Po wdrożeniu RODO nie jest pewne, kto ma składać oświadczenia dotyczące członków rodziny pracownika ubiegającego się np. o zapomogę. Nie ma też jednomyślności co do podstaw ich przetwarzania.
Zmiany, które od 4 maja wprowadziła ustawa z 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania RODO (Dz.U. poz. 730), objęły także przepisy o funduszu socjalnym. Na mocy tej nowelizacji wprowadzono nowy art. 8 ust. 1a ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (z 4 marca 1994 r., t.j. z 2018 r. poz. 1316 ze zm.), zgodnie z którym udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z funduszu w celu przyznania ulgowej usługi, świadczenia bądź dopłaty z ZFŚS, następuje w formie oświadczenia. Na pierwszy rzut oka wydawałoby się, że pracodawcy powinni być zadowoleni. Wreszcie wiadomo, na jakiej podstawie pracownicy korzystający z funduszu powinni przekazywać im dane osobowe. Bo co do tego były wątpliwości, zwłaszcza po 25 maja 2018 r., gdy zaczęliśmy stosować RODO. Okazuje się jednak, że kłopotliwy jest już sam charakter oświadczenia, o którym mowa w ww. przepisie. – Ustawodawca przesądził w nim, że przetwarzanie danych osobowych osoby uprawnionej odbywa się na podstawie oświadczenia, czyli na podstawie zgody – stwierdza Anna Hoffman, radca prawny z Kancelarii Prawnej Piszcz i Wspólnicy.
Inaczej widzi to jednak Łukasz Chruściel, radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski Paruch kierujący biurem w Katowicach. – Dzięki ostatnim zmianom nie ma już wątpliwości, że zgoda nie jest podstawą do przetwarzania danych osobowych. Dotyczy to zarówno danych pracownika, jak i danych dotyczących członków jego rodziny – przekonuje. Ekspert dodaje, że obowiązkiem pracodawcy jest ustalenie sytuacji socjalnej pracownika jako osoby uprawnionej, a do tego konieczne jest podanie przez pracownika danych dotyczących jego samego oraz członków jego rodziny. – Zgoda musi być dobrowolna i można ją w każdym momencie wycofać. Oparcie więc przetwarzania na tej podstawie niejednokrotnie mogłoby uniemożliwiać realizację obowiązku pracodawcy. Dlatego zgoda jest zbędna, a ewentualne jej pobieranie powodowałoby jedynie dalsze komplikacje – przekonuje.
Sami (nie) tylko o sobie
Jak już wspomniano, dane osobowe, które pracodawca przetwarza na potrzeby ZFŚS, dotyczą nie tylko pracownika, lecz często także członków jego rodziny. Powstaje więc dylemat: czy aby na podstawie nowych regulacji prawidłowo przekazać dane członka rodziny wystarczy oświadczenie samego pracownika? Czy raczej powinien je złożyć ten członek rodziny? Niestety z ustawy jednoznacznie to nie wynika. – Ani przepisy ustawy o ZFŚS, ani uzasadnienie do ustawy wdrażającej RODO nie wskazują czy oświadczenie powinna złożyć osoba ubiegająca się o wypłatę świadczenia, czyli pracownik, czy również członek rodziny pracownika, jeżeli jego dane są przekazywane przez tego pracownika pracodawcy i stanowią podstawę do wypłaty z ZFŚS – mówi Anna Hoff mann. – Jednak w mojej ocenie zgoda ta powinna zostać udzielona odrębnie, tj. zarówno przez pracownika, jak i członka rodziny – dodaje. Ekspertka wskazuje przy tym, że art. 8 ust. 1a ustawy o ZFŚS mówi o udostępnieniu danych osoby uprawnionej, a nie osób uprawnionych (liczba pojedyncza, a nie mnoga) – a z tym drugim mielibyśmy do czynienia, gdyby zgoda pochodziła tylko od pracownika. [opinia]
Inny pogląd na to ma natomiast Łukasz Chruściel. Przy czym jego zdaniem należy tu rozróżnić sytuację, w której osobą uprawnioną do świadczenia i wnioskującą o nie jest pracownik, oraz taką, gdy tą osobą – z pominięciem pracownika lub obok niego – jest członek rodziny (o tym, w jakim zakresie członek rodziny pracownika jest uprawniony do świadczeń stanowi regulamin ZFŚS).
– W pierwszym przypadku oświadczenie dotyczące sytuacji socjalnej składane będzie przez samego pracownika. I to również w odniesieniu do informacji dotyczących członków jego rodziny. Oświadczenie składa bowiem nie członek rodziny, a pracownik, bo to jego sytuacja socjalna jest badana – stwierdza Łukasz Chruściel. Jak wskazuje, przykładowo okoliczność ile członków rodziny posiada pracownik oraz jaki przychód oni osiągają decyduje o sytuacji materialno-rodzinnej tego pracownika. I w tym zakresie należy uznać, że są to jego dane osobowe. – W drugim zaś przypadku oświadczenia będące podstawą do ustalenia sytuacji socjalnej członków rodziny powinny być przez nich podpisywane – wskazuje Łukasz Chruściel.
