Wyjątkowo w tym roku, bo już po raz czwarty, trzeba pochylić się nad wyliczeniami związanymi z odpisami na ZFŚS. Do końca tego miesiąca należy dokonać ich korekty do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, ale uwzględniając przy tym dwie kwoty bazowe
Fundusz socjalny tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, dobrowolnych odpisów dodatkowych oraz ze zwiększeń. Pracodawcy, którzy w 2019 r. prowadzili zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS), mają obowiązek dokonania ostatecznej korekty odpisów pod koniec roku. Dlatego właśnie teraz, w grudniu, muszą odpis przeliczyć ponownie i ustalić jego wartość całoroczną, uwzględniając faktyczną przeciętną liczbę pracowników w roku kalendarzowym. Obejmuje ona pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny etat).

Odpisy

Reklama
Przypomnijmy, że tak jak co roku równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń na dany rok kalendarzowy, naliczonych zgodnie z zasadami zawartymi w ustawie o ZFŚS, pracodawcy przekazali na rachunek bankowy funduszu socjalnego w terminie do 30 września, z tym że do 31 maja przelali kwotę stanowiącą co najmniej 75 proc. równowartości odpisów podstawowych (art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS). I na tym kończy się rutyna, bo w tym roku była jeszcze mała rewolucja i wyjątkowo pojawił się jeszcze jeden termin – 31 października br. Wprowadziła go ustawa z 11 września 2019 r. o zmianie m.in. ustawy o ZFŚS. Podwyższyła ona m.in. też kwotę odpisu na fundusz liczony od sierpnia br. Przepis wprowadzający te zasady zaczął obowiązywać 23 października br. Zgodnie z nim podstawą naliczania ZFŚS jest:
– od 1 stycznia 2019 r. do 31 lipca 2019 r. wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2013 r. w wysokości 3278,14 zł;

Reklama
– od 1 sierpnia 2019 r. do 31 grudnia 2019 r. wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2014 r. w wysokości 3389,9 zł.
Oznacza to, że w 2019 r. odpis podstawowy na fundusz na jednego pracownika wynosi:
  • 1229,30 zł – od 1 stycznia do 31 lipca 2019 r.,
  • 1271,21 zł – od 1 sierpnia do 31 grudnia 2019 r.
Dlatego trzeba było przeliczyć odpisy i zwiększenia za 2019 r. proporcjonalnie do okresu obowiązywania danej podstawy ich ustalania: za pierwszych siedem miesięcy roku – według niższej podstawy, a za następne pięć miesięcy – według wyższej podstawy. Do 31 października 2019 r. właśnie trzeba było wpłacić różnicę między sumą uzyskanych wyników a łączną kwotą przelewów dokonanych na rachunek ZFŚS. Przy wyliczeniu tej korekty trzeba było uwzględnić dotychczas przekazaną kwotę równowartości dokonanych odpisów i zwiększeń naliczoną na zasadach obowiązujących przed nowelizacją. Teraz do 31 grudnia jest czas na przeprowadzenie ostatecznej korekty w związku ze zmianą stanu zatrudnienia. W tym celu należy wykazać faktyczne średnioroczne zatrudnienie, na którego podstawie ustalany jest odpis.

Dwa poglądy

Ustawa nowelizująca zmieniła tylko kwoty bazowe do wyliczenia wielkości odpisów. Nie zmieniły się zasady naliczania odpisów i liczby pracowników zawarte w rozporządzeniu w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na ZFŚS. W par. 3 tego rozporządzenia jasno wskazano, że przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się przez 12. Dlatego moim zdaniem na 31 grudnia 2019 r. trzeba ustalić rzeczywiste średnioroczne zatrudnienie w br. na zasadach podobnych jak we wcześniejszych latach. A po jej wyliczeniu uwzględnić przy wyliczeniach dwie kwoty bazowe obowiązujące w określonych miesiącach 2019 r. [ramka] Czyli postępujemy podobnie jak przy korekcie odpisu, jaką mieliśmy przekazać do 31 października z tym, że bierzemy pod uwagę faktyczną liczbę zatrudnionych, a nie jak wtedy planowaną. Po ustaleniu porównujemy kwotę przekazanego już odpisu i wyliczonego na koniec roku. W przypadku gdy zaplanowana liczba zatrudnionych była niższa niż stan zatrudnienia w rzeczywistości, na 31 grudnia należy dokonać uzupełnienia odpisu, a także uzupełnienia środków przekazywanych na wyodrębniony rachunek bankowy. Natomiast jeśli na koniec roku kalendarzowego faktyczna liczba zatrudnionych była niższa od planowanej, to należy dokonać korekty. Praktyką jest pozostawienie nadpłaty na rachunku. Środki niewykorzystane w danym roku kalendarzowym przechodzą bowiem na rok następny.
Sposób postępowania
Wariant 1. Jeśli zakładany na początku roku przeciętny stan zatrudnienia nie uległ zmianie w kolejnych miesiącach 2019 r., to pracodawca nie przeprowadza korekty odpisu na ZFŚS.
Wariant 2. Jednak jeżeli rzeczywiste zatrudnienie różni się od wcześniej ustalonego (planowanego), to pracodawca musi ponownie przeliczyć odpisy i zwiększenia na ZFŚS za 2019 rok. Musi uwzględnić przy wyliczeniach to faktyczne zatrudnienie i daną podstawę odpisu proporcjonalnie do okresu jej obowiązywania: za pierwszych siedem miesięcy roku – według niższej podstawy, za następne pięć miesięcy – według wyższej podstawy.
Wzór: (faktyczna ilość pracowników x kwota odpisu dla danego rodzaju zatrudnienia np. 1229,30 x 7/12) + (faktyczna ilość pracowników x kwota odpisu dla danego rodzaju zatrudnienia np.1271,21 x 5/12)
Pracodawca robi to odrębnie dla każdego rodzaju zatrudnienia, czyli wstawia w zależności od rodzaju pracownika odpowiednią kwotę, a następnie przelicza. Następnie porównuje wysokość odpisów na ZFŚS dokonanych na podstawie planowanego zatrudnienia z odpisami faktycznie należnymi i koryguje odpis. Do 31 grudnia 2019 r. pracodawca w przypadku niedopłaty powinien przekazać na konto ZFŚS brakujące środki, a w przypadku nadpłaty może ją z rachunku funduszu przekazać na rachunek bieżący lub zmniejszyć przyszłoroczny odpis na ZFŚS o tę kwotę nadpłaty.



Jest jednak także inny pogląd odnośnie ustalania faktycznej liczby zatrudnionych. Argumentacja wtedy jest następująca: ze względu na te dwie różne ww. kwoty bazowe do naliczania odpisu faktyczne przeciętne zatrudnienie należy także wyliczyć odrębnie dla dwóch okresów: od 1 stycznia do 31 lipca 2019 r., a także od 1 sierpnia do 31 grudnia 2019 r. Zgodnie z tym poglądem w tym roku nie wylicza się przeciętnego zatrudnienia dla całego roku.
Podstawy prawne
• art. 2 ustawy z 11 września 2019 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2019, ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz ustawy o Karcie Dużej Rodziny (Dz.U. z 2019 r. poz. 1907);
• art. 1 ust. 1, art. 2 pkt 5, art. 3 ust. 2, art. 5, art. 5h ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1352;
ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1907);
• par. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. nr 43, poz. 349).