Tę, która dotyczy przejętych pracowników, można prowadzić w innej formie niż tę, która odnosi się do osób dotychczas zatrudnionych u pracodawcy przejmującego. Jednak dokumenty danego rodzaju dotyczące jednej osoby nie mogą mieć jednej postaci do dnia transferu, a innej po tej dacie.
Po dyskusji trwającej kilka miesięcy ostatecznie przyjęto zasadę jednej postaci dla jednego rodzaju dokumentacji pracowniczej – przy czym dotyczy to także jednego pracownika, a nie całości załogi pracodawcy. Zatem może być tak, że np. dokumentacja urlopów wypoczynkowych dla pracowników biurowych będzie elektroniczna, a dla pracowników produkcyjnych, którzy nie mają dostępu do komputerów i nie mają udostępnionych pulpitów pracowniczych – papierowa. Jednak w ramach jednego rodzaju dokumentacji bezwzględnie już obowiązuje zasada, że wszystkie rodzaje dokumentów muszą mieć taką samą formę.
Reguły te komplikują się w przypadku przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę w trybie art. 231 kodeksu pracy. Przepisy rozporządzenia z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369) nie wskazują bowiem precyzyjnie obowiązków pracodawcy przejmującego.
Nie ulega jednak wątpliwości, że w efekcie przejścia zakładu pracy w trybie art. 231 k.p. pracodawca przejmujący wstępuje w prawa i obowiązki swojego poprzednika i kontynuuje prowadzenie dokumentacji pracowniczej. Wskazuje na to pośrednio również par. 7 ww. rozporządzenia, zgodnie z którym w przypadku przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę dotychczasowy pracodawca przekazuje mu całość dokumentacji pracowniczej przejmowanych osób. Przepis ten nie rozstrzyga jednak, jak taka dokumentacja ma być dalej prowadzona.
W tym zakresie pomocne jest stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wydane dla DGP, w którym resort przyjął, że dany rodzaj dokumentacji musi mieć jedną postać, ale dotyczy to konkretnego pracownika. Zatem może być tak, że dokumentacja osób przejętych będzie prowadzona w innej postaci niż dokumentacja dotychczasowych pracowników pracodawcy przejmującego.

Przykład 1

Odmienne zasady dla różnych pracowników
Pracodawca będący firmą logistyczną przejął magazyn od firmy konkurencyjnej wraz z zatrudnionymi w nim 100 osobami. Przez pracujących w magazynie wnioski urlopowe dotychczas były składane papierowo – w firmie nie wdrożono bowiem żadnej aplikacji do elektronicznego obiegu wniosków pracowniczych. Natomiast u pracodawcy przejmującego wnioski urlopowe składane są za pośrednictwem pulpitów pracowniczych, czyli w sposób elektroniczny. Nie ma jednak przeciwwskazań prawnych, aby pracownicy przejętego magazynu nadal składali papierowe wnioski urlopowe.
MRPiPS w stanowisku z 5 listopada 2019 r. zwraca jednak uwagę, że dokumentacja nie może być prowadzona do pewnej daty w jednej postaci, a później w innej postaci, gdyż musi spełniać wymagania m.in. integralności. Jeśli zatem pracodawca chciałby po przejęciu pracowników z innego zakładu pracy prowadzić ich dokumentację w innej formie niż jego poprzednik, to konieczne jest przekształcenie postaci wszystkich dokumentów nią objętych. Powyższe może być skutkiem decyzji biznesowej pracodawcy, ale czasami będzie to konieczne z uwagi na brak narzędzi teleinformatycznych u nowego pracodawcy.

