statystyki

Dokumentacja pracownicza: Bałagan trwa, pytania się mnożą

autor: Pip, Sn31.01.2019, 08:00; Aktualizacja: 31.01.2019, 09:47
Akta osobowe starych pracowników, tj. zatrudnionych przed 2019 r., przechowujemy co do zasady lat 50, a ich dokumentację urlopową i tę z zakresu ewidencji czasu pracy tylko trzy lata.

Akta osobowe starych pracowników, tj. zatrudnionych przed 2019 r., przechowujemy co do zasady lat 50, a ich dokumentację urlopową i tę z zakresu ewidencji czasu pracy tylko trzy lata.źródło: ShutterStock

Tak będzie m.in. z ewidencją czasu pracy i wnioskami urlopowymi osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. W ich przypadku dokumenty te trzeba będzie przechowywać aż 10 lat

Nowa regulacja co do przechowywania dokumentacji pracowniczej została określona w art. 94 pkt 9b kodeksu pracy (dalej także jako k.p.) i wynika z niej, że dokumentacja będzie musiała być przechowywana przez okres zatrudnienia oraz potem przez okres 10 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego ustania stosunku pracy. Zgodnie jednak z przepisem przejściowym, czyli art. 7 ust. 2 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357), w przypadku stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 r. okresy przechowywania ustala się na podstawie dotychczasowych przepisów. W przypadku akt pracowniczych będzie to zatem co do zasady okres 50 lat.

Obydwa powyższe przepisy dotyczą dokumentacji pracowniczej, a nie tylko akt osobowych, a więc obejmują swoim zasięgiem także nowe rodzaje dokumentacji wynikające z rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369). Kuriozalnie więc, wbrew nazwie ustawy, okres przechowywania niektórych dokumentów nie skraca się, a wydłuża – i to wielokrotnie.

Od stycznia 2019 r., po zmianie art. 94 pkt 9a k.p., dokumentacja pracownicza to nie tylko akta osobowe, ale również dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, uregulowana w par. 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Kluczowe w tym zakresie są jej dwa rodzaje, tj. dokumentacja dotycząca ewidencji czasu pracy oraz urlopów wypoczynkowych. Dokumenty z tych obszarów dotychczas były przechowywane tylko przez okres trzech lat, zgodnie z zasadą przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy, wynikającą z art. 291 k.p.

Uwaga! Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku z 11 stycznia 2019 r. przyjęło, że okres przechowywania dokumentacji, takiej jak ewidencja czasu pracy, dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. wynosi 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy. Zatem podobnie należy ocenić dokumentację urlopową. Oznacza to, że dokumenty z obszaru czasu pracy i urlopów będą przechowywane kilka razy dłużej niż dotychczas, mimo że nie ma ku temu żadnych powodów merytorycznych – roszczenia z nimi związane nadal przedawniają się po trzech latach, bo w tym zakresie nic się nie zmieniło.


Pozostało 89% tekstu

Prenumerata wydania cyfrowego

Dziennika Gazety Prawnej
9,80 zł
cena za dwa dostępy
na pierwszy miesiąc,
kolejny miesiąc tylko 79 zł
Oferta autoodnawialna
KUPUJĘ

Pojedyncze wydanie cyfrowe

Dziennika Gazety Prawnej
4,92 zł
Płać:
KUPUJĘ
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu tylko za zgodą wydawcy INFOR Biznes. Kup licencję

Polecane

Twój komentarz

Zanim dodasz komentarz - zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.

Widzisz naruszenie regulaminu? Zgłoś je!

Polecane