Prostsze zadanie mają pracodawcy, u których funkcjonują związki zawodowe – one od razu mogą przystąpić do rozmów. Pozostali procedurę muszą rozpocząć od wyłonienia reprezentacji pracowników
Pracodawcy zatrudniający na dzień 31 grudnia 2018 r. co najmniej 250 osób nie mają już wiele czasu na wybór reprezentacji pracowników, z którą powinni osiągnąć porozumienie w przedmiocie wyboru instytucji finansowej prowadzącej PPK w danej firmie. Obowiązek ten wynika z art. 7 ustawy o pracowniczych planach kapitałowych (z 4 października 2018 r., Dz.U. poz. 2215 ze zm.). Przy czym wybór reprezentacji pracowników dotyczy tych pracodawców, u których nie funkcjonują związki zawodowe. Natomiast w przypadku podmiotów zatrudniających, u których takie organizacje działają, nie ma konieczności przeprowadzania żadnych wyborów. Wszystkich pracodawców wiąże jednak ten sam termin na osiągnięcie porozumienia o wyborze instytucji finansowej PPK – mają na to czas do 25 września 2019 r.
Na ostatnią chwilę
Zgodnie z informacjami podawanymi przez Polski Fundusz Rozwoju pod koniec sierpnia 2019 r. z około czterech tysięcy pracodawców, którzy zatrudniają co najmniej 250 osób, tylko 650 zawarło już umowy o zarządzanie PPK. To oznacza, że te podmioty zatrudniające osiągnęły już ww. porozumienie z reprezentacją pracowników, wybrały instytucje finansowe i zawarły z nimi wspomniane umowy. Natomiast pozostałe albo nie osiągnęły jeszcze takiego porozumienia, albo prowadzą pracownicze programy emerytalne (PPE) zwalniające ich z obowiązku tworzenia PPK. Niewątpliwie jeszcze co najmniej 2,5 tysiąca podmiotów będzie tworzyło PPK w pierwszej kohorcie, a to oznacza, że mają niespełna miesiąc do osiągnięcia porozumienia o wyborze instytucji finansowej.
Co ciekawe, prostsze zadanie mają tym razem pracodawcy, u których funkcjonują związki zawodowe. Od razu mają oni bowiem wyłonionych przedstawicieli pracowników, z którymi mogą takie porozumienie zawrzeć. Jest to więc jedna z tych sytuacji, kiedy posiadanie związków powinno ucieszyć pracodawców. Bardziej złożona sytuacja występuje natomiast w tych podmiotach, w których nie funkcjonują związki zawodowe, bo – jak już wspomniano wyżej – muszą one najpierw dokonać wyboru reprezentacji pracowników, z którą pracodawca następnie zawrze porozumienie.
Głosowanie w firmie
U pracodawców, u których nie występują związki zawodowe, powinny zostać przeprowadzone wybory reprezentacji pracowników. W ich efekcie zostaną wyłonieni reprezentanci, z którymi pracodawca podpisze porozumienie. Ustawa dość enigmatycznie wskazuje, że wybory należy przeprowadzić w sposób zwyczajowo przyjęty u danego pracodawcy. Jeżeli podmiot zatrudniający nigdy nie przeprowadzał żadnych wyborów, to najprościej jest zorganizować głosowanie. W zależności od specyfiki danego podmiotu może ono zostać przeprowadzone elektronicznie (ankieta w systemie informatycznym albo oddanie głosu e-mailem) albo klasycznie (poprzez zakreślenie nazwiska kandydata na karcie do głosowania i wrzucenie jej do urny). Z takiego głosowania warto sporządzić protokół/notatkę z informacją, ilu było kandydatów, ile osób zagłosowało i jaki wynik otrzymali poszczególni kandydaci. Liczba reprezentantów może zostać ustalona dowolnie, najlepiej jednak, aby było ich od jednego do trzech. W protokole warto również dopisać, że reprezentacja została wybrana w celu zawarcia z pracodawcą porozumienia o wyborze instytucji finansowej, o którym mowa w art. 7 ustawy o PPK. Natomiast jeżeli pracodawca będzie chciał wykorzystać tak wybraną reprezentację pracowników do innych celów, to w porozumieniu należy również dopisać, do czego poza PPK została ona umocowana.
Bez blokady
Ustawa o PPK przewiduje dla reprezentacji osób zatrudnionych rolę jedynie konsultacyjną. To oznacza, że – w przeciwieństwie do PPE – nie mogą oni zablokować procesu tworzenia PPK u pracodawcy. Jednocześnie konstrukcja opisana w art. 7 ustawy pozostawia pracodawcy swobodę w podjęciu decyzji w wyborze instytucji finansowej, jeżeli na miesiąc przed ostatecznym terminem zawarcia umowy o zarządzanie PPK nie zostanie osiągnięte porozumienie. Przy czym ustawa nie określa, w jakiej formie powinno zostać ono zawarte, ale ze względów dowodowych dobrze by było, żeby było sporządzone na papierze. Nie musi to być długi dokument, wystarczy krótkie jedno- lub dwustronicowe oświadczenie stron (reprezentacji pracowników i pracodawcy). Powinni w nim wskazać, którą instytucję – z 20 aktualnie dostępnych na Portalu PPK – wybierają i z którą pracodawca najpóźniej 25 października 2019 r. zawrze umowę o zarządzanie PPK (a następnie na rzecz i w imieniu pracowników umowę o prowadzenie PPK). Zawierając porozumienie, część związków zawodowych wpisuje w jego treści informacje, że w przyszłości może nastąpić zmiana instytucji finansowej, ale tylko za zgodą związków zawodowych. Należy uznać, że jest to dopuszczalne.
Wszyscy albo nikt
Warto podkreślić, że w przypadku pracodawców, u których występują związki zawodowe, porozumienie powinno zostać zawarte ze wszystkimi takimi organizacjami – bez względu na to, czy są one reprezentatywne. Uznać zatem należy, że ważne będzie tylko takie porozumienie, które zostanie podpisane przez wszystkie związki zawodowe. Wystarczy więc, że np. jeden z siedmiu związków zawodowych nie będzie chciał porozumienia, a wówczas pracodawca będzie mógł zawrzeć umowę o zarządzanie dopiero po 25 września 2019 r.
Praktyka pokazuje jednak, że u wielu pracodawców udaje się zawrzeć porozumienie (choć zdarzają się też takie przypadki, w których pojedyncze związki zawodowe nie wyraziły zgody na zawarcie porozumienia i pracodawcy muszą czekać do końcówki września z podpisaniem umowy o zarządzanie PPK). Tymczasem w przypadku szczególnie dużych podmiotów zatrudniających warto jest zawrzeć porozumienie jak najszybciej i zawrzeć umowę o zarządzanie już w pierwszej dekadzie września – tak, żeby jak najszybciej zawrzeć umowę o prowadzenie PPK i przygotowywać systemy kadrowo-płacowe do wymiany danych z instytucją finansową. Aby w efekcie sprawnie utworzyć PPK w podmiocie zatrudniającym.
Art. 7 ust. 5 ustawy o PPK
Jeżeli na miesiąc przed upływem terminu, w którym podmiot zatrudniający jest obowiązany do zawarcia umowy o zarządzanie PPK, nie zostanie osiągnięte porozumienie (...) podmiot zatrudniający wybiera instytucję finansową, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK (…)
