Jakie korzyści przyniosą e-akta firmom?

Krótszy okres przechowywania akt pracowniczych oznacza niższe koszty prowadzenia działalności. Zgodnie z szacunkami projektodawców nawet 130 mln zł rocznie w skali całej gospodarki. Relatywnie większe korzyści uzyskają zapewne firmy zatrudniające pracowników krótkoterminowo na podstawie umów, od których odprowadza się składki na ubezpieczenia społeczne. Zyskają także te firmy, w których występuje duża fluktuacja pracowników.
Obecnie pracodawca musi przechowywać dokumenty kadrowo-płacowe przez 50 lat. W przypadku dokumentów kadrowych – licząc od dnia zakończenia stosunku pracy, zaś w przypadku dokumentów płacowych – licząc od dnia ich wytworzenia. I tak naprawdę pracodawca jest tu w ciągłej gotowości, bo były pracownik może się do niego w każdej chwili zwrócić po dokumenty niezbędne do ustalenia prawa do renty lub emerytury. Od 1 stycznia 2019 r. – wobec wszystkich nowo zatrudnionych osób – pracodawca będzie obowiązany archiwizować dokumentację pracowniczą jedynie przez 10 lat. Co ważne, po zakończeniu tego okresu pracownik będzie miał jeszcze miesiąc, żeby przyjść do pracodawcy i zabrać swoją dokumentację.

A czy były pracodawca nie powinien poinformować pracownika, kiedy minie owe 10 lat?

Pracodawca nie posiada informacji o miejscu zamieszkania osoby zatrudnionej u niego 10 lat temu. To pracownik zgłasza się do pracodawcy. Dlatego tak dużo zależy od świadomości pracowników. Pracownicy muszą myśleć o swojej przyszłości. Dzięki projektowi e-akta istotnym zabezpieczeniem ich uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych jest to, że za okres od stycznia 2019 r. wszystkie dane niezbędne do ustalenia tych uprawnień będą ewidencjonowane na ich kontach w ZUS. Mimo to dokumentacja kadrowo-płacowa jest istotna. Prawo do uzyskania tej dokumentacji pozwala pracownikowi zweryfikować, czy pracodawca przekazał do ZUS prawidłowe informacje. W razie gdyby pracodawca czegoś nie dopełnił, jest wtedy szansa na uzupełnienie danych.
Jeśli pracodawca skorzysta z możliwości skrócenia okresu przechowywania dokumentacji za pracowników zatrudnianych w latach 1999–2018, będzie miał obowiązek przekazania za nich do ZUS raportów informacyjnych ZUS RIA. Natomiast za każdego pracownika, który zakończy zatrudnienie po 2018 r., pracodawca będzie przekazywał raport informacyjny ZUS RIA wraz z wyrejestrowaniem go z ubezpieczeń. Wtedy też powinien poinformować ubezpieczonego o okresie przechowywania jego dokumentacji oraz terminie, w którym odchodzący pracownik będzie mógł ją odebrać.

A jeśli pracownik, który po raz pierwszy będzie zatrudniony w 2019 r., będzie chciał odebrać całą swoją dokumentację od razu w dniu zwolnienia z pracy? Czy to będzie możliwe?

Przez 10 lat po zakończeniu współpracy pracodawca powinien być gotowy na wydanie kopii takiej dokumentacji na żądanie pracownika. Pracownik zaś zawsze ma prawo przyjść i otrzymać kopię swojej dokumentacji. Natomiast odbiór oryginałów możliwy jest dopiero po zakończeniu okresu ich przechowywania przez pracodawcę.

Czy jest przewidziana procedura reklamacyjna w przypadku, kiedy pracownik odkryje błąd leżący po stronie pracodawcy?

Prawem ubezpieczonego jest weryfikowanie, czy wszystkie dane niezbędne do otrzymania renty lub emerytury zostały poprawnie przekazane przez pracodawcę i zapisane na koncie ubezpieczonego w ZUS. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych przyznała wszystkim ubezpieczonym prawo do złożenia reklamacji. Jeżeli pracownik z pracodawcą nie będą w stanie wyjaśnić, jakie były przyczyny pomyłki, wówczas Zakład Ubezpieczeń Społecznych na wniosek pracownika podejmie postępowanie wyjaśniające. Jeżeli pracownik będzie miał dowody potwierdzające jego rację, wówczas wydamy decyzję ustalającą okres podlegania ubezpieczeniom lub uzupełnimy inne dane na jego koncie. W celu weryfikacji poprawności danych na koncie ZUS wysyła co roku do ubezpieczonych, którzy ukończyli 35 lat, informację o stanie konta ubezpieczonego.

Od stycznia przyszłego roku do lamusa ma trafić obecna wersja programu Płatnik. Dlaczego?

Nowy program Płatnik musi zostać dostosowany do zmian w prawie, czyli konieczności wysyłania do ZUS rozszerzonego zakresu danych za pracowników i zleceniobiorców objętych ubezpieczeniami społecznymi. Dane te będą wykazywane w miesięcznym raporcie o przychodach ubezpieczonego lub okresach pracy nauczycielskiej (ZUS RPA). Będą w nim wykazywane kwoty przychodów należnych za inne lata niż okres, w którym wystąpiła ich wypłata, oraz w przypadku nauczycieli – także okresy pracy nauczycielskiej. Pierwsze takie raporty trafią do nas już w lutym 2019 r., obejmujące dane za styczeń, w związku w wypłatą 13 pensji w budżetówce czy też nagród rocznych za 2018 r. w innych firmach.
Rozszerzeniu ulega także zakres informacji przekazywanych przy wyrejestrowaniu pracowników z ubezpieczeń, a więc zmienia się formularz ZUS ZWUA. Będzie w nim wykazywana dodatkowo informacja o dacie i sposobie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy albo stosunku służbowego oraz informacja, z czyjej inicjatywy ten fakt nastąpił.
Program Płatnik będzie przygotowany także do przekazywania danych, gdy płatnik składek będzie chciał skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowniczej za lata 1999–2018. Służyć do tego będą dwa dokumenty. Pierwszy to oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW), a drugi to raport informacyjny (ZUS RIA).

