W styczniu 2019 r. pracownica otrzymała dofinansowanie na zimowisko dla dwójki dzieci w wieku 10 i 12 lat w wysokości po 500 zł na każde. Nie posiadamy zfśs, lecz inny fundusz o charakterze socjalno-bytowym (na podstawie uchwały zarządu), z którego środki przeznaczamy na pomoc niektórym pracownikom. Zimowisko organizuje szkoła. Czy pieniądze są przychodem pracownicy i czy korzysta ze zwolnienia z podatku PIT oraz składek? W styczniu korzysta z urlopu wypoczynkowego (40 godzin). Jak obliczyć wynagrodzenie urlopowe, jeżeli pracownica zarabia 2650 zł miesięcznie, a oprócz tego otrzymuje zmienne premie miesięczne (w grudniu jej nie otrzymała, bo chorowała 112 godzin) i niekiedy dodatek za pracę w porze nocnej. Dodatek w listopadzie i październiku został wypłacony odpowiednio za 13 i 8 godzin, a premie wyniosły 250 i 300 zł.
Dofinansowanie do zimowiska dzieci pracownicy podlega oskładkowaniu, ale korzysta ze zwolnienia z podatku PIT. Co do wynagrodzenia urlopowego, to miesiąc grudzień należy przyjąć do obliczeń, mimo że nie uzyskała premii, a dodatek nocny należy przeliczyć według stawki wynagrodzenia minimalnego obowiązującej od 1 stycznia 2019 r.
Z innych źródeł
Składek na ZUS nie odprowadza się od świadczeń wypłacanych z funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe na podstawie układu zbiorowego pracy u pracodawców, którzy nie tworzą zakładowego funduszu świadczeń socjalnych – do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego, określonej w ustawie zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Jeżeli więc fundusz socjalno-bytowy nie został utworzony na podstawie układu zbiorowego pracy, a to właśnie z niego wypłacono środki, to nie są one objęte zwolnieniem ze składek. Kwota 1000 zł podlega oskładkowaniu.
Inaczej jest z podatkiem PIT. Zwolnione z podatku dochodowego są bowiem dopłaty do wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, a także pobytem na leczeniu sanatoryjnym w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych; oraz do przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu – dzieci i młodzieży do lat 18:
a) z funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra – niezależnie od ich wysokości;
b) z innych źródeł – do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2000 zł.
Zwolnienie to może być zastosowane po spełnieniu następujących warunków :
- wypoczynek jest zorganizowany w celach rekreacyjnych lub regeneracji sił fizycznych i psychicznych, połączony ze szkoleniem lub pogłębianiem wiedzy, rozwijaniem zainteresowań, uzdolnień lub kompetencji społecznych dzieci i młodzieży, trwający nieprzerwanie co najmniej dwa dni, w czasie ferii letnich i zimowych oraz wiosennej i zimowej przerwy świątecznej, w kraju lub za granicą, w szczególności w formie kolonii, półkolonii, zimowiska, obozu i biwaku (art. 92a, art. 92c ustawy z 7 września 1991 r. o systemie oświaty, t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1457 ze zm.);
- organizatorem wypoczynku jest podmiot prowadzący działalność w tym zakresie (biura turystyczne, szkoła, kościół, stowarzyszenia, fundacje);
- forma wypoczynku nie odbiega swoim charakterem od wymienionych form wypoczynku, takich jak wczasy, kolonie, obozy lub zimowiska, przy czym może to być również wypoczynek połączony z nauką, pobytem na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych, leczniczo-opiekuńczych;
- dopłata dotyczy dzieci i młodzieży uczestniczących w wypoczynku, które nie ukończyły 18. roku życia.
Jeżeli więc organizatorem zimowiska jest szkoła, a uczestnikami dzieci pracownicy w wieku poniżej 18 lat, a ponadto pracownica przedłożyła stosowne dokumenty potwierdzające te wszystkie elementy zwolnienia (faktura VAT, rachunek, dowód wpłaty KP, przelew bankowy), to od kwoty dofinansowania nie ma obowiązku poboru zaliczki PIT. Kwota mieści się bowiem w limicie 2000 zł na rok.
