Firmy zatrudniające od 50 osób wzwyż czeka sporo pracy, by wdrożyć pracownicze plany kapitałowe. Będzie im o tyle prościej, że mogą skorzystać z doświadczeń największych podmiotów. Przy czym muszą uważać, by nie paść ofiarą zatorów po stronie instytucji finansowych - pisze Paulina Jastrzębiec Siemiątkowska, radca prawny, kancelaria Olesiński i Wspólnicy
Reklama
Pracownicze plany kapitałowe są już obecne w największych firmach. Przed nami jednak nowe wyzwanie, gdyż już od 1 stycznia 2020 r. systemem objęte zostaną średnie przedsiębiorstwa. A w ich przypadku wdrożenie PPK w pewnych aspektach będzie się różnić od dotychczasowego. Wskazujemy zatem, czego do tej pory nauczyły nas przeprowadzone wdrożenia i z czym muszą obecnie zmierzyć się średni pracodawcy.

Kogo dotyczy

Każdy podmiot zatrudniający co najmniej jedną osobę powinien zbadać, czy i jakie obowiązki zostały na niego nałożone przez ustawę ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz.U. poz. 2215 ze zm., ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1572, dalej: ustawa). Co istotne, ustawodawca zdecydował się na stopniowe wprowadzanie PPK, uzależnione od rozmiaru danej firmy.

Reklama
I tak – 1 stycznia 2020 r. PPK objęte zostaną podmioty, które na dzień 30 czerwca 2019 r. zatrudniały od 50 do 249 osób zatrudnionych. Uwaga: osoby zatrudnione celowo nie zostały tu nazwane pracownikami. Do PPK mogą być bowiem zapisane wszystkie osoby zatrudnione na podstawach wymienionych w ustawie, stanowiących tytuły do odprowadzania przez pracodawcę obowiązkowych składek na ubezpieczenia społeczne (nie chodzi więc wyłącznie o umowy o pracę).
Przedsiębiorca powinien dokładnie ocenić liczebność osób zatrudnionych w rozumieniu ustawy. Niedoszacowanie tej sumy i spóźnione wdrożenie PPK może bowiem skutkować odpowiedzialnością karną pracodawcy. Dla przykładu: niezawarcie umowy o zarządzanie PPK w terminie grozi karą grzywny w wysokości do 1,5 proc. funduszu wynagrodzeń.

Jak się przygotować

Cała faza wdrożeniowa PPK może zająć nawet do kilku miesięcy, dlatego średni przedsiębiorcy powinni rozpocząć przygotowania już teraz. W odróżnieniu jednak od tego, z czym mieliśmy do czynienia w 2019 r., wdrożenia w 2020 r. powinny już przebiegać płynniej. Polski Fundusz Rozwoju wydał bowiem szereg interpretacji dotyczących wątpliwych kwestii, które są na bieżąco aktualizowane (dostępne na portalu mojeppk.pl). Niezbędnej praktyki nabrali również doradcy oraz instytucje finansowe. Ponadto średni pracodawcy mogą także czerpać z licznych doświadczeń, wypracowanych w trakcie wdrożeń w dużych firmach. Wiedza ta pozwala przygotować praktyczny, zabezpieczający cały proces plan działania. Może być on oparty m.in. na następujących krokach:
1. Oszacowanie budżetu, w tym np. kosztu zewnętrznego doradcy, analiz lub samych składek.
2. Ustalenie zasad współpracy z reprezentacją pracowników / organizacją związkową.
3. Wybór instytucji finansowej.
4. Negocjacje umowy o zarządzanie PPK i jej zawarcie.
5. Dostosowanie systemu kadrowo-płacowego do obsługi PPK.
6. Opracowanie procedur wewnętrznych dotyczących PPK.
7. Przeszkolenie osób obsługujących PPK, zawarcie umowy o prowadzenie PPK i płynne odprowadzanie wpłat.
8. Plan akcji informacyjnej na rzecz osób zatrudnionych na każdym istotnym etapie wdrożenia.
Omówmy kilka z punktów, wiążących się z istotnymi wskazówkami dla średnich pracodawców.
Osoby zatrudnione w rozumieniu ustawy
• Pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę, z wyjątkiem przebywających na urlopach górniczych i urlopach dla pracowników zakładu przeróbki mechanicznej węgla oraz młodocianych
• Osoby fizyczne wykonujące pracę nakładczą, które ukończyły 18. rok życia
• Członkowie rolniczych spółdzielni produkcyjnych lub spółdzielni kółek rolniczych
• Osoby fizyczne, które ukończyły 18. rok życia, wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług
• Członkowie rad nadzorczych wynagradzani z tytułu pełnienia tych funkcji
• Osoby wskazane powyżej (prócz członków rad nadzorczych) przebywające na urlopach wychowawczych lub pobierające zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego
Uwaga! Wszystkie osoby muszą podlegać obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym ze wskazanych tytułów.

