Tak będzie m.in. z ewidencją czasu pracy i wnioskami urlopowymi osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. W ich przypadku dokumenty te trzeba będzie przechowywać aż 10 lat
Reklama

i. nowe zasady, wiele możliwości

Nowa regulacja co do przechowywania dokumentacji pracowniczej została określona w art. 94 pkt 9b kodeksu pracy (dalej także jako k.p.) i wynika z niej, że dokumentacja będzie musiała być przechowywana przez okres zatrudnienia oraz potem przez okres 10 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego ustania stosunku pracy. Zgodnie jednak z przepisem przejściowym, czyli art. 7 ust. 2 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357), w przypadku stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 r. okresy przechowywania ustala się na podstawie dotychczasowych przepisów. W przypadku akt pracowniczych będzie to zatem co do zasady okres 50 lat.
Obydwa powyższe przepisy dotyczą dokumentacji pracowniczej, a nie tylko akt osobowych, a więc obejmują swoim zasięgiem także nowe rodzaje dokumentacji wynikające z rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369). Kuriozalnie więc, wbrew nazwie ustawy, okres przechowywania niektórych dokumentów nie skraca się, a wydłuża – i to wielokrotnie.

Reklama

Ewidencja czasu pracy i wnioski urlopowe

Od stycznia 2019 r., po zmianie art. 94 pkt 9a k.p., dokumentacja pracownicza to nie tylko akta osobowe, ale również dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, uregulowana w par. 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Kluczowe w tym zakresie są jej dwa rodzaje, tj. dokumentacja dotycząca ewidencji czasu pracy oraz urlopów wypoczynkowych. Dokumenty z tych obszarów dotychczas były przechowywane tylko przez okres trzech lat, zgodnie z zasadą przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy, wynikającą z art. 291 k.p.
Uwaga! Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku z 11 stycznia 2019 r. przyjęło, że okres przechowywania dokumentacji, takiej jak ewidencja czasu pracy, dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. wynosi 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy. Zatem podobnie należy ocenić dokumentację urlopową. Oznacza to, że dokumenty z obszaru czasu pracy i urlopów będą przechowywane kilka razy dłużej niż dotychczas, mimo że nie ma ku temu żadnych powodów merytorycznych – roszczenia z nimi związane nadal przedawniają się po trzech latach, bo w tym zakresie nic się nie zmieniło.

Przykład 1

Długo po przedawnieniu
Pracownik pracował u pracodawcy w okresie 2019–2025, a więc jego wnioski urlopowe z całego okresu zatrudnienia wynoszącego siedem lat należy przechowywać przez 10 lat liczonych od 2026 r., czyli do końca 2035 r. Najstarsze dokumenty w tym zbiorze będą zatem sprzed kilkunastu lat, mimo że roszczenia związane z urlopami, których dotyczą, przedawniły się już dawno.
Dla pracodawców oznacza to problemy organizacyjne i konieczność zapewnienia albo dodatkowych pomieszczeń, albo serwerów do przechowywania nowych rodzajów dokumentacji pracowniczej przez tak długi okres czasu.
Niestety, sytuację komplikują dodatkowo przepisy przejściowe. W przypadku stosunków pracy trwających w dniu 1 stycznia 2019 r. każą one bowiem ustalić okres przechowywania dokumentacji pracowniczej według dotychczasowych przepisów. I to przy czasie pracy i urlopach nie oznacza 50 lat – gdyż tak naprawdę nie ma przepisów wprost rozstrzygających ten problem. Z pomocą przychodzi tu MRPiPS. W stanowisku z 11 stycznia 2019 r. wskazuje mianowicie, że w związku z dominującym poglądem doktryny prawa pracy należy przyjąć, że okres przechowywania ewidencji czasu pracy dla takich przypadków będzie wynosił trzy lata – w związku z długością terminu przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy, wynikającego z art. 291 k.p.
Zatem akta osobowe starych pracowników, tj. zatrudnionych przed 2019 r., przechowujemy co do zasady lat 50, a ich dokumentację urlopową i tę z zakresu ewidencji czasu pracy tylko trzy lata. Z kolei wszystkie te dokumenty dla zatrudnionych od 2019 r. przechowujemy już przez taki sam okres czasu – wynoszący 10 lat (przy czym jeśli mogą one stanowić lub stanowią dowód w postępowaniu, to okres ten może się jeszcze dodatkowo wydłużyć, zgodnie z art. 944 k.p. – o czym w swoim stanowisku wspomina również MRPiPS). Taka różnorodność spowoduje zatem niemałe zamieszanie w działach kadrowych, które będą musiały nad tym chaosem zapanować.

