Efekt zachęty liczy się od momentu, w którym osoba niepełnosprawna przystąpiła do pracy. Nie jest istotne, że np. podpisała umowę w poprzednim miesiącu. Natomiast orzeczenie o niepełnosprawności musi być dostarczone już przy podpisywaniu umowy.
Tak wynika z informacji przygotowanej przez Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON) w związku z wątpliwościami zgłaszanymi przez pracodawców. Co do zasady efekt zachęty jest jednym z warunków, które firma musi spełnić, aby mogła otrzymać dofinansowanie do wynagrodzenia nowo zatrudnianego pracownika. Można go osiągnąć metodą ilościową, która polega na wykazaniu, że w miesiącu przyjęcia do pracy osoby doszło do wzrostu zatrudnienia ogółem w porównaniu do przeciętnej liczby pracowników z poprzednich 12 miesięcy, lub jakościową – jeśli podwładny podejmuje prace na wakacie zwolnionym przez inną osobą we wskazanych przepisami ustawy o rehabilitacji okolicznościach.
Czasami zdarza się jednak, że data podpisania umowy o pracę przypadła w innym miesiącu niż termin rozpoczęcia jej wykonywania. W takich sytuacjach, jak podkreśla PFRON, efekt zachęty należy badać w miesiącu, w którym osoba niepełnosprawna zaczęła faktycznie pracować. Powołuje się przy tym na art. 26 ustawy z 26 czerwca 1976 r. kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.), które wskazują, że datą nawiązania stosunku pracy może być termin rozpoczęcia pracy, gdy został podany w umowie, lub data zawarcia umowy, jeśli dzień, w którym osoba zaczyna zatrudnienie, nie został określony.
Co ważne, pracodawca ma obowiązek dysponować orzeczeniem o niepełnosprawności już w dniu podpisania umowy o pracę, bo tylko wtedy jest w stanie wykazać, że osiąga cel pomocy publicznej, do której zalicza się subsydia płacowe (wskazany w unijnym rozporządzeniu regulującym udzielanie przez państwa członkowskie takiego wsparcia przedsiębiorcom). Jest nim bowiem zachęcanie pracodawców do zwiększania zatrudnienia niepełnosprawnych pracowników. Dlatego firma w momencie zawierania umowy o pracę musi mieć świadomość, że zatrudnia osobę z dysfunkcją zdrowotną.