Wydatkowanie środków za pośrednictwem takich platform powinno uwzględniać wymagania ustawowe. Ewentualne nieprawidłowości mogą mieć poważne konsekwencje finansowe.
Zarządzanie świadczeniami finansowanymi z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (zfśs) coraz częściej odbywa się za pomocą elektronicznych platform zwanych kafeteriami. Rośnie zarówno liczba dostawców tego rodzaju rozwiązań, jak i katalog udostępnianych za ich pośrednictwem świadczeń. Należy jednak pamiętać, że w przypadku finansowania świadczeń z zfśs platformy te powinny zapewniać wydatkowanie środków zgodnie z przepisami ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1352; dalej: ustawa o zfśs). Dotyczy to zarówno zasad nabywania środków, jak i katalogu świadczeń.
Elektroniczne narzędzie
Kafeteria to narzędzie służące zarządzaniu świadczeniami pozapłacowymi dla pracowników. Świadczenia te mogą być finansowane z różnych źródeł (środki obrotowe, pochodzące z zfśs czy środki własne). W przypadku jednak finansowania świadczeń ze środków z zfśs zasady działania kafeterii powinny być dostosowane do wymogów ustawowych. Schemat działania kafeterii wygląda w ten sposób, że pracodawca udostępnia pracownikowi na platformie określoną kwotę środków pieniężnych (bądź punktów). Wysokość tych środków dla poszczególnych pracowników powinna być zróżnicowana na podstawie kryteriów socjalnych – ze względu na sytuację materialno-rodzinną, która najczęściej wyrażana jest w dochodzie na członka rodziny. Pracownicy o niższym dochodzie powinni otrzymać do dyspozycji środki w wyższej wysokości niż ich zamożniejsi koledzy. Po zalogowaniu się na platformę pracownik ma możliwość wymiany środków (punktów) na konkretne świadczenia czy usługi. W ten sposób pracownik ma możliwość wyboru świadczeń najbardziej dostosowanych do jego potrzeb i preferencji.
Co w ofercie
Za pośrednictwem kafeterii najczęściej udostępniane są świadczenia, które można zaliczyć do przejawów działalności kulturalno-oświatowej czy sportowo-rekreacyjnej. Są to np. kupony/vouchery umożliwiające wymianę na bilety do kina, do muzeum czy pozwalające na udział w wydarzeniach kulturalnych lub karnety na zajęcia sportowe. Finansowanie tego rodzaju świadczeń nie budzi wątpliwości. Oferta systemów kafeteryjnych coraz bardziej się jednak poszerza. Obecnie nierzadko obejmuje również możliwość wymiany środków na zakup wczasów czy wycieczek bądź różnego rodzaju kart podarunkowych (przedpłaconych) umożliwiających ich wykorzystanie w sklepach oferujących bardzo szeroki wachlarz produktów. Włączenie do kafeterii oferty biur podróży jako świadczenia związanego z wypoczynkiem (rekreacją) wydaje się dopuszczalne. Natomiast jeżeli chodzi o karty podarunkowe, to sytuacja nie jest już taka jasna.
Karty podarunkowe
Jeżeli wykorzystanie kart podarunkowych jest ograniczone do zakupu np. tylko książek, to nic nie stoi temu na przeszkodzie. Jeżeli jednak karty umożliwiają wykorzystanie środków z zfśs na zakup nieograniczonego katalogu produktów (w tym żywności, towarów luksusowych, odzieży, alkoholu), to nie stanowi to już finansowania działalności kulturalno-oświatowej czy rekreacyjno-sportowej. Jeżeli zatem kafeteria miałaby obejmować tego rodzaju karty, to ich nabycie nie powinno następować z puli przyznanej pracownikowi w związku z finansowaniem przez pracodawcę tego rodzaju działalności. Jeżeli pracodawca zasila w ramach kafeterii konta pracowników w związku z ww. działalnością, to benefity dostępne z tej puli (punktów) muszą realizować wskazane cele.
Świadczenia okolicznościowe
Nie jest też wykluczone udostępnianie za pośrednictwem kafeterii świadczeń w ramach pomocy materialnej okolicznościowej, np. na święta. W takiej sytuacji dopuszczalne jest wykorzystanie takich środków na szerszy wachlarz benefitów (np. karty podarunkowe), niż w przypadku gdy finansowana jest jedynie działalność sportowo-rekreacyjna czy kulturalno-oświatowa.