Zagadka z kierowcami

To jednak nie koniec komplikacji, bo poza regulacjami powszechnymi (wynikającymi głównie z kodeksu pracy i przepisów wykonawczych do niego) mamy jeszcze przepisy szczególne, dotyczące np. kierowców. Artykuł 25 ust. 2 pkt 3 ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 1155 ze zm.) stanowi, że ewidencję czasu pracy pracodawca przechowuje przez okres trzech lat po zakończeniu okresu nią objętego. I teraz pojawia się pytanie: czy powinna być ona przechowywana przez lat 10, zgodnie z kodeksem pracy, czy przez trzy lata – zgodnie z ustawą szczególną? Z miejsca wygrałaby ustawa szczególna, gdyby nie zastrzeżenie w art. 94 pkt 9b k.p. dodane na końcu tego przepisu, zgodnie z którym nie stosuje się go, gdy przepisy odrębne przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji. A co w sytuacji, gdy okres ten jest krótszy, jak ma to miejsce u kierowców? Na to pytanie przepisy niestety nie odpowiadają. (Uwaga – w tej sprawie redakcja DGP wystąpiła o wyjaśnienia do Ministerstwa Infrastruktury. Odpowiedź opublikujemy po jej otrzymaniu).

Niewymienione w rozporządzeniu

Kolejne problemy będą dotyczyły dokumentacji niewymienionej w rozporządzeniu, czyli np. przechowywania list obecności, harmonogramów czasu pracy czy dokumentacji wypadkowej. Warto tu zauważyć, że tę ostatnią w nowym rozporządzeniu pominięto, mimo że stare przepisy wykonawcze regulowały kwestie jej przechowywania. Jeśli przyjmiemy, że dokumentacja dotycząca wypadków przy pracy i chorób zawodowych powstająca od początku 2019 r. jest dokumentacją pracowniczą, to powinna być przechowywana co do zasady 10 lat. Natomiast jeśli uznamy, że nie zalicza się do dokumentacji pracowniczej, to okres jej przechowywania wynikałby z okresu przedawnienia roszczeń ubezpieczeniowych związanych z wypadkiem lub chorobą zawodową.
Wydaje się, że również odmienne zasady przechowywania należy przyjąć do dokumentacji zasiłkowej, uregulowanej w odrębnym rozporządzeniu, a także do nowej dokumentacji dotyczącej pracowniczych planów kapitałowych, które w największych firmach (tj. tych, które zatrudniają 250 osób lub więcej według stanu na dzień 31 grudnia 2018 r.) pojawią się w okresie od lipca do listopada 2019 r. Tak więc z pewnością pytań zwiąnych z różnymi rodzajami dokumentacji będzie jeszcze więcej, a opisywane w tekście stanowiska MRPiPS zapewne nie są ostatnimi dotyczącymi tej problematyki.

ii. co składa się na dokumentację urlopową

Paragraf 6 pkt 2 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, dotyczący dokumentacji urlopowej, jest bardzo lakoniczny – wynika z niego jedynie, że dokumentacja ta ma zawierać dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopów wypoczynkowych. W przeciwieństwie do tej dotyczącej czasu pracy, przepis nie wymienia katalogu dokumentów, które powinny się w niej znaleźć. W związku z powyższym w stanowisku z 11 stycznia 2019 r. MRPiPS przyjęło, że pracodawcy mają swobodę w określeniu tego katalogu, jeśli chodzi o rodzaje dokumentów, i mogą się tutaj kierować dotychczasową praktyką firmową, mając jednak na uwadze kwestie dowodowe w ewentualnych sporach sądowych. Resort wskazał również, że do dokumentacji takiej nie musi być dołączana kopia planu urlopów, choć jest taka możliwość. Często bowiem dopiero plan urlopów połączony z wnioskiem urlopowym będą łącznie stanowiły pełną dokumentację ubiegania się o urlop wypoczynkowy. Decyzja należy w tym przypadku do pracodawców.

iii. jak liczyć 50 lat

Nie budzi wątpliwości, jak należy liczyć 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Z art. 94 pkt 9b k.p. wynika bowiem wprost, że liczymy go od końca roku kalendarzowego ustania stosunku pracy (o czym była już mowa powyżej). Zastanawiać może natomiast, jak liczyć 50-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (a ściślej rzecz ujmując – akt osobowych), co do którego w przepisach brak podobnego zastrzeżenia. Wyjaśnia to resort pracy, który 7 grudnia ub.r. stanął na stanowisku, że dla pracowników zatrudnionych do końca 2018 r. (zarówno przed reformą emerytalną, tj. do końca 1998 r., jak i po niej) będzie on liczony od dnia zakończenia pracy u pracodawcy zgodnie z art. 112 k.c.