Podobnie uważa Justyna Tyc, radca prawny z kancelarii Domański Zakrzewski Palinka. – Badanie sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej zawsze odnosi się do osoby uprawnionej do korzystania z funduszu i to ta osoba powinna złożyć oświadczenie – przekonuje. Wskazuje jednak, że w praktyce mogą wystąpić np. takie dwie sytuacje. Pierwsza: pracownik wnosi o przyznanie zapomogi z uwagi na ciężką sytuację materialną, gdyż jego żona ciężko zachorowała i wymaga drogiego leczenia – oświadczenie o tym fakcie składa pracownik i pod nim się podpisuje. – Jest to jego oświadczenie o jego sytuacji materialnej i to on w tym przypadku będzie beneficjentem środków z ZFŚS swojego pracodawcy – wskazuje. Druga sytuacja: pracownik został delegowany przez swojego pracodawcę do pracy za granicą na okres 12 miesięcy. Regulamin o ZFŚS stanowi o dofinansowaniu wakacji pod gruszą dla pracowników i członków ich rodzin, przy czym wniosek może złożyć albo pracownik albo członek rodziny. W efekcie wniosek ten składa żona pracownika. – W tym przypadku to żona jako osoba uprawniona składa oświadczenie i to ona się pod nim podpisuje – wyjaśnia.
Ekspertka dodaje jednocześnie, że pracownik składający oświadczenie, np. o stanie rodzinnym i wskazujący w nim dane osobowe członków rodziny, nie ma obowiązku uzyskiwać ich zgody na przekazanie tych danych pracodawcy ani przedstawiać jej pracodawcy (o ile podanie takich danych jest niezbędne do przyznania świadczenia). – W przepisach istnieje bowiem wyraźna podstawa do pozyskiwania i przetwarzania danych osobowych członków rodziny na potrzeby ZFŚS, zatem zgoda członka rodziny nie jest konieczna – stwierdza Justyna Tyc.
Informacje szczególnej kategorii
Dodatkowa zagwozdka pojawia się wtedy, gdy dane członków rodziny stanowią dane szczególnej kategorii. – Przykładowo pracownicy bardzo często przekazują pracodawcy informacje o stanie zdrowia swojego małżonka czy dzieci. Pracodawca wchodzi wówczas w posiadanie danych osób trzecich, w dodatku danych wrażliwych – zauważa Anna Hoffmann.
Jak wskazuje, również w tym przypadku podstawą przetwarzania będzie zgoda – tyle że tu już podstawą nie będzie art. 8 pkt 1a ustawy o ZFŚS, a art. 9 ust. 2 lit. a RODO, tak więc oświadczenie składa sam członek rodziny – bo to do jego decyzji należy, czy i w jakim zakresie pozwoli na przetwarzanie danych dotyczących jego stanu zdrowia.
Jednak jak przekonuje Łukasz Chruściel, również i w tym przypadku oświadczenie powinien złożyć pracownik. – Podobnie jak przy pozostałych danych członków rodziny pracownika podstawą przetwarzania danych szczególnej kategorii – w tym przede wszystkim danych o zdrowiu – jest konieczność realizacji obowiązku prawnego pracodawcy. Należy jednak pamiętać, aby dotyczyło to danych, które są faktycznie niezbędne w celu prawidłowego przyznawania świadczeń z funduszu. A zatem pracodawca jako administrator danych musi ocenić, które dane są niezbędne, oraz nie może przetwarzać danych, które będą uznane za nadmiarowe – podkreśla. Jego zdaniem podstawą przetwarzania danych członka rodziny będzie zawsze niezbędność danych do realizacji obowiązku prawnego – przy czym w stosunku do danych zwykłych zastosowanie ma art. 6 ust. 1 lit. c RODO, a w przypadku danych szczególnej kategorii (przede wszystkim dotyczących zdrowia) – art. 9 ust. 1 lit. b RODO. Zaś wspomnianym obowiązkiem prawnym jest wynikający z art. 8 ustawy o ZFŚS obowiązek uzależniania świadczeń z funduszu od sytuacji socjalnej osób uprawnionych.
Anna Hoffman przyznaje wprawdzie, że znane są jej poglądy mówiące o tym, że przetwarzanie danych szczególnej kategorii członków rodzin w ramach ZFŚS może odbywać się na podstawie art. 9 ust. 2 lit. b RODO. – Uznając to stanowisko za słuszne, nie będzie konieczne zbieranie zgody od członków rodziny. W mojej ocenie jednak jest ono nieprawidłowe, bowiem pracodawca ma zasadniczo obowiązki względem pracowników, a nie członków ich rodzin. Tymczasem korzystanie z funduszu nie stanowi obowiązku pracownika, lecz jego uprawnienie, co w mojej ocenie przemawia za stosowaniem art. 9 ust. 2 lit. a RODO, czyli za przetwarzaniem danych na podstawie wyraźnej zgody osoby, której one dotyczą – dodaje ekspertka.
