ZUS twierdzi, że dla celów emerytalno-rentowych powinny być one przechowywane 10 lub 50 lat, tak jak dokumentacja płacowa pracownika. Natomiast zdaniem resortu rodziny takiego obowiązku nie ma.
Zgodnie ze stanowiskiem ZUS z 25 marca 2019 r. zwolnienia lekarskie podobnie jak dokumentację zasiłkową należy przechowywać przez lat pięć, co wynika z faktu rozliczania ich przez płatników w składkach, a należności z tego tytułu przedawniają się po pięciu latach (zob. Ubezpieczenia i Świadczenia z 4 kwietnia 2019 r. – „ZUS: Dokumentację zasiłkową przechowujemy przez pięć lat”, DGP nr 67).
Stanowisko to wzbudziło jednak pewne wątpliwości i dlatego skierowaliśmy kolejne pytania do ZUS i Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej: „Czy ze względu na okres przechowywania dokumentacji zasiłkowej określony przez ZUS na pięć lat można zachować dane o zasiłkach w systemach kadrowo-płacowych na potrzeby wystawienia świadectwa pracy, w którym to świadectwie muszą być wymienione okresy nieskładkowe z całego okresu zatrudnienia? Innymi słowy: czy dopuszczalne jest przechowywanie zwolnień lekarskich przez cały okres zatrudnienia pracownika, jeśli celem takiego działania jest prawidłowe uzupełnienie świadectwa pracy pracownika o okresy nieskładkowe?”.
Odpowiadając na tak postawione pytanie, ZUS wskazuje, że dla celów rozliczenia zasiłków i składek na ubezpieczenia społeczne okres przechowywania zwolnień lekarskich wynosi pięć lat i tego dotyczyło pierwsze stanowisko. Jednak dla celów emerytalno-rentowych dokumentacja taka powinna zostać potraktowana inaczej, tj. jako część dokumentacji płacowej, która może mieć wpływ na ustalenia ZUS w przedmiocie podstawy wymiaru świadczeń emerytalno-rentowych. Okres jej przechowywania reguluje zaś art. 125a ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1270 ze zm.), wskazując 10 lub 50 lat.
Odpowiedź MRPiPS na ww. pytanie jest niestety inna. Resort przyjął, że fakt, iż zwolnienia lekarskie są w świetle prawa pracy dowodami usprawiedliwiającymi nieobecność w pracy, nie oznacza, że należy je przechowywać w dokumentacji pracowniczej 10 lat. W tym zakresie resort nawiązał do wcześniejszego stanowiska ZUS o pięcioletnim okresie przechowywania dokumentacji zasiłkowej i zwolnień lekarskich. Ponadto podkreślił, że dane o zwolnieniach i tak pozostaną w innych dokumentach przechowywanych w dokumentacji pracowniczej przez dłuższy okres, a jako przykłady wymienił ewidencję czasu pracy oraz listy płac.
Dla pracowników działów kadr i płac oznacza to niestety znowu ból głowy, gdyż pojawia się wątpliwość, czy zwolnienia zniszczyć po pięciu latach, gdyż przedawnią się już i zasiłki i składki ZUS z tego okresu, czy trzymać je nadal. Teoretycznie świadectwo wypełnimy na podstawie danych z ewidencji czasu pracy lub listy płac, a więc samo zwolnienie w wersji oryginalnej nie będzie niezbędne. Ale może rację ma ZUS i należy uznać, że zwolnienia to dokumentacja płacowa, która powinna być dłużej przechowywana dla celów emerytalno-rentowych? Niestety niezbędne wydaje się wydanie wspólnie uzgodnionego stanowiska w tej sprawie, bo dotyczy to milionów zwolnień, które powinny być przechowywane elektronicznie, co pociąga za sobą duże wymagania co do infrastruktury technicznej oraz niemałe koszty przechowywania dokumentacji. Należy bowiem pamiętać, że powinny być one przechowywane nie w PUE ZUS, ale na serwerach pracodawców.
Stanowisko MRPiPS z 18 lipca 2019 r. w sprawie przechowywania zwolnień lekarskich
Na podstawie § 3 pkt 2 rozporządzenia MRPiPS z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej część B akt osobowych pracownika została ukształtowana jako część otwarta. Oznacza to, iż można w niej przechowywać oprócz oświadczeń lub dokumentów wymienionych bezpośrednio w rozporządzeniu także inne oświadczenia lub dokumenty dotyczące „przebiegu zatrudnienia”, których źródłem powstania są przepisy prawa pracy. Takie oświadczenia lub dokumenty stanowią bowiem dokumentację pracowniczą, której okres przechowywania wynosi 10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Zaświadczenie lekarskie jest dokumentem, którego podstawą prawną wystawienia są przepisy ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, nie zaś przepisy prawa pracy. Wprawdzie takie zaświadczenie jest także dowodem obligującym pracodawcę do usprawiedliwienia nieobecności pracownika w pracy (§ 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy), jednak nie oznacza to jednocześnie obowiązku jego przechowywania przez okres 10 lat w dokumentacji pracowniczej. Tym bardziej iż, jak wskazuje ZUS w wyjaśnieniach załączonych do zapytania, okres przechowywania takiego zaświadczenia, dla celów ustalenia uprawnień i wypłaty świadczeń z tytułu choroby i macierzyństwa oraz ewentualnych kontroli ZUS, wynosi 5 lat. Informacje o zwolnieniu pracownika z pracy z powodu choroby znajdują się w innych dokumentach obligatoryjnie przechowywanych w dokumentacji pracowniczej (np. w ewidencji czasu pracy, czy też karcie/liście wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą). Ponadto należy przypomnieć, że nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej nie wprowadziło w tym zakresie żadnych zmian w stosunku do obowiązującego uprzednio stanu prawnego.
