statystyki

Resort cyfryzacji neguje praktykę archiwizowania elektronicznej dokumentacji pracowniczej

autor: Łukasz Prasołek05.07.2019, 18:00
dokumenty

Dokumenty stworzone w Excelu poza systemem teleinformatycznym i następnie dołączone do niego nie stanowią dokumentacji elektronicznej. Z kolei pliki XML z metadanymi mają być tworzone w tzw. locie – a więc dopiero, gdy eksportujemy dokumenty z systemu teleinformatycznego.źródło: ShutterStock

Dokumenty stworzone w Excelu poza systemem teleinformatycznym i następnie dołączone do niego nie stanowią dokumentacji elektronicznej. Z kolei pliki XML z metadanymi mają być tworzone w tzw. locie – a więc dopiero, gdy eksportujemy dokumenty z systemu teleinformatycznego.

Praktyka wielu firm polegająca na tworzeniu dokumentów w Excelu i następnie zapisywaniu ich w innym formacie, np. PDF, i archiwizowaniu w systemie kadrowo-płacowym właśnie została zanegowana przez Ministerstwo Cyfryzacji (patrz stanowisko z 10 czerwca 2019 r.). Resort przyjął bowiem stanowisko, że dokumenty elektroniczne od początku mają powstawać w systemie teleinformatycznym, który będzie spełniał wymagania techniczne narzucone przez par. 9 rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369, dalej także jako: rozporządzenie w sprawie dokumentacji). Celem tego jest przede wszystkim integralność dokumentacji i metadanych oraz zapisywanie zmian w dokumentach i metadanych wraz z informacjami, kto ich dokonał. Ministerstwo wskazuje, że chodzi tu także o wiarygodność dokumentacji i jej moc dowodową, stwierdzając, że stworzenie dokumentów poza systemem teleinformatycznym (np. programem kadrowo-płacowym) posiadającym stosowne zabezpieczenia i późniejsze ich dołączenie do systemu wiążą się z ryzykiem wprowadzenia zmian w dokumencie w momencie zmiany jego formatu, co nie zostanie odnotowane przez system.

Przykład 1

Stworzenie umowy

Pracodawca zakupił nowy moduł do programu kadrowo-płacowego, czyli e-teczkę, która umożliwia generowanie w systemie elektronicznie umów o pracę. Aby dokument nie został podważony, powinien zostać od początku stworzony w systemie kadrowym. Nieprawidłowym działaniem byłoby stworzenie poza systemem kadrowo-płacowym umowy w pliku np. Word i zapisanie jej następnie w systemie, gdyż wtedy system nie odnotowuje informacji na temat ewentualnych zmian tego dokumentu i ich historii. W takim przypadku nie są zatem spełnione wymagania prawne dotyczące właściwego przechowywania dokumentacji pracowniczej w systemie teleinformatycznym.

Do systemów teleinformatycznych powinny być dołączane w formacie PDF jedynie dokumenty zeskanowane, które oryginalnie były dokumentami papierowymi, gdyż te z założenia powstają poza systemami teleinformatycznymi. Ponadto zasady postępowania w takich przypadkach określa wprost par. 11 rozporządzenia w sprawie dokumentacji, wymagając ich opatrzenia podpisem (pieczęcią) elektronicznym przed włączeniem do systemu teleinformatycznego oraz uzgodnienia z pracownikiem zasad odebrania lub zniszczenia dokumentu papierowego, w przypadku nieodebrania dokumentu przez zatrudnionego. Zatem inne dokumenty, które od początku mają powstawać jako elektroniczne, powinny powstawać w systemach teleinformatycznych spełniających wymagania wynikające z rozporządzenia w sprawie dokumentacji.


Pozostało 81% tekstu

Prenumerata wydania cyfrowego

Dziennika Gazety Prawnej
7,90 zł
cena za dwa dostępy
na pierwszy miesiąc,
kolejny miesiąc tylko 79 zł
Oferta autoodnawialna
KUPUJĘ

Pojedyncze wydanie cyfrowe

Dziennika Gazety Prawnej
4,92 zł
Płać:
KUPUJĘ
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu tylko za zgodą wydawcy INFOR Biznes. Kup licencję

Polecane

Twój komentarz

Zanim dodasz komentarz - zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.

Widzisz naruszenie regulaminu? Zgłoś je!

Polecane