Przykład 2

Zgodnie z kodeksem cywilnym
Pracownik zatrudniony u pracodawcy nieprzerwanie od 1997 r. na mocy porozumienia stron odchodzi z pracy 31 stycznia 2019 r. Jego akta pracownicze należy przechowywać 50 lat ze względu na zatrudnienie przed reformą emerytalną, a okres ten upłynie 31 stycznia 2069 r.

iv. problem z numeracją i chronologią

Jak już wspomniano, w skład określenia „dokumentacja pracownicza” wchodzą akta osobowe i inna dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Budowę tych pierwszych regulują par. 3–5 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, a zasady prowadzenia innych dokumentacji wynikają z par. 6 tego aktu wykonawczego.
Zgodnie ze stanowiskiem MRPiPS z 17 stycznia 2019 r. par. 4 rozporządzenia – wprowadzający wymóg chronologicznego układania dokumentów, ich numerowania oraz tworzenia wykazów dokumentów – nie dotyczy innych rodzajów dokumentacji niż akta osobowe. Odnoszą się do nich natomiast ogólne reguły z kodeksu pracy, czyli wymogi zachowania poufności, integralności, kompletności oraz dostępności. Oznacza to zatem, że dokumentacja dotycząca ewidencji czasu pracy czy urlopów wypoczynkowych może po prostu polegać – gdy jest prowadzona w postaci papierowej – na założeniu teczki czy segregatora i wkładaniu do niej kolejnych dokumentów niepodlegających numerowaniu, której zakazu zawartości nie trzeba robić. To bardzo ważne, gdyż dokumentacje te będą raczej zawierały więcej dokumentów niż akta osobowe. Nie muszą być one również prowadzone chronologicznie, gdyż wymóg ten również jako wynikający z par. 4 rozporządzenia dotyczy tylko akt osobowych. Możliwe jest tu zatem pogrupowanie dokumentów np. tematycznie.

Przykład 3

Dla ułatwienia
W dokumentacji dotyczącej urlopów wypoczynkowych pracodawca wprowadził trzy części: (1) wnioski urlopowe zaakceptowane, (2) wnioski urlopowe odrzucone i anulowane oraz (3) wnioski o urlop na żądanie. Dzięki temu kadry bardzo łatwo zweryfikują, ile razy ktoś złożył wniosek o urlop na żądanie, gdyż nie będą musiały przeglądać wszystkich wniosków z tego roku.
Możliwe jest również rozdzielanie wniosków latami i przechowywanie tych z każdego roku w oddzielnej koszulce. Skoro bowiem przepisy nie regulują zasad prowadzenia dokumentacji innej niż akta osobowe, to pracodawcy mają swobodę decyzyjną w tym zakresie.

v. kiedy karty z nowymi rubrykami

Od 1 stycznia wzrosły wymagania dotyczące szczegółowości karty ewidencji czasu pracy, gdyż muszą się w niej pojawić m.in. godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, rodzaje dni wolnych od pracy, wymiary absencji czy miejsce pełnienia dyżuru. Wymagania w tym zakresie opisuje par. 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Przepis ten nie reguluje jednak okresu, na jaki powinna być prowadzona ewidencja czasu pracy. W trakcie prac nad rozporządzeniem zrezygnowano bowiem z zasady, że karta ma dotyczyć okresu rozliczeniowego. Możliwe jest zatem, że karta będzie miesięczna, kwartalna, na okres rozliczeniowy przyjęty u pracodawcy czy też roczna. W przepisach przejściowych (par. 20 ust. 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej) przyjęto, że do zakresu kart ewidencji prowadzonych w dniu wejścia w życie zmienionych przepisów stosuje się stare wymagania dotyczące karty ewidencji czasu pracy. W stanowisku MRPiPS z 17 stycznia 2019 r. doprecyzowano zaś, że stare wymagania stosuje się do karty, która była prowadzona w dniu 1 stycznia 2019 r. przez cały okres, na który została ona założona, i dopiero kolejna karta musi spełniać wymagania wynikające z nowych przepisów. Dzięki tej interpretacji w najkorzystniejszej sytuacji są firmy, które prowadzą roczne karty czasu pracy, gdyż w ich przypadku dopiero karta zakładana na 2020 r. będzie musiała zawierać nowe dane. Wyjątek taki dotyczy oczywiście tylko pracowników pozostających w stosunku pracy w dniu 1 stycznia 2019 r. Natomiast w razie zatrudnienia kolejnych pracowników po tej dacie prowadzone dla nich ewidencje czasu pracy muszą zawierać wszystkie dane wynikające z par. 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Przykład 4