Na jakim etapie są prace?

Zakończyliśmy testy programu Płatnik i pilotaż w kilku firmach, które zaprosiliśmy do współpracy. Na bazie spostrzeżeń przedstawicieli tych firm wprowadzaliśmy pewne korekty w programie. Opinia klientów jest dla nas bardzo istotna. Wszak to dla nich jest przygotowywane oprogramowanie. Od 1 stycznia program Płatnik zostanie udostępniony naszym klientom.

Czy będą szkolenia dla firm?

Oczywiście. Nasi klienci mogą liczyć na pełne wsparcie ze strony Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w pierwszych miesiącach po wprowadzeniu zmian. Uruchamiamy specjalną linię tematyczną w Centrum Obsługi Telefonicznej, a nasi doradcy na salach obsługi klientów będą wyjaśniać wszystkie wątpliwości, jakie się pojawią przy instalacji i użytkowaniu nowej wersji programu Płatnik. Wsparcia udzielać będą również opiekunowie płatników strategicznych. Rozpoczęliśmy już szkolenia we wszystkich naszych placówkach i będziemy je kontynuować w styczniu i lutym. Dodatkowo w sieci udostępnimy szkolenie elektroniczne.

A co z małymi firmami, które nie mają obowiązku korzystać z programu Płatnik?

Rzeczywiście płatnik składek, który zgłasza do ubezpieczeń społecznych do pięciu osób, może przekazywać do ZUS papierowe dokumenty rozliczeniowe. Gdy będzie zainteresowany przekazaniem do ZUS raportów informacyjnych za pracowników zatrudnionych w latach 1999–2018, to będzie mógł to zrobić papierowo.

ZUS ma zmienić profil płatnika składek PUE. Chodzi o funkcjonalność ePłatnika, Kiedy będzie można z niego korzystać?

Te zmiany mają charakter długofalowy. Od Nowego Roku będziemy sukcesywnie udostępniać nowe dokumenty w ePłatniku. W pierwszym etapie udostępnimy zmienione druki wyrejestrowania z ubezpieczeń (ZUS ZWUA). Zostaną także dodane nowe kody tytułu ubezpieczenia. A to dlatego, że od Nowego Roku do systemu prawnego wchodzi tzw. mała działalność gospodarcza. Dodatkowo pojawi się kalkulator, który pomoże przedsiębiorcom wyliczyć podstawę wymiaru składek dla tej ulgi. W lutym udostępnimy nowy raport ZUS RPA, a na początku kwietnia dojdą te zmiany, które dotyczą możliwości skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat.

Kiedy będzie można ocenić, czy e-akta faktycznie spełniły podkładane w nich nadzieje?

Przede wszystkim musimy sięgnąć do genezy wprowadzenia tych zmian. Postulowali o nie sami przedsiębiorcy ze względu na ponoszenie wysokich kosztów związanych z długotrwałym przechowywaniem dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej. Zmiany dotyczą nie tylko spraw związanych z ubezpieczeniami społecznymi, lecz także z kodeksem pracy. Pozwalają prowadzić dokumentację pracowniczą wyłącznie w postaci elektronicznej. To od pracodawców zależy, czy i kiedy zdecydują się na elektronizację, a także czy skrócą okres przechowywania akt pracowniczych dla pracowników zatrudnionych w latach 1999–2018. Korzyść odnosi jednak także ubezpieczony, który ma prawo do odbioru swojej dokumentacji po upływie okresu jej przechowywania oraz do bieżącego uzyskiwania jej kopii. Dodatkowo na jego koncie w ZUS będą ewidencjonowane dane niezbędne do ustalenia prawa do emerytury lub renty za okres od stycznia 2019 r., co zwiększa pewność uprawnień.

Kiedy będzie wypłacona pierwsza emerytura, do której zainteresowany nie będzie musiał składać żadnych dodatkowych dokumentów?

Już obecnie w niektórych przypadkach ZUS może przyznać i obliczyć emeryturę wyłącznie na podstawie danych zewidencjonowanych na koncie ubezpieczonego. Dzieje się tak wtedy, gdy ubezpieczony zaczął pracować po 1998 r. i jego świadczenie ustalane jest wyłącznie ze składek emerytalnych, albo jeśli rozpoczął pracę przed 1999 r., ale ma już ustalony kapitał początkowy. Dotyczy to oczywiście emerytury obliczanej w całości na nowych zasadach i przysługującej po ukończeniu powszechnego wieku emerytalnego. Jeśli ktoś nie ma ustalonego kapitału początkowego, to będzie musiał dostarczyć do ZUS dokumenty potwierdzające swój staż i zarobki sprzed 1999 r. Dodatkowe dane przekazane przez płatników składek po wejściu w życie ustawy wprowadzającej e-akta pomogą natomiast w większej skali, niż ma to miejsce obecnie, przyznawać emeryturę wcześniejszą, emeryturę pomostową lub nauczycielskie świadczenie kompensacyjne.

PARTNER