We wrześniu 2019 r. pracownik zachorował i ma z tego tytułu prawo do zasiłku chorobowego. Jego wynagrodzenie składa się z pensji zasadniczej oraz zmiennej premii miesięcznej redukowanej odpowiednio do dni nieobecności z przyczyn usprawiedliwionych. Jednak premia za sierpień 2019 r. nie została jeszcze wypłacona i nie wiadomo, czy tak się stanie do czasu sporządzenia listy wypłat zasiłków. Jak postąpić z premią – czy obliczyć podstawę bez tej premii, a potem po wypłacie podstawę przeliczyć?

ODPOWIEDŹ

Nie. Do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się wynagrodzenie miesięczne wypłacone za okres od września 2018 r. do sierpnia 2019 r. oraz premie miesięczne wypłacone za miesiące od września 2018 r. do czerwca 2019 r. oraz premię za lipiec 2019 r. ‒ w podwójnej wysokości. Po wypłacie zaległej premii nie ma potrzeby wyrównywania zasiłku.
Podstawę wymiaru zasiłków oblicza się ze średnich zarobków pracownika uzyskanych przez niego za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc wystąpienia niezdolności do pracy. Natomiast gdy niezdolność powstała przed upływem tego okresu ubezpieczenia, podstawę zasiłkową wyznacza się, przyjmując przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe tego zatrudnienia. Przez wynagrodzenie rozumie się tu przychód pracownika, od którego naliczane są składki na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe oraz chorobowe, finansowanych ze środków pracownika. Podstawę zasiłku oblicza się, przyjmując te składniki wynagrodzenia, które: podlegają obłożeniu składkami na ubezpieczenia społeczne oraz nie przysługują za okresy niezdolności do pracy.

Brak wypłat za poprzedni okres

Bywa, że składniki wynagrodzenia, które powinny być uwzględnione w podstawie wymiaru zasiłku, przysługują, lecz nie zostały wypłacone do czasu ostatecznego sporządzenia listy wypłat zasiłków chorobowych. Wtedy do podstawy wymiaru tego zasiłku przyjmuje się tylko te składniki, które zostały wypłacone, przy czym składnik za ostatni (poprzedni) okres ‒ w podwójnej wysokości. W przypadkach gdy w podstawie zasiłkowej zostanie uwzględniona np. premia (bądź inny składnik) w wysokości wypłaconej za poprzedni okres, późniejsza wypłata tego składnika wynagrodzenia, a więc już po ustaleniu podstawy wymiaru zasiłku, nie powoduje ponownego obliczenia tej podstawy. [przykład 1]
Może się też zdarzyć, że kwartalne czy też miesięczne składniki wynagrodzenia nie zostały wypłacone również za okresy poprzednie. Wtedy podstawę wymiaru zasiłku ustala się bez tych składników, ale po ich wypłaceniu podstawę tę należy przeliczyć, tj. włączyć do niej dokonane wypłaty i wypłacić wyrównanie wysokości zasiłku.
Jeżeli do podstawy wymiaru zasiłku został przyjęty składnik wynagrodzenia w wysokości wypłaconej za poprzedni okres, a następnie pracodawca podjął decyzję, że ten składnik jednak pracownikowi nie przysługuje, podstawę wymiaru zasiłku przelicza się, wyłączając z niej ten składnik za okres zasiłku przysługującego od daty, od której podjęto decyzję o braku jego wypłaty.
Są przypadki, że zakład pracy, co prawda, podjął decyzję o zaprzestaniu wypłaty składnika wynagrodzenia od określonej daty, ale zmieniając zasady wynagradzania, włączył ten składnik w całości lub w części do innego lub zamienił na inny składnik. Wtedy omówiona zasada nie ma zastosowania, a więc taki składnik podlega wliczeniu do podstawy. [przykład 2]