Data zatrudnienia
Pracodawca prowadzi kwartalne karty czasu pracy, a więc dla pracowników, którzy byli zatrudnieni w dniu 1 stycznia na podstawie zawartych wcześniej umów, karty ewidencji za okres styczeń–marzec 2019 r. mogą być prowadzone po staremu. Dopiero kartę za okres kwiecień–czerwiec będzie trzeba prowadzić zgodnie z nowymi wymogami. Jednak dla pracownika zatrudnionego od 1 lutego 2019 r. należy od początku zatrudnienia prowadzić kartę spełniającą nowe wymagania. ©℗
Stanowisko MRPiPS z 11 stycznia 2019 r. w sprawie zasad przechowywania dokumentacji pracowniczej
Zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy w brzmieniu nadanym ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. poz. 357) pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza).
Prowadzona odrębnie dla każdego pracownika dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, stosownie do § 6 pkt 1a i 1c oraz § 6 pkt 2 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369), obejmuje m.in. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy (w tym ewidencję czasu pracy), dokumenty związane z uzgadnianiem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, dokumenty związane z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych (w tym dotyczące terminu udzielenia czasu wolnego za pracę nadliczbową), jak również dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego (w tym dotyczące udzielania/korzystania z urlopu wypoczynkowego na żądanie).
Wybór postaci (formy) prowadzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy należy do pracodawcy. Jeżeli zdecyduje on o wyborze formy papierowej, to w takiej formie (postaci) dokumentacja ta powinna być gromadzona i przechowywana. Przepis art. 948 k.p. dopuszcza jednak możliwość zmiany postaci, w której prowadzi się i przechowuje dokumentację pracowniczą. Przewiduje on możliwość konwersji zarówno z postaci papierowej na elektroniczną, jak i z postaci elektronicznej na papierową. Ta ostatnia następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.
Dokumentację dotyczącą stosunku pracy (w tym ewidencję czasu pracy) należy przechowywać w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia pracownika, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 94 pkt 9b k.p. w brzmieniu nadanym powołaną wyżej ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r.).
W przypadku jednak, gdy przechowywana dokumentacja pracownicza (np. ewidencja czasu pracy) może stanowić dowód w postępowaniu, a pracodawca jest stroną postępowania, to obowiązany jest on przechowywać tę dokumentację do czasu jego prawomocnego zakończenia, nie krócej jednak niż do końca okresu, o którym mowa w art. 94 pkt 9b k.p. Natomiast w przypadku, gdy pracodawca powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania – okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b k.p, przedłuża się o 12 miesięcy (art. 944 k.p.).
Przy czym, należy zaznaczyć, że powyższe okresy przechowywania odnoszą się do dokumentacji dotyczącej stosunków pracy nawiązanych począwszy od dnia 1 stycznia 2019 r. (tj. od dnia wejścia w życie powołanej wyżej ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją). Natomiast okres przechowywania dokumentacji dotyczącej stosunków pracy nawiązanych przed dniem wejścia w życie ww. ustawy ustala się, zgodnie z art. 7 ust. 2 tej ustawy, tj. na podstawie przepisów obowiązujących przed dniem jej wejścia w życie.
W tym miejscu należy podkreślić, że przepisy obowiązujące przed dniem 1 stycznia 2019 r. nie wskazywały okresu przechowywania ewidencji czasu pracy po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy. W doktrynie prawa pracy dominował pogląd, że wskazane jest przechowywanie takiej dokumentacji (ewidencji) przez okres 3 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, z uwagi na fakt, iż ewentualne roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym dane roszczenie stało się wymagalne (art. 291 k.p.).
Celem prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika jest, zgodnie z art. 149 § 1 k.p., prawidłowe ustalenie jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Zarówno przepisy Kodeksu pracy, jak i przepisy powołanego wyżej rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej nie określają natomiast częstotliwości sporządzania tej ewidencji. Należy jednak przyjąć, iż powinna być ona sporządzana z częstotliwością, która gwarantuje realizację celu, dla którego jest sporządzana. W tym kontekście należy brać zatem pod uwagę zwłaszcza terminy wypłat wynagrodzenia obowiązujące u danego pracodawcy, a także regulacje dotyczące rekompensowania pracy w godzinach nadliczbowych oraz pracy wykonywanej w niedziele, święta i dni wolne od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy.
