Pracodawcom zostały trzy tygodnie na zapewnienie odpowiednich warunków przechowywania dokumentacji pracowniczej osób, których zatrudnienie ustało przed 1 stycznia 2019 r. Tak wynika z przepisów przejściowych rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2369).
Firmy miały rok na to, aby papierowe akta byłych zatrudnionych były przechowywane w sposób zgodny z nowymi przepisami. Chodzi o stworzenie warunków zabezpieczających je przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w miejscu składowania odpowiedniej wilgotności i temperatury. Pracodawca musi też zabezpieczyć takie pomieszczenie przed dostępem osób nieuprawnionych.
– W praktyce firmy już wcześniej spełniały takie wymogi. To polska specyfika, że miejsca przechowywania dokumentacji pracowniczej są zazwyczaj bardzo dobrze zabezpieczone. W związku z tym nie wydaje się, aby ten termin robił wielkie wrażenie w działach kadr – uważa Piotr Wojciechowski z Kancelarii Adwokackiej Piotr Wojciechowski, specjalista z zakresu prawa pracy.
ZOBACZ TEŻ: Czas pracy 2020
Wraz z upływem tego terminu dopełni się jednak gruntowna modyfikacja dokumentacji pracowniczej zapoczątkowana 1 stycznia 2019 r. Wprowadzone zmiany miały istotne znaczenie. Nowe przepisy umożliwiły digitalizację akt i prowadzenie ich np. wyłącznie w wersji elektronicznej, co może być znaczącym ułatwieniem działalności (możliwe jest jednak także prowadzenie ich w wersji papierowej lub mieszanej). Skróciły też – co do zasady – czas przechowywania dokumentacji. Kolejną ważną zmianą było wydzielenie nowej części akt osobowych pracowników (D), która obejmuje m.in. odpisy zawiadomienia o ukaraniu zatrudnionego oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez niego odpowiedzialności porządkowej. Nowe regulacje rozszerzyły też katalog dokumentów, które firma musi gromadzić (m.in. o skierowania pracowników na badania lekarskie). Które z tych zmian – z perspektywy rocznej praktyki – wywoływały najwięcej wątpliwości?
– Generalnie działy kadr dobrze poradziły sobie z nowymi wymogami. Pewne wątpliwości budziła forma przechowywania akt. Nie jest tajemnicą, że wiele firm jeszcze przed wejściem w życie zmian gromadziło niektóre dokumenty w wersji elektronicznej i drukowało je tylko w razie potrzeby – tłumaczy Piotr Wojciechowski.
Wtedy przepisy stanowiły, że akta pracownicze są przechowywane w wersji papierowej. Nie określały więc wymogów, jakie musiały spełniać dokumenty gromadzone na nośnikach elektronicznych. Nowe regulacje umożliwiły jednoznacznie digitalizację i wskazały zasady, jakie musi spełniać taka elektroniczna dokumentacja (m.in. pracodawca ma stosować odpowiednie, w odniesieniu do ilości danych i zastosowanej technologii, rozwiązania techniczne zapewniające jej dostępność, używalność i wiarygodność).
– Pojawiły się więc obawy co do możliwości przechowywania niektórych dokumentów na nośnikach elektronicznych i ich drukowanie w razie potrzeby. Nie wszyscy pracodawcy są bowiem w stanie od razu spełnić wymagania techniczne określone w rozporządzeniu. Jednak zarówno interpretacje resortu pracy, jak i działania inspekcji są w tym względzie racjonalne i praktyczne – dodaje mec. Wojciechowski.
Zdaniem ekspertów problemy wywołuje też konieczność wskazywania w ewidencji czasu pracy godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy przez zatrudnionego w danym dniu.
– Na pewno ułatwia to nadzór nad przestrzeganiem prawa pracy w firmach, bo można łatwiej ujawnić pracę w godzinach nadliczbowych. Wymóg ten nie uwzględnia jednak tego, że w wielu przedsiębiorstwach funkcjonują różne systemy potwierdzania obecności przez pracowników, od tradycyjnych podpisów na papierowych listach po bardziej skomplikowane, elektroniczne systemy – tłumaczy Małgorzata Lorenc z firmy Lorenc – Doradztwo Kadrowe.
Eksperci wskazują, że takie proste ewidencjonowanie godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy (na podstawie deklaracji pracowników) nie uwzględnia np. tego, czy dany zatrudniony wydłużył swój czas pracy samodzielnie czy też za zgodą i wiedzą przełożonego. A to ma istotne znaczenie przy ustalaniu, czy doszło do pracy w nadgodzinach.