Podwyżka pensji wstecz

Zdarza się, że pracodawca podnosi wynagrodzenia, ale obejmuje podwyżką okres wsteczny, tzn. decyduje o przyznaniu podwyżki od jakiegoś terminu w przeszłości. Wówczas za okres między tym terminem a dniem wprowadzenia zmiany pracownikom przysługuje wyrównanie. Oznacza to taki stan faktyczny, w którym już wcześniej pracownicy mieli prawo do większej pensji. Wzrost wynagrodzenia sięgający przeszłych miesięcy oznacza konieczność dokonania przeliczeń nie tylko samego wynagrodzenia zasadniczego, aby obliczyć kwotę wyrównania, lecz także wszystkich innych dodatkowych składników, które pracownik otrzymuje i których podstawą ustalania jest właśnie stawka zasadnicza, w tym zasiłków. Po wypłacie wyrównania zasiłki podlegają ponownemu przekalkulowaniu w związku z podwyżką pensji, o ile zmiana obejmuje miesiące uwzględnione wcześniej w podstawie wymiaru świadczenia.
Jeżeli w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru zasiłku chorobowego, niektóre składniki wynagrodzenia, np. premie, prowizje, zostały wypłacone zaliczkowo, to do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się te składniki w wysokości wypłaconej zaliczkowo, a po ich wyrównaniu podstawę wymiaru zasiłku się przelicza, uwzględniając te składniki, i dopłaca zasiłek.

Składniki terminowe

Bywają składniki płacowe przyznawane tylko na pewien okres ze względu np. na powierzenie pracownikowi jakiejś funkcji lub większej liczby obowiązków. Wówczas przy kalkulowaniu podstawy zasiłkowej należy pamiętać o zasadzie wynikającej z art. 41 ust. 2 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej: ustawa zasiłkowa), mówiącej, że składników wynagrodzenia przysługujących w myśl umowy o pracę lub innego aktu, na podstawie którego powstał stosunek pracy tylko do określonego terminu, nie uwzględnia się przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku/wynagrodzenia chorobowego należnego za okres po tym terminie. Ta zasada ma również odpowiednie zastosowanie do składników wynagrodzenia, których wypłaty zaprzestano na podstawie układu zbiorowego pracy lub przepisów o wynagradzaniu. Zatem składniki wynagrodzenia przysługujące do określonego terminu uwzględnia się w podstawie wymiaru chorobowego tylko za okres przypadający do tego terminu. [przykład 3]

Zmiana warunków płacowych

Przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego uwzględnia się przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres 12 miesięcy kalendarzowych (lub krótszy), nawet jeżeli w tych okresach nastąpiła zmiana wysokości wynagrodzenia na skutek objęcia innego stanowiska pracy lub zmiany warunków wynagradzania ustalonych w umowie o pracę. Oznacza to, że w całym obranym okresie, z którego liczona jest podstawa, pracownik wcale nie musiał być jednakowo opłacany. Mogło się zdarzyć, że wskutek wypowiedzenia lub porozumienia zmieniającego doszło do podwyżki czy obniżenia pensji. Wtedy ustala się podstawę z faktycznych wynagrodzeń wypłacanych za przyjmowane miesiące.
Należy też uważać na zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę. Co roku ono wzrasta, a wraz z nim najniższa podstawa wymiaru zasiłków (po odliczeniu składek społecznych pracownika). Jeśli pracownik choruje na przełomie roku lub przebywa na urlopie macierzyńskim, to warto sprawdzić, czy podstawa w porównaniu z nową podstawą minimalną nie jest za niska. Jeśli spadła poniżej granicy, trzeba ją podnieść.

Przerwy między świadczeniami

Ustawa zasiłkowa stanowi również, że podstawy wymiaru zasiłku nie ustala się na nowo, jeżeli między okresami pobierania zasiłków zarówno tego samego rodzaju, jak i innego rodzaju, nie było przerwy albo przerwa była krótsza niż trzy miesiące kalendarzowe (art. 43 ustawy zasiłkowej). Oznacza to, że podstawa raz obliczona dla danego rodzaju zasiłku przechodzi jako podstawa kolejnego zasiłku, jeżeli między pobieraniem jednego a drugiego nie wystąpiła przerwa wynosząca co najmniej trzy miesiące kalendarzowe. Jeżeli np. pracownik chorował w lipcu, to następną, nową podstawę (z nowego okresu) należałoby obliczyć dopiero wtedy, gdyby np. znowu zachorował albo opiekował się chorym dzieckiem, ale w listopadzie.
Nie ustala się podstawy na nowo, ale włącza lub wyłącza dany składnik płacowy, jeśli w firmie obowiązują niejednolite zasady jego przyznawania za okresy różnych zasiłków. [przykład 4]

