Nie ma wątpliwości, że płatnik opłaca je na bieżąco, nie pytając ubezpieczonego o zgodę. Problem pojawia się jednak, gdy chodzi o zaległe należności. Przepisy nie dają odpowiedzi, w jaki sposób odliczyć je od pensji.
Do obowiązków płatnika należy prawidłowe naliczanie, pobieranie i odprowadzanie składek ZUS oraz finansowanie części z nich. Pobranie składek oznacza konieczność potrącenia ich z wynagrodzenia ubezpieczonego. Jako że mamy do czynienia z daniną publiczną, potrącenie składek nie wymaga zgody ubezpieczonego. W niektórych przypadkach mogą jednak pojawić się wątpliwości.

Z mocy prawa

Wynagrodzenie jest kwotą należną danej osobie np. za świadczoną przez nią usługę. Powinno być ono wypłacone w umówionej kwocie. Ewentualne potrącenia są możliwe, ale wymagają one istnienia odpowiedniej podstawy. Może być nią zgoda osoby, na rzecz której następuje wypłata, lub stosowny przepis albo zapis łączącej strony umowy. Oznacza to, że w przypadku istnienia przepisu pozwalającego na potrącenia zgoda drugiej strony nie jest konieczna. W zakresie składek ZUS sytuacja jest zatem oczywista – przepisy wręcz nakazują ich potrącanie z dochodów ubezpieczonych (art. 46 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, art. 85 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych).
W efekcie w przypadku składek ZUS (analogicznie jest w przypadku podatku dochodowego) potrącenie następuje z mocy prawa, czyli bez konieczności uzyskiwania zgody ubezpieczonego, a nawet – uwzględniając podejście do składek ZUS – często wbrew jego woli. A to dlatego, że decydując się na zawarcie danej umowy (np. o pracę lub zlecenia), uzyskuje się status ubezpieczonego (z mocy prawa), a w konsekwencji musimy zgodzić się także na związane z tym potrącenia. Jest to oczywiste w przypadku składek bieżących. Przepisy określają bowiem wyraźnie zasady dokonywania omawianych potrąceń.

Ważne przyczyny

Wątpliwości pojawiają się natomiast przy składkach zaległych, przy czym często podkreśla się, że istotne znaczenie ma wielkość tych składek i powód ich wystąpienia.
Przyczyny powstania zaległości mogą być różne. Może to być wadliwe zawarcie umowy o dzieło, którą ZUS uzna za zlecenie. Ewentualnie student może nie poinformować o wyrzuceniu z uczelni albo może ustać zbieg tytułów ubezpieczeniowych lub płatnik może błędnie interpretować przepis regulujący wyłączenie z podstawy wymiaru składek. Przyczyny te można pogrupować na:
1) leżące po stronie ubezpieczonego, np. wprowadzenie w błąd w oświadczeniu o zbiegu tytułów ubezpieczeniowych – tu raczej nie ma wątpliwości, że ubezpieczony powinien ponieść konsekwencje swojego działania w postaci potrącenia składek w części przez niego finansowanych;
2) leżące po stronie płatnika, np. błąd przy naliczaniu składek – w tym przypadku można spotkać się ze stanowiskiem, że skoro błąd był zawiniony przez płatnika, to ubezpieczony nie powinien ponosić tego konsekwencji. Jednak przepisy wyraźnie stanowią, że ubezpieczony finansuje część składek, a tym samym także w tym przypadku potrącenie jest zasadne;
3) neutralne – teoretycznie płatnik ponosi pełną odpowiedzialność za poprawne rozliczenia składek, chyba że ubezpieczony wprowadzi go w błąd, jednakże w praktyce można sobie wyobrazić sytuację, że ani płatnik, ani ubezpieczony nie ponosi winy za zaległość – może się tak zdarzyć chociażby na skutek błędu organu rentowego; w takim przypadku również potrącenie jest zasadne.
W efekcie w przypadku zaległych składek ZUS płatnik powinien potraktować je tak, jak składki bieżące i dokonać stosownych potrąceń. Standardowo składki są najpierw potrącane, a potem odprowadzane do ZUS. W przypadku składek zaległych kolejność zazwyczaj jest odwrotna. Płatnik najpierw płaci składki (także w części finansowanej przez ubezpieczonego), a dopiero później dochodzi ich zwrotu. Istotne jest przy tym, że płatnik musi zaległe składki uregulować bezzwłocznie – najczęściej są one płacone jednorazowo. Składki zaległe, finansowane przez płatnika, stają się kosztem w momencie zapłaty. Składki w części finansowanej przez ubezpieczonego powinny być zaś potrącone z jego wynagrodzenia. W przypadku niewielkich kwot będzie to praktycznie niezauważalne dla ubezpieczonego. Większe kwoty zaś mogą spowodować, że przez jakiś czas ubezpieczony w ogóle nie otrzymywałby wynagrodzenia. [przykład]

przykład

Dwa miesiące od wynagrodzenia
Mimo obowiązku wynikającego z umowy student nie poinformował zleceniodawcy o porzuceniu nauki. W efekcie powstała zaległość z tytułu składek w kwocie 8000 zł (w części finansowanej przez ubezpieczonego). Zakładając, że wynagrodzenie z umowy zlecenia wynosi 4000 zł, oznaczałoby to dwa miesiące bez wynagrodzenia. ©℗

Wskazane porozumienie

Aby uniknąć sytuacji, w której ubezpieczony zostanie pozbawiony środków do życia, można kwotę potrąceń rozłożyć na raty. Wskazane byłoby zawarcie z ubezpieczonym odpowiedniego porozumienia. Jeżeli jednak płatnik opłaci zaległe składki ZUS i nie potrąci ich z wynagrodzenia ubezpieczonego, musi pamiętać, że stanowią one przychód ubezpieczonego. W doktrynie ściera się jednak kilka poglądów na ten temat. Najbardziej uzasadniony opiera się na założeniu, że składki zapłacone za ubezpieczonego powodują, że unika on wydatku, a tym samym uzyskuje przychód z innych źródeł. Tak naprawdę bowiem z chwilą zapłaty składek płatnik (np. pracodawca) uzyskuje roszczenie zwrotne względem ubezpieczonego, a tym samym mamy do czynienia z przychodem z tytułu cywilistycznego zwolnienia z długu. Dlatego też kwotę zaległych składek należy wykazać w części F informacji PIT-11 (dawniej PIT-8C).
Podstawa prawny
Art. 46 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 300 ze zm.).
Art. 85 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1510 ze zm.).