Pula środków przyznawana w ramach działalności kulturalno-oświatowej czy sportowo-rekreacyjnej nie może kumulować się z pulą przyznaną w ramach pomocy materialnej. Każda pula powinna mieć przypisany do niej własny katalog benefitów, które można by nabyć w zamian za środki w nich udostępnione.
Jaka działalność socjalna nie wchodzi w grę
Jeżeli za pośrednictwem platformy składane są wnioski, które automatycznie przypisują pracownika do określonego progu dochodowego, i na tej podstawie zostaje wygenerowana na jego koncie określona pula środków do wykorzystania, to z pewnością za pośrednictwem kafeterii nie może dochodzić do przyznawania świadczeń, które wymagają analizy sytuacji życiowej pracownika. Nie sposób zatem zarządzać na poziomie kafeterii pomocą materialną w formie zapomogi czy pomocą na cele mieszkaniowe. Tę ostatnią trudno jest włączyć w kafeterię również ze względu na specyfikę pomocy zwrotnej, w tym konieczność zbadania zdolności do zwrotu pożyczki, i zdecydowanie większą wartość pożyczek mieszkaniowych niż świadczeń kafeteryjnych.
Czy konieczne są zmiany w regulaminie
Zasady przyznawania środków w ramach poszczególnych rodzajów działalności socjalnej realizowanej przez pracodawcę powinny być uregulowane w regulaminie. Sama kafeteria jest jedynie narzędziem do zarządzania prowadzoną działalnością socjalną. Od jego specyfiki oraz poziomu elastyczności, który chce zachować pracodawca, zależeć będzie kształt regulacji, który powinny znaleźć się w regulaminie.
Oskładkowanie i opodatkowanie
Nieprawidłowe wydatkowanie środków z zfśs, czyli np. umożliwianie wymiany punktów (środków) na świadczenia, które nie powinny być finansowane z tego funduszu, może prowadzić do poważnych konsekwencji. Świadczenia z zfśs korzystają bowiem ze zwolnienia z oskładkowania oraz opodatkowania. Jeżeli chodzi o naliczanie składek na ubezpieczenia społeczne od świadczeń finansowanych z zfśs, to obowiązuje zasada, zgodnie z którą podstawy wymiaru składek nie stanowią „świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu socjalnego” (par. 2 pkt 19 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949).
W przypadku opodatkowania jest to trochę bardziej skomplikowane. Zapomogi losowe korzystają ze zwolnienia bez limitów. Natomiast inne świadczenia rzeczowe oraz pieniężne finansowane z funduszu (np. karta lub abonament sportowy, paczki dla dzieci, vouchery/bilety do kina czy teatru, dopłata do wypoczynku dorosłych, karty przedpłacone, zapomogi socjalne) korzystają ze zwolnienia do kwoty 1000 zł w danym roku podatkowym, z zastrzeżeniem, że zwolnieniu nie podlegają bony, talony i inne znaki uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.
Zakwestionowanie przez ZUS i US
W przypadku nieprawidłowego wydatkowania środków, czyli np. bez uwzględnienia kryteriów socjalnych czy też na świadczenia nieobjęte definicją działalności socjalnej, ZUS i urzędy skarbowe mogą zakwestionować korzystanie ze zwolnień i to do pięciu lat wstecz. Tyle wynosi bowiem okres przedawnienia zarówno zobowiązań podatkowych, jak i należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne (art. 70 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa; t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 900 ze zm., oraz art. 24 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych; t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 300 ze zm.).
Ponadto jeżeli u pracodawcy działają związki zawodowe, to przysługuje im prawo wystąpienia do sądu pracy z roszczeniem o zwrot funduszowi środków wydatkowanych niezgodnie z przepisami ustawy o zfśs.
Moment powstania przychodu
W kontekście ewentualnego opodatkowania świadczeń (w zakresie niekorzystającym ze zwolnienia) pojawia się kwestia momentu powstania przychodu po stronie pracownika. Czy powstanie on w miesiącu przyznania punktów kafeteryjnych, czy dopiero w momencie wymiany przez pracownika tych punktów na określone świadczenie? Zgodnie z wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie z 25 maja 2017 r. (sygn. akt I SA/Sz 212/17) nastąpi to dopiero w momencie wykorzystania przez pracownika punktów i ich wymiany na towary lub usługi.