Po podpisaniu umowy o prowadzenie PPK poinformowaliśmy pracowników, że jeśli ich zarobki nie przekraczają 120 proc. minimalnej płacy, mogą zmniejszyć swoje wpłaty do PPK z 2 proc. nawet do 0,5 proc. wynagrodzenia. Mamy obowiązek sprawdzić, czy jego zarobki faktycznie mieszczą się w tych granicach? Czy interesować powinny nas także dochody pracownika osiągane poza naszą firmą? Czy powinniśmy prosić zatrudnionych, aby składali oświadczenia, ile dorabiają do pensji?
Pracodawca nie może wymagać od pracowników składania takich oświadczeń. To, czy wysokość zarobków uprawnia pracownika do obniżenia wpłaty podstawowej, pracodawca weryfikuje jedynie w swoim przedsiębiorstwie.
Jeśli pracownik jest zatrudniony w więcej niż jednej firmie, sprawdzanie, czy może obniżyć swoją wpłatę do PKK, należy do niego samego. Prawo do obniżenia wpłaty podstawowej ma bowiem osoba, której wynagrodzenie osiągane z różnych źródeł w danym miesiącu nie przekracza kwoty odpowiadającej 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia. Oznacza to, że pracujący w więcej niż jednym miejscu pracy powinien sumować wynagrodzenie uzyskiwane ze wszystkich stosunków zatrudnienia, z których jest obowiązkowo lub dobrowolnie objęty ubezpieczeniami emerytalnym i rentowym.
Przyjmując deklarację o obniżeniu wpłaty podstawowej, pracodawca ma więc obowiązek sprawdzić tylko to, czy u niego pracownik nie zarabia zbyt dużo. Jeśli jego dochody mieszczą się w ustawowych granicach, a więc nie przekraczają 120 proc. minimalnego wynagrodzenia, czyli obecnie 2700 zł (w 2020 r. będzie to już 3120 zł), powinien taką deklarację uwzględnić. Od następnego miesiąca musi naliczać już niższe wpłaty podstawowe za tę osobę.
Chodzi tu jednak tylko o wpłaty finansowane przez zatrudnionego. Fakt, że postanowił on zmniejszyć swoje obciążenia finansowe i płacić mniej do PPK, nie oznacza, że obniżce ulegnie też wpłata finansowana przez pracodawcę.
Pracodawcy mają czasami wątpliwości, czy zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy albo przebywający przez część miesiąca np. na urlopie bezpłatnym też ma prawo złożyć deklarację obniżającą jego wpłatę podstawową. Odpowiadając na to pytanie, należy podkreślić, że uprawnienie do obniżenia wpłaty do PPK finansowanej przez uczestnika jest uzależnione wyłącznie od wysokości osiąganego przez niego wynagrodzenia. A zatem osoby zatrudnione na podstawie umów o pracę nawet w niepełnym wymiarze czasu pracy są uprawnione do złożenia takiej deklaracji, jeśli ich wynagrodzenie nie przekracza kwoty 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia. Oznacza to, że nie przeliczamy wynagrodzenia takiej osoby do pełnego etatu.
W przypadku osób, które przepracowały tylko część miesiąca z przyczyn usprawiedliwionych (absencja chorobowa, urlop bezpłatny), ważna jest podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne osiągana z tytułu umowy o pracę w przeliczeniu na pełny miesiąc. Jeśli będzie ona równa lub niższa niż kwota odpowiadająca 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia (w umowie o pracę nie zagwarantowano kwoty przekraczającej 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia), należy przyjąć, że zatrudniony ma w danym miesiącu prawo do złożenia deklaracji obniżenia wpłaty podstawowej
Pracodawcy powinni pamiętać, że mają obowiązek weryfikacji wysokości zarobków pracowników także w kolejnych miesiącach. Jeśli więc wynagrodzenie zatrudnionego korzystającego z obniżonej wpłaty podstawowej w jednym miesiącu przekroczy 120 proc. minimalnej płacy, pracodawca ma obowiązek w tym miesiącu naliczyć mu wpłatę do PPK w wysokości standardowej, czyli w wysokości 2 proc. wynagrodzenia.