Ile do wypłaty
Za okres urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie uzyskałby, gdyby w tym czasie pracował. Jeśli pracownik otrzymuje wynagrodzenie w stawce miesięcznej w stałej wysokości, to za miesiąc z urlopem wypłaca się je w normalnej wysokości – bez żadnych dodatkowych przeliczeń. Natomiast ze składników zmiennych przysługujących za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc oblicza się wynagrodzenie urlopowe. Przyjmuje się je w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie trzech miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. W przypadkach znacznego wahania wysokości zmiennych składników wynagrodzenia elementy te mogą być uwzględnione przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie nieprzekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Do zmiennych składników za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc można zaliczyć m.in. dodatki za pracę w porze nocnej czy premie regulaminowe.
Jeżeli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru poprzedzający miesiąc wykorzystywania urlopu wypoczynkowego lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy lub pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało zmienne wynagrodzenie. Przy ustalaniu podstawy wymiaru uwzględnia się najbliższe miesiące, za które pracownikowi przysługiwało takie wynagrodzenie (par. 11 ust. 1 rozporządzenia urlopowego). Zatem jeśli pracownik nie uzyskał przez pełne kalendarzowe miesiące/miesiąc zawierające się w obranym okresie, z którego liczona jest podstawa urlopowa, np. zmiennych miesięcznych premii regulaminowych, to należy cofnąć się do najbliższych miesięcy z takim wynagrodzeniem. Jeśli jednak część miesiąca została przepracowana, a zmiennego wynagrodzenia nie było np. z powodu niespełnienia warunków premiowania, to taki miesiąc zawiera się w okresie rozliczeniowym. Tak też było z grudniem 2018 r. Pracownica nie otrzymała premii, ale nie z powodu całomięsięcznej absencji. W tym miesiącu nie było też pracy w porze nocnej. Dlatego podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego należy ustalić z okresu październik-grudzień 2018 r.
Za pracę w nocy
W opisanym przypadku zastosowanie ma jeszcze jedna zasada. W razie zmiany w składnikach wynagrodzenia o charakterze zmiennym lub zmiany wysokości takich składników w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru, wprowadzonych przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu wypoczynkowego lub w miesiącu wykorzystywania tego urlopu, podstawę wymiaru ustala się ponownie z uwzględnieniem tych zmian. Operacja przeliczenia ma związek ze wzrostem minimalnego wynagrodzenia za pracę od 1 stycznia 2019 r., na podstawie którego ustalany jest dodatek za pracę w porze nocnej.
W okresie przyjmowanym do podstawy urlopowej, tj. od października do grudnia 2018 r., pracownik otrzymał dodatki za pracę w porze nocnej w wysokości:
- w październiku 2018 r.: 2,28 zł × 13 godzin pracy w nocy = 29,64 zł (2100 zł : 184 godz. × 20 proc. = 2,28 zł)
- w listopadzie 2018 r.: 2,50 zł × 8 godzin pracy w nocy = 20 zł (2100 zł : 168 godz. × 20 proc. = 2,50 zł)
Obliczając podstawę urlopową, pracodawca powinien więc przeliczyć wypłacone dodatki według stawki minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w 2019 r.
- w październiku 2018 r.: 2,45 zł × 13 godzin pracy w nocy = 31,85 zł (2250 zł : 184 godz. × 20 proc. = 2,45 zł)
- w listopadzie 2018 r.: 2,68 zł × 8 godzin pracy w nocy = 21,44 zł (2250 zł : 168 godz. × 20 proc. = 2,68 zł)
Jak to obliczyć
Wynagrodzenie urlopowe oblicza się:
- dzieląc podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa,
a następnie:
- mnożąc tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.