Stanowisko centrali ZUS z 23 lipca 2019 r. w sprawie przechowywania zwolnień lekarskich dla celów emerytalno-rentowych
W wyjaśnieniach [ZUS z 25 marca 2019 r. – red.] wskazano minimalny pięcioletni okres przechowywania dokumentów do ustalenia uprawnień i wypłaty świadczeń z tytułu choroby i macierzyństwa oraz zwolnień lekarskich w wersji elektronicznej (e-ZLA), uwzględniający okres przedawnienia roszczenia o wypłatę zasiłku oraz okres przedawnienia nieopłaconych składek na ubezpieczenia społeczne. Do obowiązków Zakładu należy bowiem m.in. wymierzanie i pobieranie składek na ubezpieczenia społeczne oraz prowadzenie rozliczeń z płatnikami składek z tytułu należnych składek i wypłacanych przez nich świadczeń podlegających finansowaniu z funduszy ubezpieczeń społecznych lub innych źródeł, a także przeprowadzanie kontroli w tym zakresie. Powyższy okres został określony w kontekście realizacji tych konkretnych zadań.
Zasady prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej regulują jednak przede wszystkim przepisy ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2019 r. poz. 1040). Zgodnie z art. 94 ust. 9b tej ustawy, w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2019 r., pracodawca zobowiązany jest przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację pracowniczą przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Przez dokumentację pracowniczą – w świetle ust. 9a ww. przepisu – rozumie się dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników.
Zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Przepisy tego rozporządzenia nie wymieniają wprost zwolnień lekarskich jako dokumentów wchodzących w skład dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z § 6 tego rozporządzenia dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmuje m.in. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, zawierające m.in. informacje o rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy oraz rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy. Natomiast z treści § 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. z 2014 r. poz. 1632), wynika, że dowodami usprawiedliwiającymi nieobecność w pracy z powodu choroby jest zaświadczenie lekarskie, o którym mowa w art. 55 ust. 1 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2019 r. poz. 645).
Zgodnie z § 1 ust. 1 pkt 17 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (Dz.U. z 2018 r. poz. 1289) – pracodawca obowiązany jest w świadectwie pracy zamieścić informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczeń społecznych, dotyczące okresów nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty. Z kolei okresami nieskładkowymi – w świetle art. 7 ustawy emerytalnej – są m.in. okresy pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wypłaconego na podstawie przepisów Kodeksu pracy, zasiłków z ubezpieczenia społecznego: chorobowego lub opiekuńczego oraz świadczenia rehabilitacyjnego. Z tego względu przechowywanie zwolnień lekarskich przez cały okres zatrudnienia pracownika jest nie tylko dopuszczalne, ale i konieczne.
Kwestie związane z przechowywaniem dokumentów wytworzonych w trakcie trwania stosunku pracy, które mogą mieć wpływ na ustalenia organu rentowego w przedmiocie podstawy wymiaru świadczeń emerytalno-rentowych, reguluje art. 125a ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1270, z późn. zm.), zwanej dalej ustawą emerytalną. Zgodnie z tym przepisem płatnicy składek są zobowiązani do przechowywania list płac, kart wynagrodzeń oraz innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres:
1) 50 lat w stosunku do:
– wszystkich ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu społecznemu przed 1 stycznia 1999 r.,
– tych ubezpieczonych, którzy po 31 grudnia 1998 r. podlegali lub będą podlegali ubezpieczeniom społecznym z innych tytułów niż stosunek pracy lub umowa zlecenia, agencyjna lub inna umowa o świadczenie usług, do której zgodnie z kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia,
– tych ubezpieczonych, którzy jako pracownicy bądź zleceniobiorcy przystąpili po raz pierwszy do ubezpieczeń społecznych po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. i za których płatnik składek nie złożył raportu informacyjnego (ZUS RIA),
– tych pracowników, których przedmiotowa dokumentacja zawiera dane o okresach pracy górniczej, pracy równorzędnej z pracą górniczą oraz zaliczanych do pracy górniczej (w przypadku tej grupy pracowników bez znaczenia jest data objęcia ubezpieczeniem społecznym/ubezpieczeniami społecznymi),
przy czym okres 50 lat liczony jest od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika składek;
2) 10 lat w stosunku do:
– tych ubezpieczonych, którzy jako pracownicy bądź zleceniobiorcy przystąpili po raz pierwszy do ubezpieczeń społecznych po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. i za których płatnik składek złożył raport informacyjny (ZUS RIA). Okres 10 lat liczony jest w tym przypadku od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport informacyjny,
– tych ubezpieczonych, którzy pracę w charakterze pracownika bądź zleceniobiorcy podjęli po raz pierwszy po 31 grudnia 2018 r. i z tego tytułu zostali zgłoszeni do ubezpieczeń społecznych. Okres 10 lat liczony jest w tym przypadku od końca roku kalendarzowego, w którym ubezpieczony zakończył pracę u danego płatnika składek.
Przewidziany w cyt. przepisie obowiązek archiwizowania dokumentów dotyczy wszystkich dowodów, które w przyszłości mogą rzutować na obliczenie podstawy wymiaru świadczenia emerytalno-rentowego przysługującego ubezpieczonemu. W kontekście powyższego nie ulega więc wątpliwości, że także dokumenty związane z wypłatą przez płatnika składek wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy z powodu choroby, zasiłków chorobowych i świadczeń rehabilitacyjnych powinny być przez niego przechowywane przez okres wskazany w art. 125a ww. ustawy.
