We wzorze umowy o pracę opublikowanym na stronie internetowej Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej znajduje się pozycja „adres zamieszkania”. Pojawiła się jednak wątpliwość, czy pozycja ta faktycznie powinna się tam znaleźć, zważywszy na to, że daną tę z reguły podaje jeszcze kandydat do pracy (przed podpisaniem umowy), a nie pracownik?
Stanowisko MRPiPS z 29 maja 2019 r.
Katalog danych osobowych, których pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, został zawarty w art. 221 par. 1 kodeksu pracy, zaś od pracownika w § 3 tego artykułu. Z powołanego przepisu wynika zatem, iż adres zamieszkania jest daną osobową pobieraną od pracownika.
Należy wyjaśnić, iż wprawdzie pracownikiem w rozumieniu kodeksu pracy jest osoba już zatrudniona m.in. na podstawie umowy o pracę (art. 2 k.p.), to jednak osobę, co do której pracodawca podjął decyzję o jej zatrudnieniu (i poinformował ją o tym), a następnie przedsięwziął niezbędne czynności celem zawarcia umowy o pracę (tj. pobrał dane osobowe konieczne do wypełnienia umowy o pracę), trudno zakwalifikować jako kandydata. Dlatego też „adres zamieszkania” został umieszczony w katalogu danych osobowych pozyskiwanych od pracownika. Przetwarzanie tych danych ma bowiem na celu zatrudnienie pracownika (zawarcie umowy o pracę), nie zaś ubieganie się o zatrudnienie (udział w konkursie).
Reklama

opinie ekspertów

Ministerstwo chyba samo ma problem, warto poczekać na UODO

Reklama
Łukasz Prasołek specjalista z zakresu prawa pracy, były pracownik PIP i SN
Zmiany wprowadzone do kodeksu pracy od 4 maja spowodowały duże zamieszanie i wiele firm asekuracyjnie zaczęło sporządzać skierowania na badania wstępne i umowy o pracę, podając w nich jedynie imię i nazwisko oraz datę urodzenia przyszłego pracownika. Adres zamieszkania pojawia się bowiem w nowych przepisach dopiero w przypadku pracownika.
Tymczasem MRPiPS chyba samo ma problem z wyjaśnieniem nowych przepisów, gdyż najpierw zaktualizowało swoje wzory kwestionariuszy na stronie WWW, usuwając adres zamieszkania z kwestionariusza dla kandydata, a zostawiając go we wzorze umowy o pracę. Następnie wydało stanowisko, że jednak od wybranego kandydata, który będzie zatrudniany, można żądać adresu zamieszkania. To wreszcie jak jest? Według resortu rodziny taki wybrany kandydat to już prawie pracownik i można od niego żądać więcej danych niż od ogółu kandydatów. Pojawia się więc konstrukcja trójstopniowa – kandydat, czyli każda osoba biorąca udział w rekrutacji, prawie pracownik, czyli osoba wybrana w ramach procesu rekrutacji, i pracownik, którym prawie pracownik staje się po podpisaniu umowy o pracę. Należy więc postawić pytanie, czy będąc konsekwentnym, nie powinno się w takim razie stosować także trzech wzorów kwestionariuszy dla takich osób? Na szczęście od 1 stycznia 2019 r. nie ma ich oficjalnych wzorów, więc pracodawcy mogą je opracować samodzielnie.
W pewnym sensie stanowisko to dodatkowo komplikuje i tak już skomplikowane przepisy dotyczące rekrutacji, niemniej jednak jest ono korzystne dla pracodawców – daje im bowiem zielone światło do zbierania większej liczby danych (adresów zamieszkania, które będą zawarte w umowach). To z pewnością ułatwi proces zatrudnienia, gdyż nie trzeba będzie wprowadzać zmian do systemów kadrowo-płacowych. W wielu z nich przyjęto bowiem, że do zatrudnienia pracownika wymagany jest co najmniej adres zamieszkania (a czasami także numer PESEL).
Stanowisko to może także ułatwić pracę przychodniom lekarskim, które niechętnie przyjmowały skierowania na badania wstępne tylko z datą urodzenia osoby kierowanej na badania. Zmiana ta wymagała bowiem od nich większego nakładu pracy, gdyż większość danych osobowych badanego musiała być pozyskana od osoby zgłaszającej się na badanie przez osobę rejestrującą ją na wizytę w samej przychodni.
Warto jednak poczekać na potwierdzenie tej interpretacji przez Urząd Ochrony Danych Osobowych, który będzie przeprowadzał kontrole z tego zakresu, gdyż resort rodziny nie jest konsekwentny w swoich wypowiedziach i treściach prezentowanych na własnej stronie internetowej.