Przykład 2

Gdy brak odpowiedniego systemu
Pracodawca przejął część innego zakładu pracy, w którym dokumentacja dotycząca urlopów wypoczynkowych ma postać elektroniczną, podczas gdy u niego stosowane są nadal papierowe wnioski urlopowe. Jeśli pracodawca nie wprowadzi od razu możliwości składania wniosków urlopowych elektronicznie, to będzie musiało dojść do zmiany postaci dokumentacji urlopowej przejętych pracowników z elektronicznej na papierową. Dotycząca ich dokumentacja nie może mieć bowiem innej postaci do daty przejęcia zakładu pracy i innej po dokonanym transferze. ©℗
Stanowisko MRPiPS z 5 listopada 2019 r. w sprawie postaci dokumentacji pracowniczej w przypadku przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę wydane dla DGP
W odpowiedzi na pytanie dotyczące postaci prowadzenia/przechowywania dokumentacji pracowniczej związanej z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego przekazanej nowemu pracodawcy w związku z przejściem zakładu pracy w trybie art. 231 Kodeksu pracy – informujemy, że zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy w brzmieniu nadanym ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357) pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza).
Obowiązkiem pracodawcy jest także przechowywanie dokumentacji pracowniczej w sposób zapewniający zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności (art. 94 pkt 9b k.p.).
Prowadzona odrębnie dla każdego pracownika dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, stosownie do § 6 pkt 2 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369), obejmuje m.in. dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego.
W przypadku, o którym mowa w art. 231 k.p., albo w odrębnych przepisach przewidujących następstwo prawne nowego pracodawcy w stosunkach pracy nawiązanych przez dotychczasowego pracodawcę, dotychczasowy pracodawca przekazuje dokumentację pracowniczą nowemu pracodawcy (§ 7 powołanego wyżej rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej). W takim przypadku dokumentacja przejmowanych pracowników przekazywana nowemu pracodawcy powinna być przekazana w takiej samej postaci, w jakiej była ona prowadzona i przechowywana w dniu transferu u pracodawcy przejmowanego.
Przepis art. 948 k.p. dopuszcza natomiast możliwość zmiany postaci, w której prowadzi się i przechowuje dokumentację pracowniczą i określa zasady takiej konwersji. Przewiduje on możliwość konwersji zarówno z postaci papierowej na elektroniczną, jak i z postaci elektronicznej na papierową. Wspomniana konwersja może być zastosowana także przez nowego pracodawcę w odniesieniu do dokumentacji pracowniczej przekazanej nowemu pracodawcy w związku z przejściem zakładu pracy w trybie art. 231 k.p.
Należy zauważyć, że przepisy Kodeksu pracy oraz ww. rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nie wprowadzają wymogu prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej w jednakowej postaci dla wszystkich zatrudnianych pracowników. Wybór postaci, w jakiej pracodawca będzie prowadził dokumentację pracowniczą poszczególnych pracowników, należy do pracodawcy. Podkreślić należy, że dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej (art. 9411 k.p.). Niezależnie natomiast od wybranej postaci pracodawca powinien pamiętać, aby prowadzić dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, czyli zgodnie z wymaganiami określonymi w art. 94 pkt 9b k.p. Konkretyzacja (uszczegółowienie) wspomnianych wymagań następuje w przepisach ww. rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.
Uwzględniając powyższe, dopuszczalne wydaje się, zdaniem resortu, prowadzenie i przechowywanie danej kategorii dokumentów zaliczanych do dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, jak np. dokumentów związanych z udzielaniem i korzystaniem z urlopów wypoczynkowych, dla określonej grupy pracowników w postaci papierowej (może to dotyczyć np. papierowej dokumentacji urlopowej pracowników przejętych przez nowego pracodawcę w trybie art. 231 k.p.), a dla innej, określonej grupy pracowników (np. dotychczasowych pracowników pracodawcy przejmującego) w postaci elektronicznej lub odwrotnie.
Przy czym, w przypadku przejęcia dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej przez pracodawcę, w którego zakładzie pracy dokumentacja pracownicza jest prowadzona np. wyłącznie w postaci papierowej i który nie jest w stanie zapewnić w odniesieniu do tej przejętej dokumentacji określonych w rozdziale 3 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wymagań dotyczących prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej, w szczególności dotyczących jej integralności oraz dostępności, zdaniem resortu, pracodawca powinien niezwłocznie dokonać zmiany postaci tej dokumentacji z elektronicznej na papierową, zgodnie z art. 948 § 3 k.p., tj. przez sporządzenie jej wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym oraz przekazać pracownikom, których ta zmiana dotyczy, informację, o której mowa w art. 949 k.p.
W tym kontekście należy zaznaczyć, iż zmiana postaci dokumentacji pracowniczej, o czym mowa w art. 948 k.p., następuje przez zastąpienie dotychczasowej postaci, w jakiej była ona prowadzona, inną postacią, a nie na rozpoczęciu od pewnego momentu (od pewnej daty, np. od daty przejęcia dokumentacji pracowniczej, która została przekazana do nowego pracodawcy wskutek transferu zakładu pracy w trybie art. 231 k.p.) prowadzenia tej dokumentacji w innej postaci. W tym ostatnim przypadku, w świetle ww. przepisu, nie może być bowiem mowy o zmianie postaci dokumentacji pracowniczej.
Powyższe znajduje potwierdzenie w art. 949 k.p., w którym jest mowa o możliwości odbioru przez pracownika poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej, w przypadku jej zmiany, o czym pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika (odpowiednio byłego pracownika, członków rodziny pracownika w razie jego śmierci). Dodatkowo, z art. 9410 k.p. wynika, że w przypadku nieodebrania przez pracownika poprzedniej postaci dokumentacji, pracodawca może tę poprzednią postać zniszczyć.
Zatem zmianę postaci dokumentacji pracowniczej należy rozumieć ściśle według art. 948 § 2 i § 3 k.p.; wykładnia rozszerzająca w świetle powołanych przepisów, w ocenie resortu, jest nieuprawniona.
Warto także dodać, że wspomnianej wyżej możliwości prowadzenia/przechowywania poszczególnych „części” dokumentacji pracowniczej – pod warunkiem zachowania jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności – w różnych postaciach nie należy utożsamiać z możliwością prowadzenia/przechowywania w odmiennych postaciach poszczególnych dokumentów wchodzących w skład określonych części dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (tj. np. wniosków urlopowych pracownika w postaci elektronicznej, a wniosków o przesunięcie jego urlopu w postaci papierowej, czy też np. wniosków urlopowych w różnych postaciach). Zróżnicowanie postaci prowadzonej dokumentacji może bowiem ograniczyć się wyłącznie do wyodrębnionych w § 6 części, tj. odrębnie dla lit a, b, c, d w pkt 1, oraz pkt 2, 3 i 4 tego przepisu. Nie jest zatem dopuszczalne prowadzenie i przechowywanie danej kategorii dokumentów związanych ze stosunkiem pracy, np. dokumentacji urlopowej dotyczącej konkretnego pracownika (także przejętego w trybie art. 231 k.p.), częściowo w postaci elektronicznej, a częściowo w postaci papierowej.
Przedstawiając powyższe, resort pragnie jednocześnie podkreślić, że wyrażane przez resort poglądy prawne i oceny nie są wiążące dla stron konkretnych stosunków pracy, organizacji pracodawców, organizacji pracowników, Państwowej Inspekcji Pracy oraz sądów pracy.