Dokumenty stworzone w Excelu poza systemem teleinformatycznym i następnie dołączone do niego nie stanowią dokumentacji elektronicznej. Z kolei pliki XML z metadanymi mają być tworzone w tzw. locie – a więc dopiero, gdy eksportujemy dokumenty z systemu teleinformatycznego.

I. w całości w systemie teleinformatycznym

Praktyka wielu firm polegająca na tworzeniu dokumentów w Excelu i następnie zapisywaniu ich w innym formacie, np. PDF, i archiwizowaniu w systemie kadrowo-płacowym właśnie została zanegowana przez Ministerstwo Cyfryzacji (patrz stanowisko z 10 czerwca 2019 r.). Resort przyjął bowiem stanowisko, że dokumenty elektroniczne od początku mają powstawać w systemie teleinformatycznym, który będzie spełniał wymagania techniczne narzucone przez par. 9 rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369, dalej także jako: rozporządzenie w sprawie dokumentacji). Celem tego jest przede wszystkim integralność dokumentacji i metadanych oraz zapisywanie zmian w dokumentach i metadanych wraz z informacjami, kto ich dokonał. Ministerstwo wskazuje, że chodzi tu także o wiarygodność dokumentacji i jej moc dowodową, stwierdzając, że stworzenie dokumentów poza systemem teleinformatycznym (np. programem kadrowo-płacowym) posiadającym stosowne zabezpieczenia i późniejsze ich dołączenie do systemu wiążą się z ryzykiem wprowadzenia zmian w dokumencie w momencie zmiany jego formatu, co nie zostanie odnotowane przez system.

Przykład 1

Stworzenie umowy
Pracodawca zakupił nowy moduł do programu kadrowo-płacowego, czyli e-teczkę, która umożliwia generowanie w systemie elektronicznie umów o pracę. Aby dokument nie został podważony, powinien zostać od początku stworzony w systemie kadrowym. Nieprawidłowym działaniem byłoby stworzenie poza systemem kadrowo-płacowym umowy w pliku np. Word i zapisanie jej następnie w systemie, gdyż wtedy system nie odnotowuje informacji na temat ewentualnych zmian tego dokumentu i ich historii. W takim przypadku nie są zatem spełnione wymagania prawne dotyczące właściwego przechowywania dokumentacji pracowniczej w systemie teleinformatycznym.
Do systemów teleinformatycznych powinny być dołączane w formacie PDF jedynie dokumenty zeskanowane, które oryginalnie były dokumentami papierowymi, gdyż te z założenia powstają poza systemami teleinformatycznymi. Ponadto zasady postępowania w takich przypadkach określa wprost par. 11 rozporządzenia w sprawie dokumentacji, wymagając ich opatrzenia podpisem (pieczęcią) elektronicznym przed włączeniem do systemu teleinformatycznego oraz uzgodnienia z pracownikiem zasad odebrania lub zniszczenia dokumentu papierowego, w przypadku nieodebrania dokumentu przez zatrudnionego. Zatem inne dokumenty, które od początku mają powstawać jako elektroniczne, powinny powstawać w systemach teleinformatycznych spełniających wymagania wynikające z rozporządzenia w sprawie dokumentacji.

II. pliki xml z metadanymi tworzone w locie

Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej znacznie komplikuje jej prowadzenie w przypadku, gdy pracodawca zdecyduje się na postać elektroniczną. Wówczas bowiem system, w którym ma być tworzona i przechowywana dokumentacja, musi spełniać szereg wymagań, do których zaliczymy także skuteczne wyszukiwanie dokumentów po metadanych określonych w par. 13 ust. 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji. Metadane te docelowo mają być zapisywane w plikach XML, które będą tworzone odrębnie dla każdego dokumentu wchodzącego w skład dokumentacji pracowniczej. Jednak taki plik musi zostać stworzony tylko w przypadku eksportu dokumentacji z danego systemu teleinformatycznego. W trakcie przechowywania dokumentacji w systemie nie musi zatem istnieć plik XML z metadanymi, jeśli system ma funkcjonalność wyszukiwania dokumentów za pomocą poszczególnych metadanych. Nawet w przypadku gdy jest tworzone archiwum dokumentów elektronicznych, przy przenoszeniu do niego nowych dokumentów nie muszą być generowane pliki XML. Pliki te muszą powstać dopiero wtedy, gdy będziemy wydawali dokumentację elektroniczną, np. na wniosek pracownika, organów kontrolnych czy gdy będzie ona przenoszona do innego systemu teleinformatycznego.

