statystyki

UODO wyjaśnia, jak długo trzymać dokumenty z umów zleceń i PPK

autor: Łukasz Prasołek31.05.2019, 07:10
W stanowisku UODO przemycona została jednak inna ważna kwestia dotycząca nośników, na których przechowywane są dane, gdyż organ nadzorczy stwierdził, że z jego punktu widzenia ważny jest fakt przetwarzania danych, a nie nośnik, na którym są one przechowywane.

W stanowisku UODO przemycona została jednak inna ważna kwestia dotycząca nośników, na których przechowywane są dane, gdyż organ nadzorczy stwierdził, że z jego punktu widzenia ważny jest fakt przetwarzania danych, a nie nośnik, na którym są one przechowywane.źródło: ShutterStock

Nie ma przepisów, które regulują to wprost. Nie ulega jednak wątpliwości, że taka dokumentacja zawiera dane osobowe. A wówczas okres jej przechowywania nie jest nieograniczony – musi być zgodny z RODO. Dlatego tym razem o wyjaśnienia poprosiliśmy Urząd Ochrony Danych Osobowych.

UODO w stanowisku z 6 maja 2019 r. nie wskazało niestety konkretnie okresu przechowywania dokumentacji dotyczącej umów zlecenia, ale podało wskazówki, według których powinno się postępować. Po pierwsze zaznaczyło, że przy ustalaniu takiego okresu nie są wystarczające terminy przedawnienia roszczeń, lecz należy badać szerzej niezbędność przechowywania danych do celu, jakiemu służą zgodnie z RODO. Powinno się przy tym analizować również obowiązki wynikające z innych przepisów, a więc w przypadku umów zlecenia te dotyczące najniższych stawek godzinowych z ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (z 10 października 2002 r.; t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 2177) czy też z regulacji dotyczących zobowiązań publicznoprawnych.

I tak, choć dokumentacja dotycząca umów zlecenia powinna być przechowywana co najmniej przez trzy lata, to najwłaściwszym terminem wydaje się pięć lat. Przy czym nie wynika to wcale z okresu przedawnienia roszczeń – ten bowiem zgodnie z zgodnie z art. 751 k.c. wynosi najczęściej tyko dwa lata. Natomiast okres przechowywania dokumentacji dotyczącej potwierdzenia liczby godzin przepracowanych na podstawie umowy zlecenia, zgodnie z art. 8c ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, jest dłuższy – wynosi trzy lata. Liczy się go od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne. Jednak wydaje się, że to nie on rozstrzygnie o okresie przechowywania dokumentacji. Wypłata wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia może bowiem podlegać oskładkowaniu, co w dużej mierze zależy od zbiegu tytułów do ubezpieczeń takiej osoby, a roszczenia z tytułu składek przedawniają się dopiero po upływie pięciu lat, od dnia w którym stały się wymagalne (art. 24 ust. 5 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 300). I ten okres wydaje się ostatecznie datą przechowywania dokumentów związanych z umowami zlecenia.

Od 1 lipca 2019 r. rozpocznie się zbieranie dokumentacji związanej z PPK przez pracodawców mających powyżej 250 osób zatrudnionych, w związku z czym pojawi się nowa kategoria dokumentacji i pytanie: jak długo należy ją przechowywać? W ustawie są dwie daty, które w tym zakresie powinno się wziąć pod uwagę – pięć lat, gdyż tyle wynosi okres przedawnienia roszczeń z tytułu wpłat do PPK (art. 29 ust. 2 ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych, Dz.U. poz. 2215) oraz cztery lata w zakresie deklaracji o rezygnacji, gdyż co cztery lata od 1 kwietnia podmiot zatrudniający dokonuje ponownie wpłat na PPK, chyba że uczestnik znowu zrezygnuje (art. 23 ust. 2, 5 i 6 ustawy o PPK).

UODO w stanowisku z 6 maja 2019 r. wskazuje na możliwość przechowywania dokumentacji wytworzonej w związku z odprowadzeniem wpłat na PPK przez okres zatrudnienia oraz 10 lub 50 lat po jego ustaniu. Zwraca bowiem uwagę, że dokumenty takie stanowią element dokumentacji, o której mowa w art. 125a ust. 4 lub 4a ustawy z 17 grudnia 1999 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1270 ze zm.). Nie dotyczy to jednak całości dokumentacji dotyczącej PPK, a tylko tej, która dotyczy naliczania wpłat. Można mieć jednak wątpliwość co do słuszności przyjęcia, że do przechowywania dokumentacji dotyczącej PPK w ogóle stosuje się przepisy emerytalne, gdyż wpłaty na PPK nie mają wpływu na ustalenie prawa do emerytury lub renty.

Zgodnie z art. 5 ust. 1 lit. e RODO dane osobowe mogą być przechowywane przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Wydaje się zatem, że deklaracje o rezygnacji z uczestnictwa PPK nie powinny być przechowywane dłużej niż do czasu złożenia przez uczestnika kolejnej rezygnacji. W tym przypadku okres przechowywania będzie wynosił zatem cztery, a nie 50 lub 10 lat, gdyż deklaracje takie na pewno nie stanowią dokumentacji płacowej.

Niestety stanowisko UODO dodaje tylko wątpliwości, czy zwolnienia lekarskie powinny być traktowane jako dokumentacja płacowa niezbędna do ustalania uprawnień emerytalnych – a tę – jak wynika ze stanowiska ZUS dotyczącego zwolnień lekarskich (zob. „ZUS: Dokumentację zasiłkową przechowujemy przez pięć lat” – DGP z 4 kwietnia 2019 r., nr 67) – należy przechowywać nie przez pięć, lecz 10 lat. W tym zakresie trzeba będzie zatem poczekać na kolejne wyjaśnienia, które ostatecznie rozstrzygną tę kwestię (wystąpiliśmy o nie do ZUS oraz resortu pracy – red.).


Pozostało jeszcze 66% treści

Czytaj wszystkie artykuły na gazetaprawna.pl oraz w e-wydaniu DGP
Zapłać 97,90 zł Kup abonamentna miesiąc
Mam kod promocyjny
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu tylko za zgodą wydawcy INFOR Biznes. Kup licencję

Polecane

Twój komentarz

Zanim dodasz komentarz - zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.

Widzisz naruszenie regulaminu? Zgłoś je!

Polecane