Prawo do urlopu na żądanie wynika z art. 1672 Kodeksu pracy, który stanowi, że: Pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż cztery dni urlopu w każdym roku kalendarzowym (niewykorzystane dni urlopu na żądanie nie są przenoszone na kolejny rok). Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Łączny wymiar urlopu na żądanie wynosi maksymalnie cztery dni w roku kalendarzowym, niezależnie od liczby pracodawców, z którymi pracownik pozostaje w danym roku w kolejnych stosunkach pracy.

Urlop na żądanie jest częścią urlopu wypoczynkowego. Jest to krótki urlop wypoczynkowy udzielany w specjalnym trybie (poza planem urlopów, w trybie pilnym). Nie jest to urlop dodatkowy, który zwiększa pulę dni urlopu wypoczynkowego. Czy może być wykorzystany na dowolny cel? Zasadniczo pracownik ma tu swobodę - może to być wypoczynek, załatwienie nagłych / pilnych spraw osobistych, regeneracja sił fizycznych / psychicznych albo inny cel. Pracownik nie musi w żaden sposób uzasadniać swojego żądania. Pracodawca nie może żądać podania powodu.

Kiedy należy zgłosić żądanie urlopu w tym trybie? Najprostsza odpowiedź brzmi: najpóźniej w dniu rozpoczęcia takiego urlopu. Bardziej precyzyjniej wypowiedział się na ten temat Sąd Najwyższy, który stwierdził, że urlop na żądanie powinien być zgłoszony najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu - do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy przez pracownika według obowiązującego go rozkładu czasu pracy (wyrok SN z dnia 15 listopada 2006 r., sygn. akt I PK 128/06). Zatem zgodnie z takim stanowiskiem pracownik rozpoczynający swoją pracę o godzinie 8:00, powinien zgłosić żądanie urlopu w trybie art. 1672 Kodeksu pracy przed tą godziną. W tym samym orzeczeniu SN stwierdził, że regulamin pracy albo przyjęta u pracodawcy praktyka zakładowa (zwyczaj) mogą przewidywać późniejsze zgłoszenie wniosku o udzielenie urlopu „na żądanie”.

W jakiej formie zgłosić żądanie udzielenia urlopu? Najlepszą drogą jest forma pisemna; albo na formularzu stosowanym w danym zakładzie pracy albo w formie pisma (należy podać kto składa pismo, datę, treść żądania oraz podpis). Żądanie udzielenia urlopu w trybie art. 1672 Kodeksu pracy zgłosić można także osobiście/ustnie (najlepiej przy świadku) lub telefonicznie. Możliwa jest także droga SMS-owa, mailowa albo poprzez stosowany w firmie komunikator lub w inny sposób zwyczajowo przyjęty. Nie ma w tym względzie ograniczeń. Żądanie / wniosek w tym trybie zostanie prawidłowo złożone, jeśli pracodawca będzie w stanie zapoznać się z jego treścią.

Z chwilą złożenia przez pracownika wniosku o urlop w trybie art. 1672 Kodeksu pracy co do zasady powstaje po stronie pracodawcy obowiązek jego udzielenia. Po zapoznaniu się z wnioskiem pracodawca musi niezwłocznie podjąć decyzję o udzieleniu (lub odmowie udzielenia) urlopu w tym trybie oraz powiadomić o tej decyzji pracownika. Zgoda pracodawcy na urlop na żądanie jest niezbędna i konieczna, by taki urlop mógł się rozpocząć zgodnie z prawem („Pracownik nie może (...) rozpocząć urlopu na żądanie, dopóki pracodawca nie wyrazi na to zgody, czyli nie udzieli mu takiego urlopu." - wyrok SN z dnia 28 października 2009 r., sygn. akt II PK 123/09). Milczenie pracodawcy, który zapoznał się z wnioskiem o urlop w tym trybie, można uznać za domniemaną zgodę.

Obowiązek udzielenia pracownikowi urlopu na żądanie ma charakter względny (wniosek pracownika nie jest dla pracodawcy bezwzględnie wiążący). Innymi słowy: pracodawca zasadniczo ma obowiązek udzielenia urlopu na żądanie, ale w dwóch szczególnych przypadkach może odmówić.

Kiedy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na żądanie? Po pierwsze pracodawca może nie udzielić urlopu w trybie art. 1672 Kodeksu pracy, jeśli z jego oceny okoliczności wynika, że pracownik nadużywa w danej sytuacji prawa (art. 8 Kodeksu pracy). Nadużyciem prawa będzie wykorzystanie urlopu na żądanie niezgodnie z jego przeznaczeniem albo zasadami współżycia społecznego (np. masowe wnioskowanie o urlop na żądanie w jednym terminie jako forma strajku grupy pracowników).

Po drugie pracodawca może nie zgodzić się na urlop w trybie art. 1672 Kodeksu pracy, jeśli w danym terminie wystąpią w zakładzie pracy okoliczności o szczególnym charakterze (np. usterka, awaria wymagająca pilnych działań), które wymagają obecności danego pracownika.