Pracodawca ma obowiązek pozyskać od zatrudnionego jego e-mail i numer telefonu na podstawie ustawy o pracowniczych planach kapitałowych (PPK). Nie musi mieć zgody podwładnego na ich przekazanie do instytucji prowadzącej PPK.
Tak wynika z odpowiedzi Urzędu Ochrony Danych Osobowych na pytanie DGP (opublikowano też komunikat w tej sprawie na stronie internetowej urzędu). Potwierdza ona nasze wcześniejsze ustalenia („UODO może zmienić zdanie o Planach”, DGP nr 216/2019 r.).
Zgodnie z art. 14 ust. 1 ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz.U. poz. 2215 ze zm.) pracodawca jest zobowiązany do zawarcia umowy o prowadzenie PPK z wybraną instytucją finansową. Umowa taka zawiera dane identyfikacyjne uczestnika pracowniczych planów, w tym adres e-mail oraz numer telefonu (art. 20 ust. 1). Kodeks pracy (art. 221 par. 1 i 3) nie przewiduje pozyskania takich informacji od zatrudnionego, ale firma ma prawo ich żądać na podstawie art. 221 par. 4 k.p. Zgodnie z tym przepisem pracodawca może domagać się podania dodatkowych danych, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (w tym przypadku ustawy o PPK).
– Brak pozyskania zgody pracownika na takie przetwarzanie jego danych nie będzie sprzeczny z zasadami przetwarzania zawartymi w RODO. Jednak pracodawca będzie tego dokonywał jedynie w celu przekazania danych do wybranej instytucji finansowej – tłumaczy Paulina Dawidczyk, dyrektor zespołu ds. sektora zdrowia, zatrudnienia i szkolnictwa UODO.
Jednocześnie podkreśla, że pracownik nie musi mieć adresu e-mail i telefonu. W polskim systemie prawnym nie istnieje żaden przepis, który zobowiązywałby osobę fizyczną do posiadania takich środków komunikacji.
– Pracodawca ma obowiązek prawny przekazania danych osobowych m.in. w postaci adresu poczty elektronicznej i numeru telefonu od pracownika, bez wyrażenia jego zgody, do wybranej instytucji finansowej, o ile pracownik takie dane mu udostępni – dodaje dyrektor Dawidczyk.
Paulina Zawadzka-Filipczyk, radca prawny z kancelarii Raczkowski Paruch, podkreśla, że UODO wycofał się ze swojej wcześniejszej opinii, opublikowanej we wrześniu 2019 r. w newsletterze dla inspektorów danych osobowych (zakładała potrzebę uzyskania zgody uczestnika PPK na przekazanie instytucji finansowej jego danych – numeru telefonu oraz adresu e-mail).
– Aktualne stanowisko UODO jest jak najbardziej słuszne – podkreśla.
Dodaje, że jeśli pracodawca w związku z wcześniejszym stanowiskiem urzędu odebrał od pracowników zgody na udostępnienie instytucji finansowej ich adresów e-mail i numerów telefonicznych, to aktualnie takie zgody są zbędne.
– Firma powinna więc skorygować przekazane pracownikom informacje o przetwarzaniu ich danych i wskazać prawidłową podstawę przetwarzania – podsumowuje mec. Zawadzka-Filipczyk. ©℗
