Firma udzielająca ulg we wpłatach na PFRON nie może być zwolniona z ustawowych obowiązków związanych z wystawianiem i przekazywaniem informacji o wysokości obniżeń z uwagi na to, że przetwarza przy tym dane osobowe.
Takie stanowisko przedstawił fundusz w odpowiedzi na pytanie Ogólnopolskiej Bazy Pracodawców Osób Niepełnosprawnych (OBPON.org). Co do zasady jest tak, że pracodawca, który spełnia kryteria do udzielania ulg we wpłatach na PFRON, jest zobligowany do wysłania wszystkim kontrahentom druku INF-U zawierającego jej kwotę, nawet jeśli nie są oni jego płatnikami. Nie musi tego robić tylko wtedy, gdy nabywca jego produkcji lub usług prześle oświadczenie, że nie zamierza korzystać z obniżeń. Jednocześnie zgodnie z art. 22 ust. 10 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 511 ze zm.) sprzedający przesyła do PFRON zbiorczą informację (INF-1-u) o udzielonych w danym miesiącu ulgach.
– Część firm zgłasza nam, że ich kontrahenci, chociaż nie wysłali oświadczenia, mają pretensje o to, że otrzymują druki z kwotami ulg. Co więcej, zdarza się, że straszą ich policją lub sądem za udostępnianie ich danych osobowych. Niestety, nie pomagają tłumaczenia, że pracodawcy po prostu realizują obowiązki wynikające z ustawy o rehabilitacji – mówi Edyta Sieradzka, wiceprezes OBPON.org.
Ich wypełnianie jest kluczowe, bo niewysłanie informacji o uldze, gdy klient nie złożył oświadczenia, jest traktowane jako jej nieterminowe wystawienie i skutkuje karą finansową.
W związku z tym organizacja postanowiła zapytać PFRON, jak udzielanie ulg we wpłatach i przesyłanie danych do funduszu ma się do przepisów unijnego rozporządzenia w sprawie RODO oraz czy stanowi ich naruszenie. Fundusz odpowiedział, że zgodnie z zawartymi w rozporządzeniu regulacjami podstawa prawna przetwarzania danych osobowych musi być określona w prawie UE lub w ustawodawstwie państwa członkowskiego. W przypadku spraw dotyczących udzielania ulg wynika ona z trzech ustaw: kodeksu cywilnego (w zakresie zawierania umów między sprzedającym a kupującym), o VAT (w odniesieniu do dokumentowania transakcji gospodarczych paragonem lub fakturą) oraz o rehabilitacji. W tej ostatniej jest wskazane, że każdemu nabywcy towarów lub usług, który dokonał zakupu potwierdzonego fakturą i w terminie w niej określonym, przedsiębiorca ma obowiązek wystawić informację o kwocie obniżenia. Może być z niego zwolniony jedynie wtedy, gdy otrzyma od kontrahenta oświadczenie, a nie ma takiej możliwości w przypadkach, w których ma miejsce przetwarzanie danych osobowych.
