Czy przedsiębiorcy już w styczniu muszą się zaopatrzyć w niszczarki, żeby jak najszybciej pozbyć się dokumentacji pracowniczej?

Nie. I radzę zachować dużą rozwagę w podejmowaniu takich decyzji. Pamiętajmy, że nadal obowiązują przepisy kodeksu pracy dotyczące dokumentacji pracowniczej.

Ale w nowym roku wchodzą e-akta i skraca się okres przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat.

To prawda. Musimy jednak pamiętać, że skrócenie okresu przechowywania akt do 10 lat odnosi się przede wszystkim do osób nowo zatrudnionych – od stycznia 2019 r. Dlatego przedsiębiorcy muszą się przygotować do nowych obowiązków. Ci zatrudniający pracowników czy korzystający z pracy zleceniobiorców od przyszłego roku będą przekazywać do nas zwiększony zakres danych. Przy czym po raz pierwszy będzie to dotyczyło np. wypłacanych w styczniu trzynastek za 2018 r., gdyż konieczne będzie wykazanie tych wypłat nie tylko w raporcie ZUS RCA (w podstawie wymiaru składek), lecz także w nowym raporcie ZUS RPA. Jest to dokument, w którym będą wykazywane przychody należne za inne lata niż rok, w którym nastąpiła ich wypłata, oraz, w przypadku nauczycieli, także okresy pracy nauczycielskiej.

Czym nowe raporty będą się różnić od tych dzisiaj przekazywanych do ZUS?

Obecnie płatnicy składek przekazują do nas co miesiąc za każdego ubezpieczonego informację o podstawie wymiaru oraz należnych składkach na poszczególne rodzaje ubezpieczeń. Służą do tego imienne raporty miesięczne ZUS RCA. Od nowego roku przedsiębiorcy będą także zobowiązani do przekazania do nas imiennego raportu miesięcznego ZUS RPA, w którym dodatkowo będzie zawarta m.in. informacja o przychodzie, który został uwzględniony w podstawie wymiaru składek, lecz dotyczył innego roku, o przychodzie, który nie został uwzględniony w podstawie wymiaru składek, gdyż został wypłacony obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy lub świadczenia z ubezpieczenia chorobowego oraz wypadkowego. Te informacje też są niezbędne przy ustalaniu prawa i wysokości świadczeń emerytalnych i rentowych. Zasada jest taka, że raport ZUS RPA jest przekazywany obok raportu ZUS RCA tylko za miesiąc, w którym pracodawca dokonał takich wypłat.

Ustawodawca dał firmom prawo wyboru, ile czasu będą przechowywać dokumenty swoich pracowników. Czy jeśli firma zdecyduje się na przechowywanie dokumentów przez 50 lat, będzie zwolniona z obowiązku wysyłania zwiększonej liczby danych do ZUS od nowego roku?

Nie. Nowe zasady, tj. obowiązek przekazywania szerszych informacji w raportach ZUS RPA oraz wyrejestrowania z ubezpieczeń w dokumentach ZUS ZWUA za okres od stycznia 2019 r., obowiązują wszystkie firmy zatrudniające pracowników i zleceniobiorców objętych ubezpieczeniami społecznymi. Możliwość skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczy wyłącznie pracowników zatrudnionych po raz pierwszy u pracodawcy w latach 1999–2018.

Co ma zrobić firma, żeby skrócić do 10 lat okres przechowywania dokumentacji pracowniczej?

Musi złożyć oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW) za pracowników zatrudnionych po raz pierwszy w latach 1999–2018. Musi także za wszystkie te osoby przekazać do ZUS raporty informacyjne ZUS RIA. Pracodawca ma na to 12 miesięcy od złożenia oświadczenia. Jeśli pracownik będzie zwalniany po złożeniu oświadczenia ZUS OSW, to raport ten powinien zostać przekazany do ZUS razem z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń ZUS ZWUA.

Do kiedy trzeba to zrobić?

