To ułatwienie dotyczy zarówno akt zatrudnianych na etatach, jak i zleceniobiorców. Przy czym za zleceniobiorcę uznaje się osobę pracującą na podstawie umowy-zlecenia, agencyjnej, ale też innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia. 10-letni okres przechowywania liczy się w tym przypadku od końca roku kalendarzowego, w którym rozwiązano umowę o pracę lub zakończyła się umowa-zlecenia.
Dodatkowo będzie można również – jeśli pracodawca będzie tym zainteresowany – skrócić do 10 lat okres przechowywania dokumentów pracowniczych zatrudnionych w latach 1999–2018. Pod warunkiem jednak, że pracodawca złoży w ZUS:
• oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych za wszystkich pracowników i zleceniobiorców, których zatrudniał w latach 1999–2018 (ZUS OSW),
• raporty informacyjne dotyczące wszystkich pracowników i zleceniobiorców (za każdego z osobna), których zatrudniał w latach 1999–2018 (ZUS RIA).

Ważne: 10-letni okres przechowywania akt pracowniczych liczy się od końca roku, w którym pracodawca złożył raport informacyjny za pracowników. W przypadku tych wciąż pracujących składa się go dopiero po ustaniu stosunku pracy (lub zakończeniu umowy-zlecenia).

Akta osobowe pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. nadal należy przechowywać przez 50 lat. Nie ma przy tym znaczenia, czy któraś z tych osób jeszcze pracuje, czy już nie. Skrócenie obowiązku przechowywania akt nie dotyczy górników (pracy górniczej, równorzędnej z górniczą ani okresów zaliczanych do pracy górniczej). Ich dokumentację nadal trzeba przechowywać przez 50 lat.

Oświadczenie można wycofać

Oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych to tylko informacja dla ZUS, że pracodawca zamierza podjąć procedurę skrócenia okresu przechowywania akt. Można je złożyć w dowolnym momencie i można je wycofać, ale tylko do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego.

Raport to poważna sprawa

Raport informacyjny składa się za każdego pracownika zatrudnionego od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. osobno. Stanowi on dopełnienie przez pracodawcę obowiązku wystawiania (dotychczas w formie papierowej) dokumentów poświadczających okresy zatrudnienia i wysokości wynagrodzeń, jakie dołącza się do wniosków w sprawie przyznania świadczeń emerytalnych lub rentowych. Dane z tego dokumentu ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego. Ale to nie znaczy, że były pracownik nie będzie już musiał fatygować w tej sprawie byłego pracodawcy. Ma on obowiązek przekazać tenże raport byłemu pracownikowi w formie papierowej, a po upływie 10 lat od złożenia raportu ZUS RIA, zanim zlikwiduje przechowywane akta pracownicze, musi wydać byłemu podwładnemu dokumenty związane z jego pracą.
Termin złożenia do ZUS raportu informacyjnego zależy od momentu zakończenia pracy i wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń społecznych. Jeżeli zakończył on pracę jeszcze przed złożeniem oświadczenia przez pracodawcę – raport należy wysłać do ZUS w ciągu roku od przekazania oświadczenia. Jeżeli pracownik zakończy pracę już po złożeniu oświadczenia, raport składa się wraz z jego wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych (ZUS ZWUA).
Jeśli pracodawca, mimo oświadczenia, nie złoży raportów informacyjnych, będzie zobowiązany – tak jak dotychczas – przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń oraz inne dowody, na podstawie których ZUS ustala podstawę wymiaru renty albo emerytury przyznawanej według starych zasad przez 50 lat od dnia zakończenia pracy przez pracownika.

Ważne: Dokumenty pracownika trzeba przechowywać nadal przez 50 lat od dnia zakończenia przez niego pracy zawsze wtedy, gdy:
• pracodawca zgłosił go po raz pierwszy do ubezpieczeń społecznych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., lecz nie przekazał za niego do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA,
• pracodawca zgłosił go do ubezpieczenia społecznego przed 1 stycznia 1999 r. (nawet jeśli kontynuował zatrudnienie w tym samym zakładzie po 31 grudnia 1998 r.),
• pracownik wykonywał w firmie pracę górniczą, równorzędną z górniczą albo ma okresy zaliczane do pracy górniczej.

10 lat, czyli jak długo?

10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym umowa o pracę (umowa-zlecenia) uległa rozwiązaniu lub wygasła, albo od końca roku, w którym pracodawca złożył raport informacyjny (dotyczy pracowników zatrudnionych w latach 1999–2018). Oznacza to, że pracodawca nie musi obliczać okresu przechowywania akt oddzielnie dla każdego podwładnego. 10-letni okres zakończy się jednocześnie w odniesieniu do wszystkich zatrudnionych w tym samym roku kalendarzowym. Będzie to zawsze 1 stycznia kolejnego roku. Jednak nie można zniszczyć akt od razu pierwszego dnia: trzeba zapewnić byłemu pracownikowi możliwość odebrania własnej dokumentacji. Przewidziano na to miesiąc. Dopiero po upływie tego okresu, czyli od 1 lutego, pracodawca będzie miał 12 miesięcy na zniszczenie dokumentacji w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści. Zniszczenie akt jest obowiązkowe – pracodawcy nie wolno zachować dokumentów. Natomiast póki dokumentacja nie zostanie zniszczona, pracodawca może ją wydać spóźnialskiemu pracownikowi, ale nie musi już tego robić.

_______________________________________________________________________________

Niezbędne dane

W raporcie informacyjnym ZUS RIA pracodawca podaje dane dotyczące tylko konkretnej osoby i tylko za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., które uwzględniają:
• podstawę zatrudnienia (umowa o pracę, agencyjne, o świadczenie usług, zlecenia itp.),
• wypłacone przychody niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty,
• okresy pracy nauczycielskiej w obowiązkowym wymiarze zajęć,
• okresy wykonywania i wymiar czasu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (wymienione w starych i w nowych wykazach – uwaga, tu za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r.),
• datę, tryb rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniej umowy oraz informację, z czyjej inicjatywy umowa została rozwiązana,
• informację, czy w okresie zatrudnienia na kolei pracownikowi przysługiwał deputat węglowy albo ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy.

Obowiązki wobec byłego pracownika

Jeśli pracodawca złoży w ZUS raport informacyjny (ZUS RIA), musi przekazać byłemu pracownikowi (a także zleceniobiorcy):
• kopię raportu informacyjnego,
• dowody potwierdzające pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w latach 1999–2008 (prace wymienione i w starych, i w nowych wykazach),
• informację o skróconym okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej,
• zachętę do odbioru dokumentacji pracowniczej i informację o terminie jej odbioru,
• pouczenie o prawie do uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej.

Niezależnie od tego także ZUS ze swej strony poinformuje byłego pracownika o ww. działaniach byłego pracodawcy i o jego uprawnieniach w opisanej sytuacji. Poinformuje go też, że o wydanie dowodów potwierdzających pracę w szczególnych warunkach bądź o szczególnym charakterze w latach 1999–2008 powinien się zwrócić do byłego pracodawcy. Dane z raportu informacyjnego zostaną udostępnione również na profilu osoby zainteresowanej na PUE ZUS.

PODSTAWA PRAWNA:

Ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357).

PARTNER