Nie ma przepisów, które regulują to wprost. Nie ulega jednak wątpliwości, że taka dokumentacja zawiera dane osobowe. A wówczas okres jej przechowywania nie jest nieograniczony – musi być zgodny z RODO. Dlatego tym razem o wyjaśnienia poprosiliśmy Urząd Ochrony Danych Osobowych.

I. umowy cywilnoprawne

UODO w stanowisku z 6 maja 2019 r. nie wskazało niestety konkretnie okresu przechowywania dokumentacji dotyczącej umów zlecenia, ale podało wskazówki, według których powinno się postępować. Po pierwsze zaznaczyło, że przy ustalaniu takiego okresu nie są wystarczające terminy przedawnienia roszczeń, lecz należy badać szerzej niezbędność przechowywania danych do celu, jakiemu służą zgodnie z RODO. Powinno się przy tym analizować również obowiązki wynikające z innych przepisów, a więc w przypadku umów zlecenia te dotyczące najniższych stawek godzinowych z ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (z 10 października 2002 r.; t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 2177) czy też z regulacji dotyczących zobowiązań publicznoprawnych.
I tak, choć dokumentacja dotycząca umów zlecenia powinna być przechowywana co najmniej przez trzy lata, to najwłaściwszym terminem wydaje się pięć lat. Przy czym nie wynika to wcale z okresu przedawnienia roszczeń – ten bowiem zgodnie z zgodnie z art. 751 k.c. wynosi najczęściej tyko dwa lata. Natomiast okres przechowywania dokumentacji dotyczącej potwierdzenia liczby godzin przepracowanych na podstawie umowy zlecenia, zgodnie z art. 8c ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, jest dłuższy – wynosi trzy lata. Liczy się go od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne. Jednak wydaje się, że to nie on rozstrzygnie o okresie przechowywania dokumentacji. Wypłata wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia może bowiem podlegać oskładkowaniu, co w dużej mierze zależy od zbiegu tytułów do ubezpieczeń takiej osoby, a roszczenia z tytułu składek przedawniają się dopiero po upływie pięciu lat, od dnia w którym stały się wymagalne (art. 24 ust. 5 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 300). I ten okres wydaje się ostatecznie datą przechowywania dokumentów związanych z umowami zlecenia.

II. PPK i wynagrodzenia

Od 1 lipca 2019 r. rozpocznie się zbieranie dokumentacji związanej z PPK przez pracodawców mających powyżej 250 osób zatrudnionych, w związku z czym pojawi się nowa kategoria dokumentacji i pytanie: jak długo należy ją przechowywać? W ustawie są dwie daty, które w tym zakresie powinno się wziąć pod uwagę – pięć lat, gdyż tyle wynosi okres przedawnienia roszczeń z tytułu wpłat do PPK (art. 29 ust. 2 ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych, Dz.U. poz. 2215) oraz cztery lata w zakresie deklaracji o rezygnacji, gdyż co cztery lata od 1 kwietnia podmiot zatrudniający dokonuje ponownie wpłat na PPK, chyba że uczestnik znowu zrezygnuje (art. 23 ust. 2, 5 i 6 ustawy o PPK).
UODO w stanowisku z 6 maja 2019 r. wskazuje na możliwość przechowywania dokumentacji wytworzonej w związku z odprowadzeniem wpłat na PPK przez okres zatrudnienia oraz 10 lub 50 lat po jego ustaniu. Zwraca bowiem uwagę, że dokumenty takie stanowią element dokumentacji, o której mowa w art. 125a ust. 4 lub 4a ustawy z 17 grudnia 1999 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1270 ze zm.). Nie dotyczy to jednak całości dokumentacji dotyczącej PPK, a tylko tej, która dotyczy naliczania wpłat. Można mieć jednak wątpliwość co do słuszności przyjęcia, że do przechowywania dokumentacji dotyczącej PPK w ogóle stosuje się przepisy emerytalne, gdyż wpłaty na PPK nie mają wpływu na ustalenie prawa do emerytury lub renty.
Zgodnie z art. 5 ust. 1 lit. e RODO dane osobowe mogą być przechowywane przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Wydaje się zatem, że deklaracje o rezygnacji z uczestnictwa PPK nie powinny być przechowywane dłużej niż do czasu złożenia przez uczestnika kolejnej rezygnacji. W tym przypadku okres przechowywania będzie wynosił zatem cztery, a nie 50 lub 10 lat, gdyż deklaracje takie na pewno nie stanowią dokumentacji płacowej.

