Jeśli należność za opłatę jest niższa z powodu potrącenia z niej kary umownej, pracodawca udziela nabywcy usług obniżenia we wpłacie na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON). Gdyby jednak po zakwestionowaniu kary klient dopłacił resztę pieniędzy już po terminie wynikającym z faktury, nie ma prawa do ulgi.
Tak wynika z odpowiedzi udzielonej przez PFRON na pytanie skierowane przez Ogólnopolską Bazę Pracodawców Osób Niepełnosprawnych (OBPON.org). Chodziło o przedsiębiorcę, który w umowie podpisanej z kontrahentem zgodził się na ponoszenie kar umownych w przypadkach, gdyby doszło do niewywiązania się z jakichś warunków kontraktu. Wzajemne rozliczenia mają formę kompensaty, polegającej na tym, że należność za usługę wskazaną na fakturze jest pomniejszona o wysokość kary.
Klient zapłacił w terminie fakturę, ale w wysłanej nocie księgowej wskazał na obciążenie karą umowną. Przedsiębiorca uważa jednak, że usługa została wykonana prawidłowo i wysłał do niego pismo wzywające do uregulowania pozostałej kwoty. Problem w tym, że nie wiadomo, ile potrwa wyjaśnianie sprawy. Pracodawca ma więc wątpliwości, jak ma w takich okolicznościach udzielić klientowi obniżenia we wpłacie, zwłaszcza gdyby po rozstrzygnięciu sporu zdecydował się dopłacić brakującą kwotę po terminie wynikającym z faktury. Jest to o tyle istotne, że jednym z warunków wystawienia przez pracodawcę druku INF-U z kwotą ulgi jest terminowa płatność całej kwoty znajdującej się na fakturze.
PFRON wyjaśnia, że przepisy ustawy o rehabilitacji nie określają, że jedyną dopuszczalną formą płatności za zakup uprawniający do obniżenia wpłaty na PFRON jest dokonanie jej za pośrednictwem banku. Można też to zrobić w formie gotówkowej, czeku lub kompensaty. Dlatego, jeżeli w razie wyboru takiej drogi płatności doszło do potrącenia kary, czyli umorzenia części należności, a pozostała jej część została uregulowana w terminie określonym na fakturze, to sprzedający jest zobowiązany wystawić informację o kwocie ulgi. Ważne jest przy tym, aby w dokumencie potwierdzającym kompensatę (w tym przypadku była to nota księgowa), wskazana była data jej dokonania oraz to, jaką fakturę obejmuje.
– Pracodawca powinien też pamiętać, że jeżeli płatność za usługę wynosiła, np. 10 tys. zł, a kara wynosiła 500 zł, to ulga jest udzielana od pełnej należności na fakturze – mówi Edyta Sieradzka, wiceprezes OBPON.org.
Natomiast jak podkreśla PFRON – zarówno sprzedający, jak i nabywca muszą mieć świadomość, jakie skutki niesie za sobą rozstrzygnięcie sporu co do zasadności kary umownej w taki sposób, że okaże się, że była ona nienależna. Wtedy należy uznać, że płatność za zakup usługi nie została uregulowana w całości i nie może być wtedy wystawiona informacja o uldze (co oznacza, że klient nie ma do niej w ogóle prawa). W konsekwencji sprzedający musi zrobić korektę druku INF-U, wykazując w nim, że kwota obniżenia wynosi zero złotych. Z kolei nabywca, jeśli skorzystał już z ulgi i zapłacił niższą wpłatę do PFRON, też musi zrobić korektę deklaracji oraz wpłacić do funduszu różnicę wraz z odsetkami.