Płatnicy składek muszą przekazać do ZUS wiele dodatkowych danych dotyczących przebiegu ubezpieczenia pracowników. Mają obowiązek to zrobić na nowo wprowadzonych wzorach dokumentów.
Przed 1 stycznia 2019 r. wszyscy płatnicy składek musieli przechowywać dokumentację osobowo-płacową swoich ubezpieczonych przez 50 lat, co było podyktowane przede wszystkich koniecznością zabezpieczenia określonych danych w celu wykorzystania ich przy ustalaniu prawa i wysokości świadczeń emerytalno-rentowych. Ubezpieczony (lub – w razie jego śmierci – uprawniony członek rodziny) może bowiem dopiero po wielu latach od zakończenia pracy zgłosić wniosek o emeryturę, rentę lub inne świadczenie. Mimo że od 1 stycznia 1999 r. płatnicy składają imienne raporty miesięczne, to przepisy nie przewidywały przekazywania w nich wszystkich danych potrzebnych do ustalenia świadczeń. Sytuację tę rozwiązały obowiązujące od 1 stycznia 2019 r. znowelizowane przepisy. Przewidują one możliwość skrócenia do 10 lat dotychczasowego 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji. Niestety, w zamian za krótszy okres przechowywania dokumentacji nowa ustawa nakłada na płatników składek zatrudniających pracowników i zleceniobiorców obowiązek przekazania do ZUS dodatkowych danych wynikających z tej dokumentacji.
Dokumentacja pracownicza: Bałagan trwa, pytania się mnożą
Dokumentacja pracownicza: Bałagan trwa, pytania się mnożą

Zobacz również

Na bieżąco

Znowelizowane przepisy nałożyły na płatników składek dodatkowe obowiązki przy wypełnianiu przekazywanych do ZUS dokumentów ubezpieczeniowych. I tak począwszy od 1 stycznia 2019 r. w imiennych raportach miesięcznych oprócz przekazywanych dotychczas informacji muszą oni podawać dodatkowe dane niezbędne do ustalania prawa i wysokości świadczeń emerytalno-rentowych. Chodzi o dane dotyczące:
  • wypłaconego przychodu niezbędnego do ustalenia podstawy wymiaru renty z tytułu niezdolności do pracy lub emerytury ustalanej według dotychczasowych (starych) zasad, tj.:
– przychodu objętego składką emerytalno-rentową wypłaconego w danym roku kalendarzowym za inny rok kalendarzowy,
– przychodu nieobjętego składką emerytalno-rentową, a podlegającego składce wypadkowej, wypłaconego w danym roku kalendarzowym za inny rok kalendarzowy,
– przychodu przysługującego w okresie pobierania świadczeń chorobowych stanowiącego generalnie podstawę wymiaru składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a wyłączonego z tej podstawy tylko z tego powodu, że został wypłacony w okresie pobierania świadczeń chorobowych;
  • okresów wykonywania i wymiaru zajęć pracy nauczycielskiej, które uprawniają do nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego (z wyłączeniem przypadku, gdy pracodawca uzyskał pisemną informację od pracownika o ustaleniu prawa do tego świadczenia).
Wszystkie wymienione dane płatnicy składek zobowiązani są przekazywać w nowym dokumencie ubezpieczeniowym – imiennym raporcie miesięcznym o przychodach ubezpieczonego/okresach pracy nauczycielskiej.
Jak wynika z informacji uzyskanych w ZUS, obowiązek przekazywania nowych danych dotyczących przychodu w imiennych raportach miesięcznych ZUS RPA mają wyłącznie pracodawcy i zleceniodawcy (zatrudniający pracowników i zleceniobiorców na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia). Pozostali płatnicy składek nie mają ani obowiązku, ani prawnej możliwości przekazywania omawianego formularza.
WAŻNE Od stycznia mamy nowe wzory formularza ZUS ZSWUA, a także całkowicie nowe dokumenty: ZUS RPA (raport informacyjny) i ZUS OSW (oświadczenie).
Należy również podkreślić, że pracodawcy i zleceniodawcy zobowiązani są do przekazywania dokumentu ZUS RPA wyłącznie wówczas, gdy w danym miesiącu wypłacili wymienionych pracownikom i zleceniobiorcom przychód podlegający wykazaniu w tym dokumencie lub zatrudniali nauczyciela przy pracy nauczycielskiej uprawniającej do nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego.
Zwiększył się również zakres danych, które płatnicy składek zobowiązani są przekazywać w dokumencie wyrejestrowania pracowników z ubezpieczeń (ZUS ZWUA). Od 1 stycznia 2019 r., składając taki dokument, muszą dodatkowo podać datę, tryb rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego, podstawę prawna rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy oraz z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.
Dane przekazane przez płatników składek w dokumencie ZUS RPA oraz dodatkowe informacje podane na formularzu ZUS ZWUA, po przekazaniu ich do ZUS przez płatników składek, zostaną zewidencjonowane na kontach ubezpieczonych i posłużą w przyszłości odpowiednio do:
  • prawidłowego ustalenia przez ZUS podstawy wymiaru renty z tytułu niezdolności do pracy lub emerytury ustalanej według dotychczasowych (starych) zasad, jeśli ubezpieczony zgłosi wniosek o przyznanie takiego świadczenia lub o jego przeliczenie;
  • przyznania przez ZUS emerytury nauczycielskiej, nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego lub świadczenia przedemerytalnego w przypadku, gdy były pracownik zgłosi wniosek o takie świadczenie.