III. zwolnienia lekarskie a kwestie płacowe niezbędne dla celów emerytalnych

Niestety stanowisko UODO dodaje tylko wątpliwości, czy zwolnienia lekarskie powinny być traktowane jako dokumentacja płacowa niezbędna do ustalania uprawnień emerytalnych – a tę – jak wynika ze stanowiska ZUS dotyczącego zwolnień lekarskich (zob. „ZUS: Dokumentację zasiłkową przechowujemy przez pięć lat” – DGP z 4 kwietnia 2019 r., nr 67) – należy przechowywać nie przez pięć, lecz 10 lat. W tym zakresie trzeba będzie zatem poczekać na kolejne wyjaśnienia, które ostatecznie rozstrzygną tę kwestię (wystąpiliśmy o nie do ZUS oraz resortu pracy – red.).
W stanowisku UODO przemycona została jednak inna ważna kwestia dotycząca nośników, na których przechowywane są dane, gdyż organ nadzorczy stwierdził, że z jego punktu widzenia ważny jest fakt przetwarzania danych, a nie nośnik, na którym są one przechowywane. Co oznacza, że usunięcie danych z dokumentów powinno pociągać za sobą usuwanie ich także z systemów teleinformatycznych wykorzystywanych przez pracodawców.
Stanowisko Urzędu Ochrony Danych Osobowych z 6 maja 2019 r.
1. Jak długo pracodawcy powinni przechowywać dokumentację umów zlecenia zawieranych z pracownikami?
Zgodnie z zasadą ograniczenia przechowywania danych określoną w art. 5 ust. 1 lit. e ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) dane osobowe mogą być przechowywane przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których są one przetwarzane. Określając zatem czas przechowywania danych, pracodawca powinien wziąć pod uwagę m.in. okres trwania umowy, okres ewentualnego dochodzenia roszczeń związanych z umową (okres przedawnienia roszczeń) oraz obowiązki wynikające z przepisów prawa. Podkreślić należy, że określenie okresu przechowywania dokumentacji oparte jedynie na kryterium przedawnienia roszczeń nie jest wystarczające. Podstawą przetwarzania danych osobowych osób zatrudnionych na podstawie umowy cywilnoprawnej jest niezbędność do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub niezbędność do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy. Część danych może być natomiast zbierana ze względu na ciążące obowiązki prawne (np. w związku ze zgłoszeniem do ubezpieczenia zdrowotnego, związanych z zapłatą podatku, obowiązkiem przechowywania danych zgodnie z przepisami ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę).
2. Jak długo pracodawcy powinni przechowywać dokumentację dotyczącą PPK? Czy przez okres pięciu lat, gdyż tyle wynosi okres przedawnienia wpłat do PPK?
Ustawodawca w przepisach ustawy z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych nie wskazał okresu przechowywania przez pracodawcę dokumentacji związanej z pracowniczymi planami kapitałowymi (PPK). Kwestia powyższa nie została również szczegółowo uregulowana w przepisach wykonawczych dotyczących dokumentacji pracowniczej. Należy jednak wskazać, że zgodnie z wyżej wymienioną ustawą składka odprowadzana w związku z uczestnictwem w PPK stanowi składnik wynagrodzenia za pracę. Oznacza to tym samym, że informacje wytworzone w związku z odprowadzeniem tej składki stanowią element dokumentacji, o której mowa w art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Niezależnie od powyższego, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, w § 6 pkt 3, uregulowano obowiązek prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej dotyczącej wypłaconego wynagrodzenia, która jest przechowywana przez pracodawcę przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 94 ust. 9b Kodeksu pracy).
