Płatnik, który zatrudniał wykonujące ją osoby, musi poinformować o tym ZUS, by skrócić okres przechowywania akt. Wyjątkiem będzie sytuacja, gdy były pracownik otrzymał z tego tytułu emeryturę wcześniejszą lub pomostową.
Wypełniając formularz ZUS RIA, płatnicy składek przekazują zestaw danych niezbędnych do ustalenia przez ZUS prawa i wysokości świadczeń emerytalno-rentowych. Są to m.in. dane dotyczące wykonywania prac w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze.
Pracodawca, który zatrudniał w latach 1999‒2018 pracownika w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze i przekazuje za niego raport informacyjny ZUS RIA, oprócz wypełnienia bloków I‒IV tego formularza (w których podaje własne dane indentyfikacyjne oraz organizacyjne, dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej oraz dane dotyczące rozwiązania lub wygaśnięcia jej ostatniego stosunku pracy) oraz ewentualnie bloków V‒VII (w których głównie wykazuje przychód wypłacony pracownikowi w danym roku kalendarzowym za poprzednie lata), zobowiązany jest wypełnić bloki X‒XI dotyczące wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w/o szczególnym charakterze.
Obowiązku takiego pracodawca nie ma tylko wtedy, gdy uzyska na piśmie od pracownika informację o ustaleniu prawa do wcześniejszej emerytury z tytułu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze na podstawie art. 32, art. 33 lub art. 184 ustawy o emeryturach i rentach z FUS (nie wypełnia wówczas bloku X) lub prawa do emerytury pomostowej (nie wypełnia wówczas bloku XI).
Praca w szczególnych warunkach, praca w szczególnym charakterze lub praca o szczególnym charakterze uwzględniana jest przy ustalaniu odpowiednio prawa do wcześniejszej emerytury, prawa do rekompensaty lub prawa do emerytury pomostowej wyłącznie wówczas, gdy była wykonywana w ramach stosunku pracy. Oznacza to, że płatnik składek przekazujący formularz ZUS RIA za pracownika, którego zatrudniał przy wspomnianej pracy w ramach umowy-zlecenia (lub innej umowy cywilnoprawnej), nie powinien wykazywać takiej pracy w sporządzanym dokumencie.
Stare wykazy
Pierwszy z bloków formularza ZUS RIA służących do wykazania pracy ,,szczególnej” (blok X) przeznaczony jest na wykazanie okresów wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze w rozumieniu ustawy o emeryturach i rentach z FUS (tzw. pracy ze starych wykazów prac). Chodzi o okresy pracy uprawniające do uzyskania wcześniejszej emerytury przewidzianej w tej ustawie oraz do ustalenia rekompensaty stanowiącej dodatek do kapitału początkowego przysługujący przy emeryturze przyznawanej po ukończeniu powszechnego wieku emerytalnego.
Praca w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze uwzględniana jest przy ustalaniu prawa do wcześniejszej emerytury lub prawa do rekompensaty wyłącznie wówczas, gdy wykonywana była przed 1 stycznia 2009 r. W związku z tym wykazaniu w bloku X formularza ZUS RIA podlegają wyłącznie okresy wykonywania ww. pracy przypadające od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r.
Należy podkreślić, że dla celów ustalenia uprawnień do wcześniejszej emerytury lub rekompensaty uwzględnieniu podlega wyłącznie praca w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze wykonywana stale i w pełnym wymiarze czasu pracy. W bloku X formularza ZUS RIA pracodawca powinien jednak wykazać również pracę ,,szczególną” wykonywaną w niższym wymiarze. Może się bowiem zdarzyć, że taką pracę pracownik wykonywał w tym samym czasie u innego pracodawcy, co łącznie pozwoli mu spełnić warunek wykonywania takiej pracy w pełnym wymiarze czasu pracy. W tym celu pracodawca wypełniający formularz ZUS RIA w bloku X tego formularza musi albo zaznaczyć, że praca w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze była wykonywana stale i w pełnym wymiarze czasu pracy, albo określić niepełny wymiar czasu pracy w postaci ułamka zwykłego (np. 1/2 dla połowy wymiaru czasu pracy).
