Dokumentacja pracownicza: Bałagan trwa, pytania się mnożą

autor: Pip, Sn31.01.2019, 08:00; Aktualizacja: 31.01.2019, 09:47
Akta osobowe starych pracowników, tj. zatrudnionych przed 2019 r., przechowujemy co do zasady lat 50, a ich dokumentację urlopową i tę z zakresu ewidencji czasu pracy tylko trzy lata.

Akta osobowe starych pracowników, tj. zatrudnionych przed 2019 r., przechowujemy co do zasady lat 50, a ich dokumentację urlopową i tę z zakresu ewidencji czasu pracy tylko trzy lata.źródło: ShutterStock

Tak będzie m.in. z ewidencją czasu pracy i wnioskami urlopowymi osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. W ich przypadku dokumenty te trzeba będzie przechowywać aż 10 lat

Nowa regulacja co do przechowywania dokumentacji pracowniczej została określona w art. 94 pkt 9b kodeksu pracy (dalej także jako k.p.) i wynika z niej, że dokumentacja będzie musiała być przechowywana przez okres zatrudnienia oraz potem przez okres 10 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego ustania stosunku pracy. Zgodnie jednak z przepisem przejściowym, czyli art. 7 ust. 2 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357), w przypadku stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 r. okresy przechowywania ustala się na podstawie dotychczasowych przepisów. W przypadku akt pracowniczych będzie to zatem co do zasady okres 50 lat.

Obydwa powyższe przepisy dotyczą dokumentacji pracowniczej, a nie tylko akt osobowych, a więc obejmują swoim zasięgiem także nowe rodzaje dokumentacji wynikające z rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369). Kuriozalnie więc, wbrew nazwie ustawy, okres przechowywania niektórych dokumentów nie skraca się, a wydłuża – i to wielokrotnie.

Od stycznia 2019 r., po zmianie art. 94 pkt 9a k.p., dokumentacja pracownicza to nie tylko akta osobowe, ale również dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, uregulowana w par. 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Kluczowe w tym zakresie są jej dwa rodzaje, tj. dokumentacja dotycząca ewidencji czasu pracy oraz urlopów wypoczynkowych. Dokumenty z tych obszarów dotychczas były przechowywane tylko przez okres trzech lat, zgodnie z zasadą przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy, wynikającą z art. 291 k.p.

Uwaga! Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku z 11 stycznia 2019 r. przyjęło, że okres przechowywania dokumentacji, takiej jak ewidencja czasu pracy, dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. wynosi 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy. Zatem podobnie należy ocenić dokumentację urlopową. Oznacza to, że dokumenty z obszaru czasu pracy i urlopów będą przechowywane kilka razy dłużej niż dotychczas, mimo że nie ma ku temu żadnych powodów merytorycznych – roszczenia z nimi związane nadal przedawniają się po trzech latach, bo w tym zakresie nic się nie zmieniło.


Pozostało jeszcze 89% treści

Czytaj wszystkie artykuły na gazetaprawna.pl oraz w e-wydaniu DGP
Zapłać 97,90 zł Kup abonamentna miesiąc
Mam kod promocyjny
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu tylko za zgodą wydawcy INFOR Biznes. Kup licencję

Polecane

Twój komentarz

Zanim dodasz komentarz - zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.

Widzisz naruszenie regulaminu? Zgłoś je!

Polecane