Przykład 2

Moment powstania
Do systemu elektronicznego obiegu dokumentów w firmie pracodawca dokupił nowy moduł będący elektronicznym archiwum i po zakończonym miesiącu przenosi do niego wnioski urlopowe złożone w trakcie danego miesiąca. W momencie przenoszenia tych wniosków do archiwum nie muszą powstawać pliki XML z metadanymi do poszczególnych dokumentów, a system ma mieć po prostu możliwość wyszukania każdego wniosku po metadanych określonych w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej, czyli np. po PESEL-u, dacie powstania dokumentu czy nazwisku pracownika. Pliki XML będą musiały powstać dopiero wtedy, gdy pracownik wystąpi o udostępnienie mu kopii wniosków urlopowych.
Prawidłowość powyższego rozumowania potwierdza Ministerstwo Cyfryzacji w stanowisku z 10 czerwca 2019 r., wskazując, że systemy mają mieć możliwość tworzenia plików XML w locie w przypadku eksportu dokumentów z systemu teleinformatycznego. Wcześniej nawet nie powinny być one tworzone, gdyż moment eksportu jest datą, w której pojawia się nowa metadana niezbędna w pliku XML, czyli data utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów.
Stanowisko Ministerstwa Cyfryzacji z 10 czerwca 2019 r. w sprawie prowadzenia i przechowywania elektronicznej dokumentacji pracowniczej
1. Czy plik stworzony w Excelu i zapisany jako PDF, który zostanie następnie dołączony do systemu teleinformatycznego, może być uznany za dokument elektroniczny w rozumieniu rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, przy założeniu, że zostanie stworzony do niego plik XML z metadanymi? Czy dokumentem elektronicznym będzie tylko dokument stworzony od podstaw w systemie teleinformatycznym?
Domyślając się kontekstu tak zadanego pytania – w zdecydowanej większości przypadków nie. Odpowiedź zależy jednak od konkretnego zastosowania takiego rozwiązania, to znaczy czemu miałoby ono służyć. Wszelkie dane stanowiące odrębną całość znaczeniową w szczególności takie jak teksty nagrania dźwiękowe lub audiowizualne arkusze kalkulacyjne to dokumenty elektroniczne. Czyli zarówno wykonane z dokumentów papierowych odwzorowania cyfrowe, jak i dokumenty do momentu powstania wyłącznie elektroniczne odpowiadają tej definicji. To, że określone wyodrębnione dane (czyli takie, które można w szczególności zidentyfikować, ustalić datę utworzenia i podmiot odpowiedzialny za ich utworzenie) są dokumentem elektronicznym, nie czyni ich co do zasady elementem dokumentacji pracowniczej. Podobnie jak nie każdy dokument papierowy może być częścią dokumentacji pracowniczej.
Doprecyzowując możliwe konteksty, bez względu na to, czy jest to dokumentacja elektroniczna tworzona przez pracodawcę czy też napływająca do pracodawcy (przy założeniu, że w praktyce plik będący arkuszem kalkulacyjnym zapianym w formacie .XLSX może wpłynąć do pracodawcy), trudno znaleźć praktyczne zastosowania takiego rozwiązania, choć jest to możliwe.
Jeżeli jest to dokumentacja elektroniczna tworzona przez pracodawcę, to powinna ona być od początku prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym spełniającym wymagania określone par. 9. Czyli w systemie, który jest tak zorganizowany, że między innymi zapewnia integralność treści dokumentacji polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian. A jeżeli zmiany miałby być dokonywane w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur (par. 9 pkt 2) oraz powinno być wiadomo, kto takie zmiany wprowadził (par. 9 pkt 4). Oczywistym celem tych przepisów jest zapewnienie gromadzonej dokumentacji wartości dowodowej. Gdyby zatem pracodawca coś poza systemem teleinformatycznym „pilnującym” poprawne prowadzenie dokumentacji i dopiero