Dokumenty stworzone w Excelu poza systemem teleinformatycznym i następnie dołączone do niego nie stanowią dokumentacji elektronicznej. Z kolei pliki XML z metadanymi mają być tworzone w tzw. locie – a więc dopiero, gdy eksportujemy dokumenty z systemu teleinformatycznego.

I. w całości w systemie teleinformatycznym

Praktyka wielu firm polegająca na tworzeniu dokumentów w Excelu i następnie zapisywaniu ich w innym formacie, np. PDF, i archiwizowaniu w systemie kadrowo-płacowym właśnie została zanegowana przez Ministerstwo Cyfryzacji (patrz stanowisko z 10 czerwca 2019 r.). Resort przyjął bowiem stanowisko, że dokumenty elektroniczne od początku mają powstawać w systemie teleinformatycznym, który będzie spełniał wymagania techniczne narzucone przez par. 9 rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369, dalej także jako: rozporządzenie w sprawie dokumentacji). Celem tego jest przede wszystkim integralność dokumentacji i metadanych oraz zapisywanie zmian w dokumentach i metadanych wraz z informacjami, kto ich dokonał. Ministerstwo wskazuje, że chodzi tu także o wiarygodność dokumentacji i jej moc dowodową, stwierdzając, że stworzenie dokumentów poza systemem teleinformatycznym (np. programem kadrowo-płacowym) posiadającym stosowne zabezpieczenia i późniejsze ich dołączenie do systemu wiążą się z ryzykiem wprowadzenia zmian w dokumencie w momencie zmiany jego formatu, co nie zostanie odnotowane przez system.