Wymogi techniczne, konieczność ciągłej digitalizacji i niedostosowane przepisy zniechęcają pracodawców do cyfryzacji dokumentacji pracowniczej.
Pracodawcy od lat apelowali o możliwość prowadzenia akt pracowniczych w formie elektronicznej. Umożliwiono im to od 1 stycznia tego roku. I okazało się, że na takie rozwiązanie decydują się tylko nieliczni.
– Znam tylko jeden przypadek, gdy firma rozważała prowadzenie akt wyłącznie w formie elektronicznej. Zdecydowana większość pozostała przy dotychczasowych formach – mówi dr Magdalena Zwolińska, adwokat i partner w kancelarii NGL Legal.
Podobny trend zauważają inni eksperci. – Boomu na elektronizację nie ma – podkreśla Piotr Wojciechowski, adwokat z kancelarii adwokackiej Piotr Wojciechowski. Wyjaśnia, że działy kadrowe są przyzwyczajone do prowadzenia akt osobowych w formie papierowej.
– Pozostałą dokumentację, np. związaną z ewidencją czasu pracy, łatwiej prowadzi się w wersji elektronicznej i firmy starają się teraz dostosowywać nieformalne, wypracowane już wcześniej systemy informatyczne do wymogów wynikających z nowych przepisów – dodaje.
Droga sprawa
Wyśrubowane warunki techniczne, które muszą spełniać elektroniczne akta, to jeden z głównych powodów niewielkiego zainteresowania pełną digitalizacją dokumentacji. System teleinformatyczny, w którym jest ona przechowywana, musi zapewniać m.in. integralność treści akt, identyfikację osób mających do nich dostęp oraz zabezpieczenie przed uszkodzeniem, utratą lub nieupoważnionym dostępem. Pracodawca jest też zobowiązany do tworzenia i stosowania procedur zabezpieczających oraz opracowania planów przechowywania dokumentacji w długim czasie.
Wiele wymogów związanych jest też z przenoszeniem dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi. Pracodawca ma m.in. zapewnić zgodność struktury technicznej pliku XML z meta danymi ze specyfikacją techniczną zamieszczoną na stronie Biuletynu Informacji Publicznej resortu pracy.
– Z tych powodów w opinii pracodawców elektronizacja akt jest kosztowna – tłumaczy Piotr Wojciechowski.
Dotyczy to szczególnie mniejszych firm, którym trudniej znaleźć środki na korzystanie ze specjalistycznych usług.
– W ich przypadku istotne znaczenie ma nawet to, że zmiana dokumentacji z papierowej na elektroniczną wymaga posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub pieczęci elektronicznej – wskazuje Małgorzata Lorenc z firmy Lorenc Doradztwo Kadrowe.
Brak porządku
Do prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej zniechęca też to, że nie wszystkie przepisy kodeksu pracy ułatwiają jej stosowanie. Na przykład harmonogram czasu pracy danego pracownika może być sporządzony w formie pisemnej lub elektronicznej. Ale już indywidualny rozkład czasu pracy, ruchomy czas pracy, system skróconego tygodnia pracy lub pracy weekendowej można stosować wyłącznie na podstawie pisemnego wniosku pracownika. Na piśmie podwładny może też wnioskować np. o udzielenie mu czasu wolnego w zamian za nadgodziny.
– Przepisy są w tej kwestii nieuporządkowane, a to nie sprzyja prowadzeniu akt wyłącznie w jednej, wybranej formie – uważa mec. Wojciechowski.
W praktyce firma wciąż musi się więc liczyć z koniecznością ciągłego digitalizowania dokumentów, które będzie otrzymywać w formie papierowej. Dodatkowo przepisy wprost nie sankcjonują też elektronicznej komunikacji między pracodawcą a pracownikiem (czyli np. za pośrednictwem e-maila).
– W takiej sytuacji prowadzenie wyłącznie elektronicznej dokumentacji może być – z punktu widzenia pracodawcy – nieracjonalne i uciążliwe – zauważa mec. Zwolińska.
Oddawanie papieru
Do pełnej digitalizacji dokumentacji mogą zniechęcać też wymogi związane z oddawaniem dokumentów papierowych zatrudnionym i byłym pracownikom. Na przykład firma ma zawiadamiać tych ostatnich o możliwości odbioru papierowych akt w ciągu 30 dni od przekazania informacji w tej sprawie. W przypadku braku możliwości doręczenia informacji albo zawiadomienia należy pozostawić wiadomość o możliwości ich odbioru w ciągu siedmiu dni (licząc od dnia pozostawienia tej wiadomości w oddawczej skrzynce pocztowej) lub – gdy nie jest to możliwe – w drzwiach mieszkania pracownika albo byłego pracownika bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata. Dopilnowanie wszystkich tego typu wymogów może być czasochłonne (i wiązać się z kosztami).
- Z tych wszystkich względów na prowadzenie akt całkowicie zdigitalizowanych w praktyce mogą decydować się firmy dopiero rozpoczynające działalność. Te już funkcjonujące raczej pozostają przy wersji papierowej lub łączą obie formy, tzn. tylko część dokumentacji prowadzą w postaci elektronicznej – podsumowuje mec. Zwolińska.