po pewnym czasie przekształcał i włączał taki dokument do systemu, to mogą pojawić się obawy o wiarygodność takiej dokumentacji. W szczególności zarzuty, że podczas przekształcenia pracodawca dokonał niezarejestrowanych zmian. Można natomiast wyobrazić sobie sytuację, w której wskazane oprogramowanie do tworzenia arkuszy kalkulacyjnych jest uruchamiane w ramach systemu teleinformatycznego rozpoznającego użytkowników, a zapisane pliki po edycji są zapisywane jako PDF. Można też wyobrazić sobie system automatycznie rejestrujący rozliczanie czasu pracy pracowników, który zapisuje dane w arkuszu kalkulacyjnym, i co jakiś, np. w cyklu miesięcznym, zapisuje zastawiania zbiorcze w formacie PDF w taki sposób, że zapewniona jest pełna rozliczalność.
Działające z powodzeniem systemy zarządzania dokumentacją przeznaczone do tworzenia akt spraw w podmiotach publicznych w taki właśnie sposób wykorzystują edytory tekstów do tworzenia pism postaci elektronicznej aby w efekcie po podpisaniu finalnej wersji powstawał opatrzony podpisem PAdES plik PDF.
Jeżeli jest to dokument napływający do pracodawcy (nie stworzony przez pracodawcę), to w przypadku gdy dokument byłby podpisany elektronicznie, jego zapisanie w innym formacie spowodowałoby utworzenie niepodpisanej kopii, gdyż jakakolwiek najmniejsza zmiana treści albo formatu uszkodziłaby podpis elektroniczny. W takim przypadku nie widać celu przekształcenia dokumentu do formatu PDF.
2. Czy możliwe jest takie działanie systemu teleinformatycznego, zgodnie z którym dokumenty będą archiwizowane co pewien okres, np. trzy miesiące, i będą przenoszone do elektronicznego archiwum w odpowiednim formacie i wtedy będą tworzone do nich pliki XML z metadanymi? Jak wtedy powinien się zachować system w chwili wydawania kopii takich dokumentów elektronicznych pracownikowi na jego żądanie? Czy możliwe jest wydanie pliku z dokumentem i pliku XML stworzonego w momencie tworzenia archiwum elektronicznego? Czy też przy eksporcie powinien powstawać nowy plik XML? Jak określić w takich przypadkach metadaną „data utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania”?
Organizacja pracy w systemie teleinformatycznym jest dowolna pod warunkiem, że system ten zapewnia spełnienie warunków, o którym mowa w par. 9 i 10 rozporządzenia. Na wszystkie powyższe pytanie można odpowiedzieć twierdząco, jeżeli dla całej dokumentacji pracowniczej (a nie tylko dla jej części) spełnione są te warunki.
Należy podkreślić, że w systemie wcale nie muszą istnieć pliki XML z metadanymi odnoszącymi się do przechowywanych w tym systemie dokumentów elektronicznych. System ma tylko zapewnić wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji w sposób określony w rozdziale 4. Wystarczy, że system potrafi utworzyć pliki XML „w locie” tylko w przypadku zaistnienia potrzeby eksportu dokumentacji postaci elektronicznej. Zatem tworzenie plików XML przy eksporcie jest nie tyko możliwe, ale i wskazane. Tego właśnie dotyczy data utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania. Nie wyklucza to takiej organizacji systemu, w której część danych jest w specjalnym module „archiwalnym” – pod warunkiem, że system jest być gotowy do tego, aby na żądanie eksportować aktualną i kompletną dokumentację w takiej części, jak to jest na bieżąco potrzebne.
Można przykładowo porównać to do tworzenia wyciągów danych z innych systemów teleinformatycznych, w których określone dane wcale nie muszą istnieć w systemie w danym formacie, i dopiero na żądanie są tworzone np. potwierdzenia określonych operacji w bankowości elektronicznej albo metryki spraw w systemach elektronicznego zarządzania dokumentacją podmiotów publicznych.