Współpraca z załogą

Decyzja o wyborze funduszu zarządzającego PPK powinna zostać podjęta w porozumieniu ze związkami zawodowymi albo reprezentacją osób zatrudnionych, jeśli związków brak. Pracodawca jest uprawniony do samodzielnego działania, ale wyłącznie wtedy gdy obie strony nie dojdą do kompromisu w określonym terminie (tj. na miesiąc przed upływem terminu, w którym pracodawca ma obowiązek zawarcia umowy o zarządzanie PPK). Wobec tego współpraca z organami przedstawicielskimi powinna zostać dobrze zaplanowana.
W dotychczas przeprowadzanych wdrożeniach etap ten zabierał stosunkowo sporo czasu z uwagi na konieczność uzyskania konsensu pomiędzy pracodawcą a często licznymi związkami zawodowymi. W takich przypadkach okazywało się to sporym wyzwaniem logistycznym. Można szacować, że dla średnich przedsiębiorstw wybór funduszu powinien przebiec sprawniej – chociażby ze względu na zazwyczaj węższe struktury organizacji związkowych.
Wciąż jednak ważna jest budowa harmonogramu rozmów i odpowiedź na pytanie „czy mam w ogóle z kim rozmawiać?”. W przypadku braku związków zawodowych pracodawca powinien bowiem prowadzić dialog z reprezentacją pracowników. Ustawodawca nie tłumaczy przy tym, jak powinien kształtować się skład takiej reprezentacji, wspominając jedynie, że ma być ona wyłoniona w trybie przyjętym w danym podmiocie. Średni pracodawca powinien zatem zastanowić się, czy w jego zakładzie działa już taka reprezentacja (wówczas potrzeba jej umocowania do udziału w wyborze instytucji finansowej w PPK; są też opinie według których ws. PPK należy wybrać nową reprezentację), a jeśli nie, to jak dokonać jej wyboru, zapewniając transparentność i legalność tego procesu. Reprezentacja powinna być bowiem organem przedstawicielskim całej kadry osób zatrudnionych objętych PPK. Pod uwagę należy więc wziąć nie tylko pracowników (co może być myląco intuicyjne), lecz także np. ozusowanych zleceniobiorców (jeśli jest to duża grupa w zakładzie pracy).

Wybór instytucji finansowej

Wybór instytucji finansowej powinien być indywidualnie dostosowany do każdego zakładu pracy. Ustawodawca narzuca jednak pewne kierunkowe kryteria wyboru. Są to: ocena proponowanych warunków zarządzania środkami w PPK, a także efektywność oraz doświadczenie w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi. Spoiwem łączącym wszystkie kryteria jest najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych.
Dotychczasowe wdrożenia ujawniły, że ocena tych kryteriów nie jest prosta. Odwołują się one bowiem do kategorii, które dla oceny wymagają fachowej wiedzy (np. efektywność rozumiana jako wyniki funduszy). Pomocne może się okazać zatem wsparcie doradców zewnętrznych, którzy przedstawią analizę kryteriów twardych – tj. analityczne porównanie wyników instytucji finansowych. Zasadne może być też wsparcie w analizie kryteriów miękkich – tj. porównania oferowanego wsparcia administracyjnego oraz obsługi tak pracodawcy, jak i uczestników PPK. Takie porównania uproszczą decyzję i wytłumaczą osobom zatrudnionym, skąd wybór danej instytucji.
Jakich terminów trzeba dochować
1 stycznia 2020 r. – objęcie obowiązkiem wdrożenia PPK
do 24 marca 2020 r. – wybór instytucji finansowej
do 24 kwietnia 2020 r. – zawarcie umowy o zarządzanie PPK
do 11 maja 2020 r. – zawarcie umowy o prowadzenie PPK
do 15 maja / 15 czerwca / 15 lipca 2020 r. – pierwsza składka
Uwaga! Terminy pierwszych składek uzależnione są od terminów: zawarcia umowy o prowadzenie PPK oraz wypłaty wynagrodzenia w zakładzie pracy, tj.:
• od pierwszego wynagrodzenia wypłacanego po dacie zawarcia umowy o prowadzenie PPK należy obliczyć i pobrać pierwsze wpłaty do PPK,
• następnie pierwszą wpłatę należy przekazać do wybranej instytucji finansowej w terminie wynikającym z umowy o zarządzanie PPK – maksymalnie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wpłaty te zostały obliczone i pobrane.

Zawarcie umowy o zarządzanie...