Nie ma żadnego terminu. Pracodawca może to zrobić w przyszłym roku lub za dwa, a nawet trzy lata. Ma także prawo wycofać złożone oświadczenie. Ale może to zrobić, nim złoży pierwszy raport informacyjny (ZUS RIA). Jeśli proces przekazywania raportów informacyjnych zostanie rozpoczęty, to już nie ma od tego odwrotu. Pracodawca będzie zobowiązany do przekazania do ZUS raportów informacyjnych za wszystkich pracowników, których zatrudniał w okresie 1999–2018.

Co mają zrobić firmy zatrudniające na przykład 500 pracowników? Do tej pory sprawa była prosta, bo wszystkie dokumenty były w wersji papierowej. Teraz może powstać bałagan.

Nic podobnego. Żaden bałagan nie powstanie. Ale zaznaczam, że nie należy utożsamiać skrócenia okresu przechowywania dokumentacji z tym, czy jest ona prowadzona na papierze, czy też elektronicznie. Od stycznia 2019 r. pracodawcy mają wybór formy przechowywania i prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Odrębną sprawą jest podjęcie decyzji o skróceniu okresu przechowywania dokumentacji do 10 lat. Jeśli przedsiębiorca będzie chciał skorzystać z możliwości skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej za okres 1999–2018, to niezbędne będzie przejrzenie i ewentualne przygotowanie dokumentacji pracowniczej wszystkich pracowników. W czasie takiego przeglądu konieczne będzie rozdzielenie osób, które rozpoczęły pracę przed 1999 r., bo ich dokumenty będą przechowywane przez 50 lat.

To może oznaczać, że firmy będą musiały wynająć archiwistów.

Nie widzę takiej potrzeby. Kodeks pracy nakłada na pracodawców obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej w określonym porządku już teraz. Zmiany dotyczące prowadzenia dokumentacji i związanych z tym teczek zostaną uregulowane odrębnym rozporządzeniem. Nasi płatnicy wiedzą natomiast, że zmiany związane ze skróceniem okresu przechowywania dokumentacji wiążą się z koniecznością dostosowania programów kadrowo-płacowych. Oczywiście może to powodować koszty związane z przystosowaniem używanego lub zakupem nowego programu, lecz w następstwie pracodawca odczuje korzyści związane z krótszym przechowywaniem dokumentów i mniejszymi kosztami ich archiwizacji.

A jeśli pracodawca zdecyduje się na złożenie oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych za pracowników zatrudnionych w latach 1999–2018?

Rozpocznie się proces przekazywania danych. Trzeba pamiętać, że wówczas mamy 12 miesięcy od daty przekazania oświadczenia do ZUS na przesłanie raportów informacyjnych (ZUS RIA) za wszystkich pracowników zatrudnianych po raz pierwszy w tym okresie. Przekazanie raportów może nastąpić jednorazowo za wszystkich lub sukcesywnie za poszczególnych pracowników.

A kiedy pracodawca będzie mógł zniszczyć dokumentację?

Po upływie 10 lat i jednego miesiąca od końca roku, w którym został przekazany raport ZUS RIA, lub od końca roku, w którym ustał stosunek pracy. Dodano jeszcze miesiąc, żeby pracownik miał czas na odbiór dokumentacji od byłego pracodawcy. I dopiero po upływie tego czasu cała dokumentacja będzie mogła trafić do niszczarki. Pracodawca ma na jej zniszczenie 12 miesięcy.

A jak w praktyce będzie liczone owe 10 lat?

Gdyby raport informacyjny został przekazany w maju 2019 r., to okres przechowywania dokumentacji takiego pracownika byłby liczony od 2020 r. i upływałby w styczniu 2030 r. Konieczne byłoby doliczenie jeszcze miesiąca na możliwość odbioru dokumentacji przez pracownika.

Czyli dla każdego pracownika to będzie inny termin?

Dla pracowników, za których zostaną przekazane raporty informacyjne w jednym roku, termin przechowywania będzie taki sam, bo 10 lat liczy się od roku następnego.

Przedsiębiorcy obawiają się niszczenia dokumentacji pracowniczej. Wszyscy pamiętają, że w przeszłości można było wyrzucić dokumentację płacową już po 12 latach. A kiedy wprowadzono obowiązek ustalania kapitału początkowego, okazało się, że firmy wykonujące ustawowe zapisy nie miały na podstawie czego obliczyć wysokości zarobków. Czy teraz nie będzie podobnie?