Jak już zaznaczono wyżej, przepisy wspomnianego rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w § 6 pkt 2 stanowią, że pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego. Rozporządzenie nie wymienia jednak katalogu tych dokumentów, pozostawiając tym samym pracodawcy swobodę w określeniu tego katalogu.
Wydaje się, że pracodawca, ustalając katalog dokumentów związanych z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego gromadzonych w dokumentacji pracownika w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, będzie kierować się praktyką i zwyczajami przyjętymi w danym zakładzie pracy w zakresie realizacji przez pracowników ich prawa do urlopu wypoczynkowego, a także brać pod uwagę zabezpieczenie odpowiednich dowodów na wypadek ewentualnych sporów między stronami stosunku pracy w tym zakresie, które mogą być w przyszłości rozstrzygane przez sąd pracy.
Należy zauważyć, że plan urlopów ma charakter dokumentu zbiorczego, jest bowiem ustalany przez pracodawcę, który bierze pod uwagę przy jego ustalaniu wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Zbiorczy charakter tego dokumentu nie stoi jednak na przeszkodzie włączeniu jego kopii do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy danego pracownika dotyczącej ubiegania się i korzystania z urlopu wypoczynkowego. Plan urlopów łącznie z wnioskiem pracownika poprzedzającym jego ustalenie stanowi bowiem pełniejszą dokumentację dotyczącą ubiegania się i korzystania przez pracownika z urlopu wypoczynkowego. Decyzja w tej sprawie należy jednak do pracodawcy.
Informujemy również, że przepisy rozdziału 5 „Doręczanie informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej oraz sposób odbioru tej dokumentacji” omawianego rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej dotyczą zarówno regulacji zawartych w art. 946 pkt 2, jak i w art. 949 § 2 k.p., w brzmieniu nadanym przepisami ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją”.
Stanowisko MRPiPS z 17 stycznia 2019 r. dotyczące prowadzenia innej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy
Zgodnie z § 20 ust. 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, do zakresu kart ewidencji czasu pracy pracowników, prowadzonych w dniu wejścia w życie rozporządzenia, stosuje się przepisy obowiązujące przed tym dniem. Oznacza to, że do karty ewidencji czasu pracy pracownika, która została założona przed dniem 1 stycznia 2019 r. i jest nadal prowadzona już w nowym stanie prawnym, należy stosować dotychczasowe przepisy do czasu, na który taka karta ewidencji czasu pracy została założona. Zatem dopiero kolejną ewidencję czasu pracy dla danego pracownika pracodawca obowiązany jest prowadzić według nowych zasad, wynikających z § 6 pkt 1 ppkt a. rozporządzenia.
W rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej zawarte zostały szczególne wymagania w zakresie prowadzenia tej części dokumentacji pracowniczej, którą stanowią akta osobowe pracownika (zob. § 3 – § 5). Pozostała dokumentacja pracownicza w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, którą określa § 6 rozporządzenia (np. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, karty [listy] wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą), nie podlega rygorom prawnym przewidzianym dla sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Oznacza to, że § 4 rozporządzenia, zgodnie z którym oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika (A, B, C, D) przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje, nie dotyczy pozostałej dokumentacji pracowniczej.
Sposób właściwej realizacji obowiązku prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej innej niż akta osobowe pracownika zależy zatem od pracodawcy. Dokumentacja ta musi być jednak przechowywana w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności (zob. art. 94 pkt 9b k.p.).
Stanowisko MRPiPS z 7 grudnia 2018 r. w sprawie liczenia okresu 50 lat przechowywania dokumentacji pracowniczej
Obowiązujące przepisy prawa pracy nie regulują okresu przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika, a więc także dnia, od którego następuje jego liczenie. Taki okres wynika z art. 51u ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zgodnie z którym w przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, odpowiednio likwidator lub syndyk masy upadłości wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji liczonego od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy – dla dokumentacji osobowej. Zatem w podanym przykładzie, jeśli stosunek pracy pracownika ustaje z dniem 30.06.2019 r., 50-letni okres przechowywania jego dokumentacji upłynie w dniu 30.06.2069 r. (art. 112 KC w związku z art. 300 KP).
O dokumentacji pracowniczej czytaj także w dodatku Ubezpieczenia i Świadczenia, s. D2