Do 24 kwietnia 2020 r. średni przedsiębiorca musi zawrzeć umowę o zarządzanie PPK. Umowa ta reguluje zasady współpracy pomiędzy pracodawcą a instytucją finansową. Firmom tym powinno zatem zależeć na tym, aby instytucja finansowa zagwarantowała im jak najpełniejsze wsparcie w działaniu PPK.
Dotychczas zrealizowane wdrożenia pokazały, że negocjacje umowy o zarządzanie mogą być najbardziej czasochłonnym etapem. Instytucje finansowe mierzyły się bowiem po raz pierwszy z PPK, a znaczna liczba jednocześnie podpisywanych umów skutkowała zatorami po ich stronie. Co również ważne – najwięksi pracodawcy najczęściej decydowali się na duże instytucje o ugruntowanej renomie. To powodowało, że większość wniosków trafiła do kilku najbardziej znanych instytucji, które w krótkim okresie musiały podołać aktywacji PPK u dużej liczby pracodawców.
Średni przedsiębiorcy powinni więc wysnuć z tego następujące wnioski:
  • po pierwsze, rozpoczęcie negocjacji umowy o zarządzanie powinno nastąpić odpowiednio wcześnie. Zostawianie tego na ostatnie dni może skutkować niedochowaniem terminu;
  • po drugie grupa średnich przedsiębiorców jest liczniejsza, stąd wyższe ryzyko ponownych zatorów po stronie najbardziej popularnych funduszy. Może być to więc sygnał dla tych firm, aby pochylić się nad ofertami mniej znanych instytucji, gdyż mogą się one okazać bardziej aktywnymi partnerami. Warto też zaznaczyć, że średni przedsiębiorcy mogą być oceniani przez największe instytucje finansowe jako mniej atrakcyjny target. O ile instytucje te decydowały się na szerokie negocjacje umowy o zarządzanie w przypadku dużych pracodawców (którzy gwarantowali również potencjalnie spory przypływ uczestników PPK), tak w przypadku średnich z czysto biznesowych względów elastyczność i poziom obsługi mogą być już niższe. Wbrew pozorom kolejna fala wdrożeń PPK może więc okazać się szansą dla mniejszych instytucji.

...i o prowadzenie

Ustawa wymaga, aby do 11 maja 2020 r. podmiot zatrudniający zawarł z instytucją finansową umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz pracowników, którzy nie zrezygnowali z PPK. Umowa taka stanowi prawną podstawę dla objęcia danego uczestnika PPK. Ponieważ jej zawarcie zostało utożsamione z wgraniem listy uczestników PPK do odpowiedniego systemu, działanie to będzie leżało najczęściej po stronie pracowników kadrowych. Z tego względu do 11 maja pracownicy kadr powinni zostać przeszkoleni z zasad funkcjonowania PPK – przede wszystkim w zakresie obowiązków już po przystąpieniu do programu. Wątpliwości w stosowaniu ustawy bowiem nie brakuje. I dotyczą chociażby tego, jak obliczać staż pracy osób zatrudnionych na potrzeby PPK, co oznacza upływ czteroletniego okresu dla automatycznego zapisu, jak dokonywać korekt wpłat. Co więcej, aby usprawnić techniczny przebieg zawierania umowy o prowadzenie PPK, pracodawca powinien zadbać o dostosowanie systemu kadrowo-płacowego do systemu przygotowanego przez wybraną instytucję finansową. Przesyłanie informacji pomiędzy oboma systemami polega bowiem najczęściej na wymianie plików sporządzonych w odpowiedniej formie i o wymaganej treści. Jeśli system kadrowo-płacowy automatycznie nie generuje takich plików, może zaistnieć potrzeba ich ręcznego sporządzenia, co nie sprzyja ani sprawności, ani bezpieczeństwu takiego procesu. W tym zakresie dla średnich przedsiębiorców wprowadzenie zmian do systemów kadrowo-płacowych może okazać się trudniejsze, jeśli ich dostawcami są mniejsze podmioty, które nie oferują stosownych nakładek systemowych. Rozmowa z takim dostawcą powinna zatem być jednym z pierwszych działań po 1 stycznia – aby zagwarantować sobie wystarczającą ilość czasu dla wprowadzenia innego systemu lub jego zmiany.

Benefit pracowniczy

Na końcu wspomnieć trzeba, że PPK oceniane powinno być także pod kątem jego roli jako benefitu pracowniczego. Największe firmy zazwyczaj posiadają rozbudowaną siatkę pozapłacowych zachęt dla osób zatrudnionych, dlatego taka funkcja PPK mogła do tej pory zginąć wśród innych bonusów.
Jeśli średni pracodawcy nie oferują wielu benefitów, mogą do tej kwestii podejść inaczej. PPK, mimo że będące obowiązkiem ustawowym, mogą okazać się dobrym sposobem na pozytywną politykę HR. Pracodawca posiada bowiem takie mechanizmy jak: podwyższenie finansowanej przez siebie składki dodatkowej, zróżnicowanie wysokości takiej składki wobec określonych grup pracowników lub chociażby świadomy wybór respektowanej instytucji finansowej (oczywiście w porozumieniu z przedstawicielstwem osób zatrudnionych).
Może się okazać, że wspomniane działania staną się z czasem zachętą motywującą pracowników i będą stanowić ważny element w ocenie podmiotu jako potencjalnego pracodawcy.