W styczniu 2019 r. pracownica korzysta z urlopu wypoczynkowego przez 40 godzin. Oprócz wynagrodzenia zasadniczego w wysokości 2650 zł otrzymuje także zmienną miesięczną premię regulaminową, a niekiedy dodatek za pracę w porze nocnej. W grudniu 2018 r. pracownica chorowała przez 112 godzin i nie otrzymała premii. Natomiast w listopadzie i październiku premie łącznie wyniosły 550 zł. W całym trzymiesięcznym okresie pracownica otrzymała dodatki za pracę w nocy, po przeliczeniu, w kwotach 31,85 zł i 21,44 zł, czyli razem 53,29 zł. Przepracowała łącznie 392 godziny (odpowiednio 184 godziny, 168 godzin i 40 godzin; bez godzin choroby).
Wynagrodzenie urlopowe za styczeń wynosi:
550 zł + 53,29 zł = 603,29 zł
603,29 zł : 392 godz. = 1,54 zł
1,54 zł x 40 godz. urlopu = 61,60 zł
Za styczeń pracownica powinna otrzymać wynagrodzenie zasadnicze 2650 zł, wynagrodzenie urlopowe 61,60 zł oraz ewentualnie premię i dodatek nocny, jeśli spełniła warunki, i dofinansowanie zimowiska – w wysokości 1000 zł. Przy obliczaniu zaliczki PIT należy pamiętać o dokonaniu właściwego odliczenia składek społecznych od dochodu, a zdrowotnej od podatku. Występuje tu bowiem przychód oskładkowany, a zwolniony z podatku (1000 zł). ©℗
Lista płac na styczeń 2019 r.** ©℗
| Elementy | Kwota | Sposób wyliczenia | ||||
| Przychód | 3921,60 zł | 2650 zł + 210 zł + 61,60 zł + 1000 zł | ||||
| Składki na ubezpieczenia społeczne | 537,65 zł | – podstawa wymiaru – 3921,60 zł – składka emerytalna – 3921,60 zł x 9,76 proc. = 382,75 zł – składka rentowa – 3921,60 zł x 1,5 proc. = 58,82 zł – składka chorobowa – 3921,60 zł x 2,45 proc. = 96,08 zł łączna kwota składek – 537,65 zł | ||||
| Składka na ubezpieczenie Zdrowotne – do zapłaty do ZUS – odliczana od podatku | 304,56 zł 195,38 zł | – podstawa wymiaru – 3383,95 zł (wynagrodzenie po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne – 537,65 zł) 3383,95 zł x 9 proc. = 304,56 zł (2921,60 zł – 13,71 proc.) x 7,75 proc. = 195,38 zł – odliczeniu podlega wyłącznie składka zdrowotna od przychodu opodatkowanego | ||||
| Zaliczka na podatek dochodowy | 192 zł | Przychód do opodatkowania – 2921,60 zł (3921,60 zł – 1000 zł) – podstawa opodatkowania po zaokrągleniu – 2410 zł [2921,60 zł (przychód) – 111,25 zł – koszty uzyskania przychodów – 400,55 zł składki społeczne, tj. 2921,60 zł x 13,71 proc.]* = 2409,80 zł – zaliczka do US – 518 zł (2410 zł x 18 proc.) – 46,33 zł = 387,47 zł (zaliczka na podatek) – 195,38 zł (składka zdrowotna) = 192,09 zł | ||||
| Kwota do wypłaty | 2887,39 zł | 3921,60 – (537,65 zł + 304,56 zł + 192 zł) | ||||
* odliczeniu od dochodu podlegają wyłącznie składki społeczne od przychodu opodatkowanego
** przy założeniu, że premia wyniosła 210 zł
Podstawa prawna
Art. 172 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.).
Par. 6, 8, 9, 11 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.).
Art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 78, art. 26 ust. 1 pkt 1, art. 27b ust. 1 pkt 1 art. 32 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1509 ze zm.).
Par. 1, par. 2 ust. 1 pkt 20 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949 ze zm.).
