Jesteśmy firmą 250+. Umowę o prowadzenie pracowniczych planów kapitałowych (PPK) w imieniu pracowników zawarliśmy 7 października 2019 r. Jednak 25 października okazało się, że przez pomyłkę nie objęliśmy nią trzech osób. Czy umowę o prowadzenie w ich imieniu powinniśmy zawrzeć z datą 12 listopada 2019 r.? Jeśli tak, to czy powinniśmy naliczyć i przekazać za te osoby zaległe wpłaty do PPK?
Nie. Umowę o prowadzenie PPK w imieniu tych osób podmiot zatrudniający powinien zawrzeć niezwłocznie po tym, gdy zorientował się, że mimo obowiązku nie zawarł w ich imieniu i na ich rzecz umowy o prowadzenie PPK. Pierwsze wpłaty do PPK pracodawca powinien naliczyć pominiętym pracownikom od pierwszego wynagrodzenia wypłaconego im po zawarciu w ich imieniu umowy o prowadzenie.
Zgodnie z art. 134 ust. 2 ustawy o PPK (Dz.U. z 2018 r. poz. 2215 ze zm.) umowy o prowadzenie PPK podmiot zatrudniający zawiera w terminie do 10. dnia miesiąca następującego po upływie trzech miesięcy od dnia, o którym mowa odpowiednio w ust. 1 pkt 1–4 tego artykułu w imieniu i na rzecz osoby będącej w tym dniu osobą zatrudnioną, chyba że ta przed upływem tego terminu złoży deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK.
Przepisy przejściowe, o których mowa wyżej, nie regulują statusu osób zatrudnionych, dla których umowa o prowadzenie PPK nie zostanie zawarta w terminie. To oznacza, że należy w takiej sytuacji ocenić, czy istnieją przepisy ogólne, które można odpowiednio zastosować w takim przypadku. Przepisem tym jest art. 17 ustawy o PPK, zgodnie z którym jeżeli podmiot zatrudniający nie dopełni obowiązku zawarcia umowy o prowadzenie PPK nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin trzech miesięcy zatrudnienia, przyjmuje się, że w pierwszym dniu po upływie tego terminu z mocy prawa powstał stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK między osobą zatrudnioną a instytucjami finansowymi, z którymi podmiot zatrudniający zawarł umowę o zarządzanie PPK. Umowę o prowadzenie planu uważa się za zawartą na warunkach wynikających z umowy o zarządzanie PPK.
Intencją ustawodawcy wyrażoną w art. 17 ustawy o PPK było jak najszybsze objęcie umową o prowadzenie PPK osób zatrudnionych w podmiocie, który z jakichś powodów zwleka z zawarciem w ich imieniu i na ich rzecz umowy o prowadzenie PPK, z mocy samego prawa, tj. w pierwszym dniu po upływie terminu, w którym podmiot zatrudniający powinien zawrzeć w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej taką umowę.
W sytuacji opisanej w pytaniu, a więc w przypadku niezawarcia przez podmiot zatrudniający w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej umowy w terminach określonych w przepisach przejściowych, podmiot zatrudniający powinien w drodze analogii do reguły określonej w art. 17 ustawy o PPK zawrzeć umowę o prowadzenie PPK niezwłocznie po zorientowaniu się, że mimo ciążącego na nim obowiązku omyłkowo nie zawarł tej umowy dla części osób zatrudnionych.
Jeśli chodzi o wpłaty do PPK, podmiot zatrudniający powinien ich dokonywać, począwszy od wynagrodzenia wypłacanego tym osobom po zawarciu w ich imieniu umowy o prowadzenie PPK. Za okres od dnia, w którym podmiot zatrudniający zgodnie z przepisami przejściowymi ustawy o PPK powinien zawrzeć w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych umowę o prowadzenie PPK do dnia zawarcia umowy o prowadzenie PPK zaległych wpłat nie dokonuje się. Jeżeli umowa o prowadzenie PPK nie została zawarta w terminie zgodnym z przepisami przejściowymi do ustawy o PPK z przyczyn zawinionych przez podmiot zatrudniający, podmiot ten ponosi odpowiedzialność na zasadach ogólnych wynikających z kodeksu cywilnego.