Pracodawca może przesłać swojemu klientowi druk zawierający wysokość obniżenia we wpłacie na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON) przez internet w formie PDF.
Tak wynika z odpowiedzi udzielonej przez fundusz na pytanie skierowane przez Ogólnopolską Bazę Pracodawców Osób Niepełnosprawnych (OBPON.org). Dotyczyło ono tego, czy formularz INF-u można przesłać drogą elektroniczną jako załącznik do e-maila. PFRON wyjaśnia, że ustawa z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1172 ze zm.) nie zawiera uregulowań co do formy przekazywania przez podmiot udzielający ulg nabywcom swoich usług lub produkcji – informacji o kwocie obniżenia. Jednocześnie, na podstawie art. 66 ustawy, w sprawach nienormowanych jej przepisami stosuje się kodeks postępowania administracyjnego, kodeks cywilny (k.c.) oraz kodeks pracy. Stosunki pomiędzy sprzedającym oraz nabywcą mają charakter cywilnoprawny, dlatego w zakresie formy przekazywania INF-U właściwe będą przepisy k.c.
Te zaś w art. 772 mówią o dokumentowej formie czynności prawnej, do której zachowania wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby je składającej. Może nią być m.in. wiadomość elektroniczna (e-mailowa), zakończona wpisem imienia i nazwiska składającego lub danymi pozwalającymi określić jego tożsamość. W przypadku dokumentowego sporządzania druku INF-U konieczne jest wyraźne i dokładne wypełnienie pozycji dotyczących danych ewidencyjnych i adresu sprzedającego oraz pozycji 51 (imię i nazwisko osoby upoważnionej), a także 52 (podpis).
Druk INF-U można więc przekazywać z wykorzystaniem pliku PDF.
– Jest to bardzo korzystne dla pracodawców stanowisko, bo pozwoli im zaoszczędzić na kosztach związanych z przesyłaniem listem poleconym informacji do klientów, a duże przedsiębiorstwa wysyłały ich nawet po kilkaset w ciągu miesiąca. Z kolei nabywcy, którzy dostaną kwotę ulgi e-mailowo, będą mogli ją szybko wykorzystać do obniżenia wpłaty – podkreśla Edyta Sieradzka, wiceprezes OBPON.org.
Jej zdaniem przy wyborze tej drogi przesyłania INF-U pracodawcy powinni pomyśleć też o dodatkowym zabezpieczeniu, tak aby klienci potwierdzali e-mailowo uzyskanie druku i nie dochodziło do sytuacji, że będą potem dowodzić, że go nie dostali.