Taka praktyka jest popularna wśród pracodawców, choć resort rodziny uważa ją za nieprawidłową. Mimo to firmy, które ją stosują, nie powinny się obawiać sankcji ze strony UODO za naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych – jeśli tylko dane te będą właściwie wykorzystywane.
Zasady przechowywania dokumentacji prowadzonej przez pracodawców skomplikowały się znacznie w 2019 r. Z początkiem roku wprowadzono bowiem nowe pojęcie dokumentacji pracowniczej, na skutek czego pojawiło się wiele wątpliwości praktycznych co do możliwości przechowywania w aktach osobowych różnych rodzajów dokumentów. Na ten temat niejednokrotnie na naszych łamach wypowiadało się Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. W stanowisku z 8 lipca 2019 r. (zob. „Resort pracy i UODO tłumaczą, kiedy pozyskiwać adresy: zamieszkania, zameldowania i do korespondencji” –tygodnik Kadry i płace z 29 sierpnia 2019 r.) resort przyjął, że w kwestionariuszu (oświadczeniu) osobowym pracownika można wymagać podania przez niego wyłącznie adresu zamieszkania, natomiast nie powinny być tam wpisywane inne adresy, które zgodnie z przepisami prawa ubezpieczeń społecznych są niezbędne do zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń. W ocenie MRPiPS adresy zameldowania i do korespondencji powinny być więc podane tylko w druku ZUS ZUA (na marginesie zaznaczmy jednak, że adresy te mogą zostać podane jako dane kontaktowe z inicjatywy przyszłego pracownika jeszcze na etapie rekrutacji).
Z innego stanowiska resortu z 12 lipca 2019 r. (zob. „Dokumentacja płacowa jednak rozproszona. I aż trzy miejsca na jej przechowywanie” – tygodnik Kadry i Płace z 25 lipca 2019 r.) można natomiast wysnuć wniosek, że nie tylko druk ZUS ZUA, lecz także inne dokumenty zgłoszeniowe czy raporty wysyłane do ZUS nie powinny być przechowywane w aktach osobowych (co wynika m.in. z innych okresów przechowywania takich dokumentów niż czas przechowywania dokumentacji pracowniczej wynikający z kodeksu pracy).