Nie tylko za zatrudnionych po 2018 r.

Obowiązek przekazywania do ZUS nowego zakresu danych (w dokumencie ZUS RPA oraz ZUS ZWUA) dotyczy przede wszystkim tych płatników składek, którzy pracowników i zleceniobiorców zatrudnili i zgłosili do ubezpieczeń po raz pierwszy po 31 grudnia 2018 r. Dzięki nowym obowiązkom płatnicy ci są zobowiązani do przechowywania ich dokumentacji jedynie przez 10 lat. Okres ten liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym ich stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł (lub rozwiązaniu uległa umowa zlecenia).
Należy jednak podkreślić, że obowiązek bieżącego przekazywania dodatkowych danych w dokumencie ZUS RPA oraz w dokumencie ZUS ZWUA mają również płatnicy składek, których w ogóle nie dotyczy skrócenie okresu przechowywania dokumentacji związanej z zatrudnieniem (z 50 do 10 lat). Chodzi o innych płatników składek niż pracodawcy i zleceniodawcy, a także pracodawców zatrudniających pracowników, którzy wykonują bądź wykonywali u nich prace górnicze, prace równorzędne z pracą górniczą lub mają okresy zaliczane do pracy górniczej. Obowiązek ten dotyczy również tych płatników składek, którzy nie skorzystali z możliwości skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej za pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych po raz pierwszy w latach 1999–2018 (tj. nie przekazali za nich raportu informacyjnego).

Praca w latach 1999–2018

Obowiązek bieżącego przekazywania do ZUS dodatkowych danych począwszy od stycznia 2019 r. umożliwi ustalanie w oparciu o te dane prawa i wysokości świadczeń emerytalno-rentowych za rok 2019 i za lata następne. Aby ZUS mógł takiego ustalenia dokonać również w odniesieniu do wcześniejszych okresów, nowe przepisy umożliwiają przekazanie określonych informacji również za lata 1999–2018, a więc za okres od wejścia w życie dużej reformy emerytalnej do roku poprzedzającego wejście w życie nowych regulacji.
Pracodawcy i zleceniodawcy, którzy zatrudnili i zgłosili do ubezpieczeń pracowników i zleceniobiorców po raz pierwszy po 31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r., mogą skorzystać z możliwości złożenia za nich do ZUS raportów informacyjnych. Muszą w nich jednak przekazać pewne dodatkowe dane niezbędne do ustalenia prawa do świadczeń emerytalno-rentowych oraz ich wysokości za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. Chodzi o dane, których dotychczas brakowało w dokumentach przekazywanych do ZUS i które tym samym nie mogły zostać zewidencjonowane na koncie ubezpieczonego, a dotyczyły :
  • wypłaconego przychodu niezbędnego do ustalenia podstawy wymiaru renty lub emerytury obliczanej według dotychczasowych zasad (za lata 1999–2018), tj.
– przychodu objętego składką emerytalno-rentową wypłaconego w danym roku kalendarzowym za inny rok kalendarzowy,
– przychodu nieobjętego składką emerytalno-rentową, a podlegającego składce wypadkowej, wypłaconego w danym roku kalendarzowym za inny rok kalendarzowy,
– przychodu przysługującego w okresie pobierania świadczeń chorobowych stanowiącego generalnie podstawę wymiaru składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a wyłączonego z tej podstawy tylko z tego powodu, że został wypłacony w okresie pobierania świadczeń chorobowych;
  • okresów wykonywania i wymiaru zajęć pracy nauczycielskiej, które uprawniają do emerytury nauczycielskiej na podstawie Karty Nauczyciela (w latach 1999–2008) lub do nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego (w latach 1999–2018);
  • okresów wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub w (o) szczególnym charakterze w latach 1999–2008, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do wcześniejszej emerytury, emerytury pomostowej lub ustalaniu rekompensaty z tytułu wykonywania takiej pracy (dodatku do kapitału początkowego przy emeryturze powszechnej);
  • informacji, czy w okresie zatrudnienia na kolei przysługiwał pracownikowi ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy (by ustalić, czy ekwiwalent ten ma również przysługiwać przy emeryturze lub rencie);
  • informacji co do daty, trybu rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego, podstawy prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy oraz z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany (dla celów przyznania emerytury nauczycielskiej, nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego lub świadczenia przedemerytalnego).

