Firmy, aby ułatwić sobie przechowywanie dokumentacji pracowniczej – zwłaszcza aby zdjąć z siebie obowiązek trzymania jej w odpowiednich warunkach, niejednokrotnie korzystają z outsourcingu. A w takim przypadku, jak twierdzi resort kultury, przechowawcy nie muszą spełniać wymagań dla profesjonalistów. Prawnicy zaś ostrzegają, że taka interpretacja jest niezgodna z przepisami.
Galimatias odbije się na pracodawcach
Od 2015 r. słyszymy, że przechowywanie dokumentacji pracowniczej nie może być tak uciążliwe, jak było dotychczas. Sprawami firmowej papierologii zajmowali się i zwykli urzędnicy, i ministrowie, a nawet premier Mateusz Morawiecki. Przekaz był jasny: przepisy mają być czytelne dla przedsiębiorców, ma być prosto, tanio, a zarazem bezpiecznie. Sęk w tym, że deklaracje to jedno, a praktyka drugie. Obecna sytuacja związana z tzw. przechowawcami zdaniem ekspertów świadczy o tym, że administracji publicznej trudno opanować bałagan związany z regulacjami dotyczącymi przechowywania tej dokumentacji. Najgorsze w tym jednak jest to, że przez to ucierpieć mogą najmniej winni całej sytuacji, czyli pracodawcy. Choć teoretycznie przepisy miały ułatwić im żywot.
Jak w dżungli
Aby wyjaśnić, w czym kłopot, trzeba przebrnąć przez gąszcz przepisów i kaskadowych konstrukcji.
Przypomnijmy: 10 stycznia 2018 r. uchwalono ustawę o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357). W art. 11 ustawy wskazano, że przedsiębiorcy wykonujący działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania bez uzyskania wpisu do rejestru, o którym mowa w art. 51a ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 553 ze zm.), mają obowiązek dostosować swoją formę prawną i uzyskać wpis do rejestru do 31 grudnia 2018 r., a w przypadku nieuzyskania takiego wpisu we wskazanym terminie – zakończyć wykonywanie tej działalności. Z kolei wspomniany art. 51a ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach mówi o rejestrze przechowawców akt osobowych i płacowych. W największym więc uproszczeniu można stwierdzić, że działalność polegająca na outsourcingu w przechowywaniu dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców jest działalnością regulowaną. I przechowawcy do końca 2018 r. powinni byli się wpisać do rejestru. Za brak wpisu przy jednoczesnym prowadzeniu działalności grozi sankcja do 100 tys. zł. Tyle że bardzo szybko powstała wątpliwość, kto się ma do tego rejestru wpisać. Odczytując brzmienie przepisów literalnie, wychodzi na to, że wszyscy, którzy zawodowo przechowują dokumentację. Ale wśród urzędników, chociażby na szczeblu wojewódzkim, pojawiła się inna interpretacja: że chodzi wyłącznie o przechowawców gromadzących papiery pracodawców postawionych w stan likwidacji lub upadłych. Interpretacja ta opierała się na relacji pomiędzy rozdziałami 4a i 4b ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Sprawą zainteresowali się przechowawcy, których nie chciano wpisać do rejestru (a którzy obawiają się kary), a także wielu pracodawców – zaczęli się bowiem zastanawiać, czy w ogóle outsourcing w zakresie przechowywania dokumentacji jest prawnie dopuszczalny, a jeśli tak, to czy mogą wymagać od podmiotów profesjonalnie zajmujących się taką działalnością spełnienia takich standardów przechowywania dokumentacji, jakie obowiązują w przypadku archiwów.
Postanowiliśmy w związku z tym spytać o interpretację Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego, w którego gestii leży interpretowanie przepisów kluczowej dla pracodawców i przechowawców ustawy. Resort twierdzi, że wpisać się do rejestru muszą wyłącznie ci przechowawcy, którzy odbierają dokumentację po pracodawcach już nieistniejących (patrz stanowisko z 11 czerwca 2019 r.).
Art. 11 ust. 1 ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją:
Przedsiębiorcy wykonujący działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania bez uzyskania wpisu do rejestru, o którym mowa w art. 51a ustawy zmienianej w art. 2, są obowiązani dostosować swoją formę prawną i uzyskać wpis do rejestru, o którym mowa w art. 51a ustawy zmienianej w art. 2, w terminie do dnia 31 grudnia 2018 r., a w przypadku nieuzyskania wpisu w tym terminie – zakończyć wykonywanie tej działalności.