Zmiana etatu

W razie zmiany umowy o pracę lub innego aktu, na podstawie którego powstał stosunek pracy, polegającej na zmianie wymiaru czasu pracy, podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi wynagrodzenie ustalone dla nowego wymiaru czasu pracy, jeżeli zmiana ta nastąpiła w miesiącu, w którym powstała niezdolność do pracy, lub w miesiącach poprzedzających, z których liczona jest podstawa. Zatem istotne jest, w którym momencie nastąpiła zmiana etatu. Jeśli już w trakcie pobierania zasiłku, a więc w późniejszym miesiącu niż miesiąc wystąpienia niezdolności do pracy, to ta zmiana nie ma wpływu na wysokość ustalonej wcześniej podstawy. [przykład 5]

przykład 1

Dodatek co kwartał
Załóżmy, że pracownik stanie się niezdolny do pracy z powodu choroby w październiku 2019 r. Podstawę zasiłku chorobowego będzie stanowiło przeciętne miesięczne wynagrodzenie pracownika za okres od października 2018 r. do września 2019 r. Pracownikowi temu przysługuje premia kwartalna. Do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku powinny zostać uwzględnione premie za IV kwartał 2018 r. oraz za I, II i III kwartał 2019 r. Jeśli do czasu sporządzenia listy wypłat zasiłków premia za III kwartał 2019 r. nie została jeszcze wypłacona, to do ustalenia podstawy wymiaru należy przyjąć premie za IV kwartał 2019 r. i I kwartał 2019 r. oraz premię za II kwartał 2019 r. w podwójnej wysokości.

przykład 2

Premia jednak niewypłacona
Pracownik jest niezdolny do pracy z powodu choroby od 5 lipca i ma z tego tytułu prawo do zasiłku chorobowego do 5 września. Podstawę wymiaru zasiłku stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za okres od lipca 2018 r. do sierpnia 2019 r. Pracownik, oprócz wynagrodzenia zasadniczego, ma prawo do premii rocznej, do której pracownicy nie zachowują prawa za okresy pobierania zasiłków. Jest ona wypłacana co roku w sierpniu. Ponieważ premia za rok 2018 nie została jeszcze wypłacona, do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku przysługującego od 5 lipca została przyjęta 1/12 część premii wypłaconej pracownikowi za 2017 r. 6 sierpnia br. pracodawca podjął decyzję, że premia za 2018 r. nie zostanie pracownikom wypłacona. To oznacza, że podstawa wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego za okres od 6 sierpnia zostanie przeliczona, tj. premia roczna ulegnie wykluczeniu.

przykład 3

Od momentu przyznania
Pracownikowi przyznano dodatek kasjerski na okres od 1 marca do 30 września 2019 r. Pracownik jest niezdolny do pracy z powodu choroby w okresie od 22 sierpnia do 4 października. Dodatek podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego za okres od 22 sierpnia do 30 września, tj. do terminu, do którego został przyznany. Podstawę wymiaru chorobowego za okres od 1 do 4 października należy ustalić ponownie, wyłączając dodatek kasjerski.

przykład 4

Stażowe trzeba wliczyć
Zgodnie z regulaminem wynagradzania dodatek stażowy nie jest zmniejszany za okresy pobierania zasiłku chorobowego, natomiast nie przysługuje za okres pobierania zasiłku macierzyńskiego. Pracownica po okresie przebywania na zasiłku chorobowym urodziła dziecko i nabyła prawo do zasiłku macierzyńskiego. Podstawy wymiaru tego ostatniego nie ustala się na nowo, ale trzeba z niej wyłaczyć dodatek stażowy, który teraz nie przysługuje.
przykład 5
Konieczne uzupełnienie
Pracownik chorował w maju br. i pobrał wynagrodzenie chorobowe. Podstawę wymiaru tego wynagrodzenia ustalono z uwzględnieniem wynagrodzenia za okres od maja 2018 r. do kwietnia 2019 r. W lipcu bieżącego roku pracownik nabył prawo do zasiłku opiekuńczego. Do końca czerwca pracownik był zatrudniony na pełny etat, a od 1 lipca – na 3/4. Mimo że przerwa między okresami pobierania wynagrodzenia chorobowego i zasiłku była krótsza niż trzy miesiące kalendarzowe, ze względu na zmianę etatu podstawa zasiłku za lipiec powinna być ustalona od wynagrodzenia za lipiec (po uzupełnieniu).
Podstawa prawna
Art. 36, 40, 41 oraz 43 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 645 ze zm.).