statystyki

Bez kary za zbieranie adresów dla ZUS w aktach osobowych

autor: Łukasz Prasołek19.10.2019, 07:00
UODO stwierdziło, że unijne rozporządzenie RODO odnosi pojęcie „przetwarzania danych osobowych” do samych danych, a nie do dokumentów, w których są one zawarte.

UODO stwierdziło, że unijne rozporządzenie RODO odnosi pojęcie „przetwarzania danych osobowych” do samych danych, a nie do dokumentów, w których są one zawarte.źródło: ShutterStock

Taka praktyka jest popularna wśród pracodawców, choć resort rodziny uważa ją za nieprawidłową. Mimo to firmy, które ją stosują, nie powinny się obawiać sankcji ze strony UODO za naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych – jeśli tylko dane te będą właściwie wykorzystywane.

Zasady przechowywania dokumentacji prowadzonej przez pracodawców skomplikowały się znacznie w 2019 r. Z początkiem roku wprowadzono bowiem nowe pojęcie dokumentacji pracowniczej, na skutek czego pojawiło się wiele wątpliwości praktycznych co do możliwości przechowywania w aktach osobowych różnych rodzajów dokumentów. Na ten temat niejednokrotnie na naszych łamach wypowiadało się Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. W stanowisku z 8 lipca 2019 r. (zob. „Resort pracy i UODO tłumaczą, kiedy pozyskiwać adresy: zamieszkania, zameldowania i do korespondencji” –tygodnik Kadry i płace z 29 sierpnia 2019 r.) resort przyjął, że w kwestionariuszu (oświadczeniu) osobowym pracownika można wymagać podania przez niego wyłącznie adresu zamieszkania, natomiast nie powinny być tam wpisywane inne adresy, które zgodnie z przepisami prawa ubezpieczeń społecznych są niezbędne do zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń. W ocenie MRPiPS adresy zameldowania i do korespondencji powinny być więc podane tylko w druku ZUS ZUA (na marginesie zaznaczmy jednak, że adresy te mogą zostać podane jako dane kontaktowe z inicjatywy przyszłego pracownika jeszcze na etapie rekrutacji).

Z innego stanowiska resortu z 12 lipca 2019 r. (zob. „Dokumentacja płacowa jednak rozproszona. I aż trzy miejsca na jej przechowywanie” – tygodnik Kadry i Płace z 25 lipca 2019 r.) można natomiast wysnuć wniosek, że nie tylko druk ZUS ZUA, lecz także inne dokumenty zgłoszeniowe czy raporty wysyłane do ZUS nie powinny być przechowywane w aktach osobowych (co wynika m.in. z innych okresów przechowywania takich dokumentów niż czas przechowywania dokumentacji pracowniczej wynikający z kodeksu pracy).

Podejście takie jest jednak bardzo formalne i niepraktyczne. Na rynku pracy funkcjonują rozbudowane kwestionariusze osobowe, zawierające dane niezbędne do zgłoszenia do ZUS, a dokumentacja dotycząca ubezpieczeń jest często przechowywana w aktach osobowych (żeby nie mnożyć w kadrach dodatkowych teczek dla pracownika). W praktyce więc pojawił się problem, czy za takie działania mogą grozić kary z tytułu naruszenia zasad przetwarzania danych osobowych. W związku z powyższym skierowaliśmy do Urzędu Ochrony Danych Osobowych dwa pytania następującej treści:

1) Czy sposób pozyskiwania danych osobowych może mieć wpływ na karę za nieprawidłowości w ich przetwarzaniu, tj. w przypadku gdy jako pracodawca przetwarzam je już w kwestionariuszu osobowym pracownika, a nie dopiero w treści druku ZUS ZUA? Czy ma to znaczenie, że dane będą przechowywane w dwóch miejscach (w dwóch różnych dokumentach), skoro wykorzystam je w praktyce tylko do celów zgłoszenia do ZUS?


Pozostało jeszcze 61% treści

Czytaj wszystkie artykuły na gazetaprawna.pl oraz w e-wydaniu DGP
Zapłać 97,90 zł Kup abonamentna miesiąc
Mam kod promocyjny
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu tylko za zgodą wydawcy INFOR Biznes. Kup licencję

Polecane

Twój komentarz

Zanim dodasz komentarz - zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.

Widzisz naruszenie regulaminu? Zgłoś je!

Polecane