Stanowisko MRPiPS z 28 maja 2019 r.
(…) Prawo do korzystania z funduszu rodziny pracownika jest powiązane z zatrudnieniem pracownika, który może realizować swoje prawo i członków rodziny według zasad i w formie określonych w regulaminie. Dotyczy to także udostępniania danych osobowych, o których mowa w art. 8 ust. 1 ustawy o zfśs na potrzeby ustalenia sytuacji socjalnej pracownika i członków jego rodziny.
Podkreślić należy, iż art. 8 ust. 1 ustawy o zfśs zawiera generalną zasadę przyznawania świadczeń z funduszu, zgodnie z którą, przyznawanie oraz wysokość ulgowych usług i świadczeń finansowanych z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Wymóg stosowania tej zasady ma charakter obowiązku prawnego warunkującego korzystanie osób uprawnionych, w tym pracowników i członków ich rodzin z pomocy socjalnej. Udostępnienie przez pracownika danych członków rodziny jest bowiem niezbędne w celu realizacji obowiązku prawnego ustalenia ich sytuacji socjalnej warunkującej przyznawanie świadczeń. (…) Przepis ten [art. 8 ust. 1a – red.] stanowi, w naszej ocenie, ustawową podstawę udostępnienia pracodawcy i przetwarzania danych osobowych osób uprawnionych do korzystania z zfśs i dotyczy zarówno danych osobowych pracownika, jak i danych osobowych członka jego rodziny niezbędnych przy ubieganiu się o uznaniową pomoc socjalną według zasad określonych w regulaminie zfśs. Regulacja ta jest także ustawową podstawą przekazywania oraz przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia osób uprawnionych do korzystania z zfśs. (...)
opinie ekspertów
Anna Hoffman radca prawny z Kancelarii Prawnej Piszcz i Wspólnicy
Katalog osób uprawnionych do korzystania z funduszu został opisany w art. 2 pkt 5 ustawy ZFŚS, w którym oprócz pracowników są też wskazani członkowie ich rodzin. Z kolei art. 8 pkt 1a ustawy o ZFŚŚ stanowi, że „udostępnianiu pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej (a nie osób uprawnionych – przyp. aut.) do korzystania z Funduszu następuje na podstawie oświadczenia”. Skoro zgodnie z ustawową definicją osobą uprawnioną jest zarówno pracownik, jak i członek jego rodziny, to mając na uwadze brzmienie przepisu art. 8 pkt 1a ustawy ZFŚS, stwierdzić trzeba, że podstawą przetwarzania danych zarówno pracownika, jak i członka jego rodziny jest zgoda (w przypadku danych szczególnej kategorii jest to art. 9 ust. 2 lit. a RODO), przy czym w mojej ocenie zgoda ta powinna zostać udzielona odrębnie – zarówno przez pracownika, jak i członka rodziny.
Kolejnym argumentem za tym, że podstawą przetwarzania danych członka rodziny jest jego zgoda (tj. przepis art 9 ust. 2 lit. a RODO), stanowi fakt, że osoba, której dane dotyczą, sama decyduje o tym, jakie dane i w jakim zakresie będą przetwarzane przez inne podmioty. Pracodawcę nie łączy z członkiem rodziny pracownika żaden stosunek prawny. Dodatkowo, jak już wskazano powyżej, dane osobowe członków rodzin zawierają informację na temat stanu zdrowia i bardzo często dokumentacja medyczna członka rodziny stanowi jedyną podstawę do wypłaty świadczenia z ZFSS. Członek rodziny powinien zatem samodzielnie decydować o tym, czy i w jakim zakresie dane dotyczące jego stanu zdrowia można przetwarzać. Taka decyzja nie powinna być podejmowana przez pracownika, a w przypadku braku konieczności odbierania zgody od członków jego rodziny tak właśnie by było.
Justyna Tyc radca prawny, associate w kancelarii Domański Zakrzewski Palinka
Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych członka rodziny na potrzeby ZFŚS jest art. 221 par. 3 pkt 3 kodeksu pracy w związku z art. 8 ust. 1 – ust. 1c ustawy o ZFŚS. Zgodnie z tymi przepisami pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania danych osobowych jego dzieci i innych członków najbliższej rodziny, jeżeli pozyskanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. Za takie uprawnienie można uznać świadczenia z ZFŚS, których przyznanie jest uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika. Zatem w celu przyznania uprawnienia pracodawca ma prawo przetwarzać dane członków rodziny pracownika. Przy pozyskiwaniu danych członków rodziny pracownika należy pamiętać o zasadzie minimalizacji danych i ich niezbędności do spełniania celu, dla którego są zbierane. Posługując się przykładem: jeśli dane świadczenie z ZFŚS uzależnione jest od wysokości dochodu na jednego członka rodziny, to wystarczające będzie pozyskanie danych o liczbie członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym oraz wysokości dochodów. Natomiast nieuprawnione w kontekście wspomnianych zasad będzie pozyskiwanie w tym przypadku danych np. o dacie i miejscu urodzenia członków rodziny.