Wykładnia celowościowa powinna mieć prymat

Justyna Tyc radca prawny, associate w kancelarii Domański Zakrzewski Palinka
Pracodawcy zastanawiają się, w którym momencie mogą żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania takich danych osobowych, jak miejsce zamieszkania czy numer PESEL. Zwyczajowo robi się to tuż przed zawarciem umowy o pracę, ale art. 221 par. 3 kodeksu pracy stanowi, że danych tych żąda się od pracownika. Natomiast pracownikiem, zgodnie z art. 2 k.p., jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, czyli taka, z którą umowa została już podpisana.
Zatem literalnie z przepisu wynika, że z kandydatem do pracy najpierw powinna być zawarta umowa o pracę, a następnie pracodawca może żądać podania adresu zamieszkania czy numeru PESEL. Oczywiście taka kolejność jest nie do przyjęcia głównie ze względów praktycznych – tego rodzaju dane są zawierane w umowie o pracę, zatem pracodawca musi znać je wcześniej.
W tym przypadku należy nadać prymat wykładni celowościowej i przepis interpretować tak, aby był on najbardziej przydatnym środkiem do osiągnięcia celu, jaki przyświecał jego wprowadzeniu. Nie ulega wątpliwości, że celem art. 221 k.p. jest ochrona danych osobowych kandydata i pracownika przed nieuprawnionym i nadmiernym ich przetwarzaniem przez pracodawcę. Ustawodawca ustalił węższy katalog danych dla kandydata, biorąc pod uwagę cel ich gromadzenia, czyli udział w rekrutacji na określone stanowisko pracy. W przypadku pracownika celem jest natomiast zawarcie i wykonanie umowy o pracę, dlatego katalog danych jest szerszy. W sytuacji gdy mamy do czynienia z osobą, w stosunku do której zapadła już decyzja o zatrudnieniu i osoba ta wyraziła zgodę na zatrudnienie, zmienia się cel przetwarzania danych z udziału w rekrutacji na zawarcie i wykonywanie umowy. Zatem pozyskanie danych wskazanych w art. 221 par. 3 k.p. jest wówczas usprawiedliwione (np. adres zamieszkania, numer PESEL), mimo iż osoba ta nie jest jeszcze pracownikiem w rozumieniu art. 2 k.p.
Warto też wspomnieć, że w art. 221 par. 1 k.p. ustawodawca posługuje się pojęciem pracodawcy w odniesieniu do kandydata do pracy, gdzie wiadomo, że takim pracodawcą się jeszcze nie jest (co najwyżej przyszłym). Gdyby przepis interpretować literalnie, rekrutacja zgodnie z tym przepisem stanęłaby pod znakiem zapytania. To kolejny argument za tym, aby w przypadku art. 221 par. 1 i 3 przepisy interpretować zgodnie z wykładnią celowościową.

Brakuje kategorii pośredniej, czyli osoby przyjmowanej do pracy

dr Dominika Dörre-Kolasa partner w krakowskim oddziale kancelarii Raczkowski Paruch
Interpretacja ministerstwa uwypukla mankamenty obecnie obowiązujących przepisów kodeksu pracy. Jest jednak jak najbardziej zgodna z RODO.
Stworzenie w kodeksie pracy podstawy prawnej do przetwarzania danych osobowych osób ubiegających się o zatrudnienie (kandydatów do pracy) i pracowników w postaci obowiązku prawnego („pracodawca żąda”) z dychotomicznym podziałem zakresów danych „żądanych” od tych osób rodzi po stronie pracodawców wiele komplikacji związanych z koniecznością przygotowania dokumentów dla osoby, która już została wybrana i przyjęła ofertę pracodawcy, ale nie jest jeszcze pracownikiem w rozumieniu kodeksowym. W podziale tym nie została bowiem przewidziana kategoria pośrednia występująca w art. 229 k.p. w postaci „osoby przyjmowanej do pracy”.
W praktyce widziałam już takie zabiegi, że osoba przyjmowana do pracy najpierw podpisywała umowę, a następnie uzupełniane były jej dane w postaci adresu zamieszkania czy numeru PESEL. Nie zawsze bowiem dla właściwej identyfikacji osoby wystarczająca jest data urodzenia, gdyż zwłaszcza w firmach z wielotysięcznymi załogami nie należą do rzadkości sytuacje występowania osób o takich samych imionach i nazwiskach urodzonych tego samego dnia.
Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych osoby przyjmowanej do pracy, które są niezbędne do przygotowania umowy o pracę, może stanowić art. 6 lit. b RODO. Przetwarzanie takich danych osobowych jak chociażby adres zamieszkania czy PESEL jest niezbędne do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy. Mam tu oczywiście na myśli osobę, która pomyślnie zakończyła proces rekrutacji i przyjęła ofertę pracodawcy, ale aby stała się pracownikiem, musi uprzednio podpisać umowę o pracę. Zgodnie z art. 26 k.p. stosunek pracy nawiązuje się w terminie określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy, a jeżeli terminu tego nie określono – w dniu zawarcia umowy. Tak więc data zawarcia umowy nie zawsze jest tożsama z datą powstania stosunku pracy. Subtelności prawa pracy nie były, jak się wydaje, w odpowiednim stopniu brane pod uwagę podczas prac legislacyjnych nad zmianami kodeksu pracy, a interpretacja ministerstwa stara się nieco ratować tę sytuację, przyjmując rozszerzającą wykładnię definicji pracownika.
Jeżeli przyjmiemy, że podstawą przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych osoby zatrudnianej w postaci adresu zamieszkania, numeru PESEL, a czasem również numeru rachunku płatniczego, na który ma otrzymywać wynagrodzenie, jest podejmowanie przed zawarciem umowy czynności na żądanie osoby, której dane dotyczą, to obowiązek żądania tych danych od pracownika stanie się zbyteczny.