Uwzględniany tylko wypoczynkowy
Wykazując okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze w bloku X formularza ZUS RIA, pracodawca powinien podać początkową i końcową datę wykonywania tej pracy (według układu: dzień/miesiąc/rok). Należy przy tym podkreślić, że przy ustalaniu zarówno prawa do wcześniejszej emerytury, jak i prawa do rekompensaty podlegają uwzględnieniu wyłącznie te okresy pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, w których praca ta była faktycznie wykonywana, oraz okresy urlopu wypoczynkowego. Tym samym wypełniając omawianą część formularza, pracodawca musi pominąć okresy faktycznego niewykonywania tej pracy, tj. np. okresy:
- urlopu wychowawczego,
- urlopu bezpłatnego,
- niezdolności do pracy, za które wypłacono wynagrodzenie lub zasiłek chorobowy,
- pobierania zasiłku macierzyńskiego lub opiekuńczego,
- urlopu szkoleniowego.
W przypadku wystąpienia tego rodzaju przerw okresy pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze powinny zostać wykazane w kolejnych rubrykach formularza ZUS RIA (jako dwa odrębne okresy). [przykład 1]
przykład 1
Bezpłatny niewliczany
Firma farmaceutyczna zatrudniała pracownika przy pracy w szczególnych warunkach od 1 stycznia 2001 r. do 31 grudnia 2007 r. Od 1 stycznia 2005 r. do 31 grudnia 2005 r. udzieliła mu urlopu bezpłatnego. Oprócz tego urlopu oraz corocznych urlopów wypoczynkowych nie miał on żadnych innych przerw w wykonywaniu pracy szczególnej. Wypełniając blok X formularza ZUS RIA, firma powinna wykazać odrębnie: okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach od 1 stycznia 2001 r. do 31 grudnia 2004 r. oraz okres takiej pracy od 1 stycznia 2006 r. do 31 grudnia 2007 r.
Kod zależny od statusu
Istotne znaczenie dla wypełnienia bloku X formularza ZUS RIA ma to, czy pracodawca zatrudniający pracowników w szczególnych warunkach miał obowiązek stosować w swoim zakładzie pracy resortowe wykazy pracy w szczególnych warunkach (stanowiące załącznik do odpowiedniej uchwały lub zarządzenia ministra lub innego właściwego podmiotu), czy też od początku swojego istnienia, jako podmiot prywatny, nie miał obowiązku stosowania tych wykazów. W pierwszym przypadku wpisuje dziewięcioznakowy kod wykonywania pracy w szczególnych warunkach, gdzie
- pięć pierwszych znaków musi być zgodnych z załącznikiem do rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie wieku emerytalnego pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (nazwa wykazu A lub B, numer działu w wykazie oraz numer rodzaju pracy w dziale);
- szósty i siódmy znak to odpowiedni numer zarządzenia resortowego lub uchwały resortowej określony w rozporządzeniu dotyczącym formularzy ubezpieczeniowych, a ósmy i dziewiąty znak to numer określający konkretne stanowisko pracy ustalone według załącznika do danej uchwały lub zarządzenia.
Pracodawca, który zobowiązany był do stosowania tych wykazów i tym samym musi określić konkretne stanowisko pracy z odpowiedniego zarządzenia i uchwały, musi również podać zmienioną nazwę tego stanowiska, jeśli (np. w wyniku restrukturyzacji) zmieniła się nazwa stanowiska pracy w szczególnych warunkach, ale pracownik na tym stanowisku nadal wykonuje tę samą pracę, którą wykonywał na stanowisku wskazanym w omawianym bloku zgodnie z podanym kodem pracy w szczególnych warunkach.
