statystyki

Resort cyfryzacji neguje praktykę archiwizowania elektronicznej dokumentacji pracowniczej

autor: Łukasz Prasołek05.07.2019, 18:00
dokumenty

Dokumenty stworzone w Excelu poza systemem teleinformatycznym i następnie dołączone do niego nie stanowią dokumentacji elektronicznej. Z kolei pliki XML z metadanymi mają być tworzone w tzw. locie – a więc dopiero, gdy eksportujemy dokumenty z systemu teleinformatycznego.źródło: ShutterStock

Dokumenty stworzone w Excelu poza systemem teleinformatycznym i następnie dołączone do niego nie stanowią dokumentacji elektronicznej. Z kolei pliki XML z metadanymi mają być tworzone w tzw. locie – a więc dopiero, gdy eksportujemy dokumenty z systemu teleinformatycznego.

Praktyka wielu firm polegająca na tworzeniu dokumentów w Excelu i następnie zapisywaniu ich w innym formacie, np. PDF, i archiwizowaniu w systemie kadrowo-płacowym właśnie została zanegowana przez Ministerstwo Cyfryzacji (patrz stanowisko z 10 czerwca 2019 r.). Resort przyjął bowiem stanowisko, że dokumenty elektroniczne od początku mają powstawać w systemie teleinformatycznym, który będzie spełniał wymagania techniczne narzucone przez par. 9 rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369, dalej także jako: rozporządzenie w sprawie dokumentacji). Celem tego jest przede wszystkim integralność dokumentacji i metadanych oraz zapisywanie zmian w dokumentach i metadanych wraz z informacjami, kto ich dokonał. Ministerstwo wskazuje, że chodzi tu także o wiarygodność dokumentacji i jej moc dowodową, stwierdzając, że stworzenie dokumentów poza systemem teleinformatycznym (np. programem kadrowo-płacowym) posiadającym stosowne zabezpieczenia i późniejsze ich dołączenie do systemu wiążą się z ryzykiem wprowadzenia zmian w dokumencie w momencie zmiany jego formatu, co nie zostanie odnotowane przez system.

Przykład 1

Stworzenie umowy

Pracodawca zakupił nowy moduł do programu kadrowo-płacowego, czyli e-teczkę, która umożliwia generowanie w systemie elektronicznie umów o pracę. Aby dokument nie został podważony, powinien zostać od początku stworzony w systemie kadrowym. Nieprawidłowym działaniem byłoby stworzenie poza systemem kadrowo-płacowym umowy w pliku np. Word i zapisanie jej następnie w systemie, gdyż wtedy system nie odnotowuje informacji na temat ewentualnych zmian tego dokumentu i ich historii. W takim przypadku nie są zatem spełnione wymagania prawne dotyczące właściwego przechowywania dokumentacji pracowniczej w systemie teleinformatycznym.

Do systemów teleinformatycznych powinny być dołączane w formacie PDF jedynie dokumenty zeskanowane, które oryginalnie były dokumentami papierowymi, gdyż te z założenia powstają poza systemami teleinformatycznymi. Ponadto zasady postępowania w takich przypadkach określa wprost par. 11 rozporządzenia w sprawie dokumentacji, wymagając ich opatrzenia podpisem (pieczęcią) elektronicznym przed włączeniem do systemu teleinformatycznego oraz uzgodnienia z pracownikiem zasad odebrania lub zniszczenia dokumentu papierowego, w przypadku nieodebrania dokumentu przez zatrudnionego. Zatem inne dokumenty, które od początku mają powstawać jako elektroniczne, powinny powstawać w systemach teleinformatycznych spełniających wymagania wynikające z rozporządzenia w sprawie dokumentacji.


Pozostało jeszcze 81% treści

Czytaj wszystkie artykuły na gazetaprawna.pl oraz w e-wydaniu DGP
Zapłać 97,90 zł Kup abonamentna miesiąc
Mam kod promocyjny
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu tylko za zgodą wydawcy INFOR Biznes. Kup licencję

Polecane

Twój komentarz

Zanim dodasz komentarz - zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.

Widzisz naruszenie regulaminu? Zgłoś je!

Polecane