przykład

Tylko rok
Płatnik składek w latach 1999–2018 zatrudnił i zgłosił do ubezpieczeń społecznych (po raz pierwszy) czterech pracowników. Dwóch z nich zakończyło już pracę w firmie, a płatnik wyrejestrował ich z ubezpieczeń. Pozostali dwaj pracownicy zamierzają rozwiązać umowę o pracę z końcem marca 2018 r. 25 stycznia 2019 r. płatnik składek przekazał do ZUS oświadczenie ZUS OSW, w którym zadeklarował przekazanie raportów informacyjnych za wszystkich pracowników, których zatrudnił w latach 1999–2018. W związku z tym oświadczeniem zobowiązany jest złożyć raporty informacyjne za wyrejestrowanych pracowników do 25 stycznia 2020 r. Raporty ZUS RIA za pozostałych dwóch pracowników musi złożyć wraz z wyrejestrowaniem ich z ubezpieczeń. ©℗
Należy podkreślić, że nie zawsze płatnicy składek muszą przekazać w dokumencie ZUS RIA wszystkie wymienione informacje. Danych dotyczących okresów wykonywania i wymiaru pracy nauczycielskiej oraz okresów pracy w szczególnych warunkach lub w (o) szczególnym charakterze płatnik nie przekazuje wówczas, gdy pracownik złoży mu pisemne oświadczenie o ustaleniu prawa do wcześniejszej emerytury lub emerytury pomostowej z tytułu tych okresów. Skoro bowiem pracownik ma już przyznane takie świadczenie, to musiał dostarczyć wcześniej dokumenty potwierdzające wymienione okresy i nie ma już potrzeby ponownego przekazywania tego rodzaju informacji do ZUS.

Najpierw oświadczenie, później raport

W celu złożenia raportów informacyjnych płatnicy składek zobowiązani są złożyć do ZUS oświadczenie o zamiarze ich przekazania (formularz ZUS OSW). Mogą to zrobić w każdym czasie. Mają również możliwość odwołania tego oświadczenia, ale tylko do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego.
Płatnicy składek, którzy zdecydują się na przekazanie raportów informacyjnych za pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych po raz pierwszy w latach 1999–2018, muszą te raporty przekazywać:
  • wraz z wyrejestrowaniem poszczególnych pracowników (zleceniobiorców) z ubezpieczeń społecznych (jeśli jeszcze ich zatrudniają) lub
  • w terminie jednego roku od dnia złożenia oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (jeśli wyrejestrowanie z ubezpieczeń nastąpiło przed złożeniem tego oświadczenia).
Płatnicy składek, którzy przekażą raporty informacyjne za pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych po raz pierwszy w latach 1999–2018, będą mieli obowiązek przechowywania ich dokumentacji pracowniczej (a także dokumentacji dot. umowy zlecenia) jedynie przez 10 lat (zamiast dotychczasowych 50 lat). Okres ten liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport informacyjny. ©℗
Podstawa prawna
Art. 1 pkt 3, art. 3–5 oraz art. 7–8 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357).
Załącznik do rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 20 grudnia 2018 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych oraz innych dokumentów (Dz.U. poz. 2495).