Obowiązki pracodawcy można podzielić na informacyjne i organizacyjne. Należy „skutecznie i w przyjęty w firmie sposób” poinformować pracowników o celach i konsekwencjach przystąpienia do PPK (oraz o skutkach rezygnacji z uczestnictwa), wyjaśnić zasady ich organizacji i działania, a wreszcie skonsultować z przedstawicielami załogi wybór instytucji finansowej, która będzie zarządzać funkcjonującym w zakładzie pracowniczym planem kapitałowym. W dalszej kolejności pracodawcy muszą zawrzeć z wybraną instytucją umowę o zarządzanie PPK, a w imieniu pracowników umowę o prowadzenie planu. 

Wreszcie powinni na bieżąco obliczać wysokość wpłat oraz terminowo przekazywać pieniądze do wybranej instytucji finansowej, gromadzić i archiwizować dokumentację dotyczącą PPK, a także przyjmować rezygnacje niezainteresowanych uczestnictwem w planach. Pracodawcy będą musieli też zmodyfikować systemy księgowe, płacowe i kadrowe, tak by obsługiwały one nowe zadania.

Finansowym wyzwaniem jest konieczność wyasygnowania dodatkowych funduszy na opłacenie przynajmniej obowiązkowych (1,5 proc. funduszu wynagrodzeń) składek do PPK. Jak wzrosną koszty pracodawcy – nadal na przykładzie pracownika, który zarabia 5 tys. brutto miesięcznie – pokazuje tabela.

Wynagrodzenie pracownika i koszty pracodawcy po wprowadzeniu PPK

składka minimalna pracownik 2 proc, pracodawca 1,5 proc.

składka maksymalna pracownik 4 proc, pracodawca 4 proc.

wynagrodzenie brutto: 5000 zł

wynagrodzenie netto bez składki

3537,20 zł

3514,20

wysokość składki

100 zł

200 zł

wynagrodzenie netto po potrąceniu składki

3437,20 zł

3314,20 zł

koszty pracodawcy bez składki

6024 zł

6024 zł

wysokość składki pracodawcy

75 zł

200 zł

koszty pracodawcy ze składką na PPK

6099 zł

6224 zł

Wyliczenia za pomocą kalkulatora https://www.infor.pl/kalkulatory/pracownicze-plany-kapitalowe.html#. Do obliczenia kosztów pracodawcy przyjęto składkę wypadkową w wysokości 1,67 proc. Koszty pracodawcy nie zawierają składki na FEP.