3. Czy ze względu na okres przechowywania dokumentacji zasiłkowej określony przez ZUS na pięć lat, można zachować dane o zasiłkach w systemach kadrowo-płacowych na potrzeby wystawienia świadectwa pracy, w których muszą być wymienione okresy nieskładkowe z całego okresu zatrudnienia? Czy grozi kara od UODO za przechowywanie zwolnień lekarskich przez cały okres zatrudnienia pracownika, jeśli celem takiego działania jest prawidłowe wypełnienie świadectwa pracy pracownika o okresy nieskładkowe?
Wskazać należy, że Prezes UODO nie jest organem właściwym do kontrolowania prawidłowości prowadzenia dokumentacji pracowniczej i płacowej pracodawców, natomiast jest organem właściwym w zakresie ochrony danych osobowych. Oznacza to, że z pespektywy organu ochrony danych znaczenie ma przede wszystkim fakt przetwarzania danych, a nie nośnik, na którym te dane są zapisane.
Od 1 stycznia 2019 r. obowiązują nowe przepisy ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Zgodnie z jej art. 125a ust. 4, płatnik składek (pracodawca) jest co do zasady zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Okres ten, zgodnie z art. 125a ust. 4a tej ustawy, został skrócony do 10 lat m.in. dla pracowników (z wyłączeniem prokuratorów) oraz osób wykonujących pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług w przypadku, kiedy ubezpieczony zakończył pracę u danego płatnika składek i został złożony raport informacyjny. Przy ustalaniu podstawy wymiaru emerytur i rent uwzględnia się także kwoty wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy oraz kwoty zasiłków: chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, zasiłku wyrównawczego, świadczenia wyrównawczego lub dodatku wyrównawczego, a także wartość świadectw rekompensacyjnych, kwoty zasiłków dla bezrobotnych, zasiłków szkoleniowych lub stypendiów wypłaconych z Funduszu Pracy za okres udokumentowanej niezdolności do pracy.
Wskazać należy, że pracodawca – płatnik, ustalając podstawę wypłaty wynagrodzenia oraz wysokości składek emerytalno-rentowych oraz pozostałych składników wynagrodzenia, musi pozyskać informacje o przyczynach nieobecności pracownika w pracy w celu prawidłowego ich obliczenia. Polski ustawodawca nie przewidział co prawda w art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych zamkniętego katalogu dokumentów, które mają znaczenie dla obliczenia podstawy wymiaru emerytury lub renty, jednak w przypadku nieobecności w pracy pracownika z powodu choroby (czasowa niezdolność do pracy), to zwolnienie lekarskie (zaświadczenie lekarskie) jest jedynym źródłem, z którego pracodawca pozyskuje niezbędne informacje w celu prawidłowego określenia wyżej wymienionej podstawy. Podkreślenia wymaga, że zgodnie z art. 53 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, przy ustalaniu prawa do zasiłków i ich wysokości dowodami stwierdzającymi czasową niezdolność do pracy z powodu choroby, pobytu w szpitalu albo innym zakładzie leczniczym podmiotu leczniczego wykonującego działalność leczniczą w rodzaju stacjonarne i całodobowe świadczenia zdrowotne albo konieczność osobistego sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny są zaświadczenia lekarskie. Jednocześnie zgodnie z art. 55 ust. 3 pkt 6 tej ustawy, w zaświadczeniu lekarskim muszą znaleźć się informacje o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłku chorobowego lub jego wysokość. Dodatkowo wskazać należy, że pracodawca nie pozyskuje ani nie przechowuje informacji dotyczącej numeru statystycznego choroby ubezpieczonego ustalonego według Międzynarodowej Statystycznej Klasyfikacji Chorób i Problemów Zdrowotnych.