 r., sygn. akt I SA/Rz 746/19. Sąd w zbliżonym stanie faktycznym przyjął, że tego rodzaju sprawa nie jest sprawą administracyjną i nie podlega skardze do sądu administracyjnego, mimo że skarżący określił swoje pismo jako skargę. Jednocześnie wskazał, że tego rodzaju informacja ZUS (odmowa korekty składek) stanowi sprawę cywilną, a w konsekwencji skarżący powinien dochodzić swych racji przed sądem powszechnym.
Podobnie więc w opisywanej sytuacji ‒ przedsiębiorca powinien złożyć odwołanie do sądu powszechnego, udowadniając, że pismo stanowi decyzję w indywidualnej sprawie w rozumieniu ustawy systemowej.
Podstawa prawna
• art. 83 ust. 1, 2 i 4 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 300; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1590)
• art. 3 ustawy z 30 sierpnia 2002 r. ‒ Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 2325; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 2200)