Jeśli natomiast płatnik składek od początku swojego istnienia nie był zobowiązany do stosowania resortowych wykazów stanowisk pracy w szczególnych warunkach, to przy potwierdzaniu okresów wykonywania takiej pracy w dokumencie ZUS RIA powinien powołać się jedynie na rodzaje prac w szczególnych warunkach zawarte w wykazach A i B. Oznacza to, że w dziewięcioznakowym kodzie pracy w szczególnych warunkach zobowiązany jest wpisać wyłącznie pięć pierwszych znaków. [przykład 2]
przykład 2
Firma prywatna
Firma piekarniczo-cukiernicza zatrudniała w pełnym wymiarze czasu pracy piekarza od 1 stycznia 2000 r. do 31 grudnia 2014 r. na stanowisku pracy w szczególnych warunkach przy pracy wymienionej w wykazie A dział X poz. 11. Firma nigdy nie była zobowiązana do stosowania resortowych wykazów pracy w szczególnych warunkach. Wypełniając blok X formularza ZUS RIA, dla oznaczenia rodzaju pracy ,,szczególnej” firma powinna podać kod pracy w szczególnych warunkach A1011.
Nowe wykazy
W bloku XI formularza ZUS RIA pracodawca wykazuje okresy wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o której mowa w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy o emeryturach pomostowych (tzw. prac z nowych wykazów stanowiących załącznik nr 1 i 2 do ww. ustawy), uprawniające pracownika do uzyskania emerytury pomostowej. Chodzi o dane dotyczące okresów takiej pracy przypadających od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r., których płatnicy składek nie przekazywali dotychczas do ZUS i które tym samym nie były ewidencjonowane na koncie ubezpieczonego. W kolejnych polach bloku XI formularza ZUS RIA pracodawca wpisuje:
Podobnie jak w przypadku wcześniej omówionych okresów pracy ,,szczególnej” ze starych wykazów prac, wpisując do formularza ZUS RIA okresy pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, należy pominąć okresy, w którym praca ta nie była faktycznie wykonywana (z wyłączeniem okresów urlopu wypoczynkowego), jak również okresy, w których praca ta była wykonywana na innej podstawie niż stosunek pracy (np. w ramach umowy-zlecenia).
Podstawa prawna
Art. 1 i 3 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357).
Art. 32 i 33 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z FUS (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1270 ze zm.).
Art. 1‒3 oraz art. 21 ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1924) oraz załącznik nr 1 i 2 do tej ustawy.
Par. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z 7 lutego 1983 r. w sprawie wieku emerytalnego pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (Dz.U. nr 8, poz. 43 ze zm.) oraz załącznik do tego rozporządzenia.
Rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 20 grudnia 2018 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych oraz innych dokumentów (Dz.U. poz. 2495).
przykład 1
Bezpłatny niewliczany
Firma farmaceutyczna zatrudniała pracownika przy pracy w szczególnych warunkach od 1 stycznia 2001 r. do 31 grudnia 2007 r. Od 1 stycznia 2005 r. do 31 grudnia 2005 r. udzieliła mu urlopu bezpłatnego. Oprócz tego urlopu oraz corocznych urlopów wypoczynkowych nie miał on żadnych innych przerw w wykonywaniu pracy szczególnej. Wypełniając blok X formularza ZUS RIA, firma powinna wykazać odrębnie: okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach od 1 stycznia 2001 r. do 31 grudnia 2004 r. oraz okres takiej pracy od 1 stycznia 2006 r. do 31 grudnia 2007 r.
przykład 2
Firma prywatna
Firma piekarniczo-cukiernicza zatrudniała w pełnym wymiarze czasu pracy piekarza od 1 stycznia 2000 r. do 31 grudnia 2014 r. na stanowisku pracy w szczególnych warunkach przy pracy wymienionej w wykazie A dział X poz. 11. Firma nigdy nie była zobowiązana do stosowania resortowych wykazów pracy w szczególnych warunkach. Wypełniając blok X formularza ZUS RIA, dla oznaczenia rodzaju pracy ,,szczególnej” firma powinna podać kod pracy w szczególnych warunkach A1011.