Nie porównujmy obu tych sytuacji, bo są diametralnie różne.

Czy może pani zagwarantować, że przepisy emerytalne się nie zmienią?

Pracodawcy będą dostarczać do ZUS raporty zawierające informacje niezbędne do ustalania prawa i wysokości świadczeń emerytalno-rentowych zgodnie z przepisami prawa, więc nie mogą w przyszłości z tego tytułu mieć żadnych problemów. Jeśli ustawodawca będzie chciał wprowadzić odmienne warunki przyznawania świadczeń lub ustalania ich wysokości, będzie musiał pamiętać, aby nie wykroczyć poza dane, które są już obecnie lub będą od 1 stycznia 2019 r. przekazywane do ZUS.

A jakie szanse na emerytury będą mieć osoby, których pracodawca złożył oświadczenie o zamiarze przekazywania raportów informacyjnych za pracowników za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., ale nie zdążył przekazać wszystkich danych za wszystkich pracowników – bo firma padła?

Rzeczywiście mogą się tu rodzić wątpliwości, czy dane już przekazane mogą być wykorzystywane przez ZUS. Wystąpiliśmy w tej sprawie o opinię do MRPiPS.

Co takie osoby będą musiały zrobić?

Podobnie jak obecnie poszukiwać dokumentów u prywatnych przechowawców. Wykaz legalnych przechowawców jest dostępny na naszej stronie internetowej.

A nie byłoby lepiej zachować dane osób, które miały to szczęście, że pracodawca ich raporty przesłał już do ZUS?

Czekamy na interpretację przepisów przez MRPiPS.

Czyli pracownicy muszą się liczyć z tym, że nie dostaną świadczenia w przypadku upadku firmy, której nie udało się przekazać kompletu raportów za wszystkich pracowników?

Takie osoby będą zobowiązane do dostarczenia do ZUS dokumentów potwierdzających ich prawo do świadczenia i pozwalających na ustalenie jego wysokości. Oczywiście sytuacja może się zmienić, jeśli pracodawca dośle brakujące dane. My ze swojej strony będziemy przypominać pracodawcy o tym, że jeszcze nie przekazał raportów za wszystkich ubezpieczonych.

A jeśli firmy już nie będzie?

Przed likwidacją firmy pracodawca albo np. syndyk czy następca prawny powinien przekazać dokumenty do legalnego przechowawcy.

Czy pracodawca, robiąc porządki w dokumentacji pracowniczej, nie powinien uwzględnić tego, że część osób może przejść na emeryturę, zanim on prześle za nich raporty do ZUS?

W ustawie zostało zapisane, w jakich przypadkach płatnik składek będzie zwolniony z przekazania do ZUS określonych danych. Przykładowo, jeśli pracownik poinformuje pracodawcę na piśmie, że ma już ustalone prawo do nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego, to płatnik nie będzie musiał już przekazywać do ZUS danych dotyczących okresów wykonywania pracy nauczycielskiej.

Dzisiaj przedsiębiorcy mają obowiązek przechowywania wyłącznie papierowej dokumentacji, ale dla nikogo nie jest tajemnicą, że firmy i tak prowadzą elektroniczne kadry. Co się więc zmieni od nowego roku?

Aby usankcjonować wcześniejszą praktykę, Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii przygotowało przepisy wprowadzające możliwość wyboru między papierową lub elektroniczną dokumentacją pracowniczą. I dlatego od nowego roku firmy będą decydować o sposobie prowadzenia i przechowywania dokumentacji. Oczywiście e-dokumentacja musi być też przechowywana w określony sposób oraz obowiązkowo opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym, żeby miała wartość równoważną z dokumentami papierowymi. Jeśli więc pracodawca prowadzi elektroniczne kadry, to w momencie zwolnienia się z pracy pracownik dostanie od pracodawcy dokumenty na nośniku lub ich papierowy wydruk.

Kto o tym będzie decydować?

Pracodawca.