Płatnicy mają mało czasu na wypełnienie i wysłanie tego dokumentu. Ustawodawca przewidział bowiem, że na zebranie potrzebnych informacji wystarczy im miesiąc.
Pracodawcy muszą złożyć informacje ZUS IWA do 31 stycznia 2019 r. Obowiązek ten wynika z art. 31 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1376 ze zm.). Część pracodawców będzie jednak zwolniona z tego obowiązku, ponieważ opłaca z góry określoną składkę na ubezpieczenie wypadkowe, w wysokości 1,67 proc. podstawy wymiaru.
System ubezpieczeń w razie wypadków przy pracy i chorób zawodowych różnicuje wysokość składek zależnie od kategorii ryzyka. Zatem im częściej w zakładzie pracy dochodzi do wypadków przy pracy, tym wyższą składkę zapłaci przedsiębiorca – pracodawca.
W celu obliczenia indywidualnej stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe ZUS wymaga podania danych o liczbie zatrudnionych, lecz tylko tych, którzy zostali ubezpieczeni od wypadków. Dodatkowo ZUS wymaga poinformowania, czy w poprzednim roku miały miejsce wypadki przy pracy, a jeśli tak, to jak poważne. Ostatnią wymaganą przez ZUS wartością jest liczba osób pracujących w warunkach szkodliwych.
Informację IWA złożyć muszą płatnicy, którzy spełniają łącznie trzy warunki:
- byli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od 1 stycznia do 31 grudnia roku, za który składana jest informacja, i co najmniej jeden dzień w styczniu następnego roku;
- w roku, za który składana jest informacja, zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych;
- byli wpisani do rejestru REGON 31 grudnia roku, za który jest składana informacja.
Deklarację składa się w taki sam sposób, jak dokumenty rozliczeniowe, tj. korzystając z programu Płatnik lub papierowo w oddziale ZUS.
Rzetelnie prowadzona dokumentacja wypadkowa wraz z prawidłowym raportowaniem liczby ubezpieczonych w firmie pozwoli na zebranie wszystkich danych niezbędnych do wypełnienia formularza ZUS IWA. Ustalając liczbę ubezpieczonych w każdym miesiącu, można posiłkować się programem Płatnik lub programem kadrowo-płacowym, aby ustalić listę osób ubezpieczonych od wypadków. Z tej listy należy wyłączyć wszystkich, za których składka wypadkowa nie została naliczona. Należą do nich osoby, które przez cały miesiąc przebywały na urlopie bezpłatnym, wychowawczym, pobierały zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego. Będą to także osoby, które podlegają ubezpieczeniom społecznym, ale nie podlegają wypadkowemu.
Liczba ubezpieczonych
Pierwszym krokiem jest ustalenie, ile osób było ubezpieczonych z tytułu wypadków w każdym miesiącu 2018 r. Dotyczy to zarówno ubezpieczonych cały miesiąc, jak i tych, którzy byli zgłoszeni do wypadkowego tylko jeden dzień. Jeśli jakaś osoba była ubezpieczona dwukrotnie (przykładowo na początku miesiąca jako zleceniobiorca, a na koniec miesiąca jako pracownik), to do liczby osób w ZUS IWA wliczymy ją tylko jeden raz. Od tak ustalonej liczby należy odjąć osoby, które cały miesiąc przebywały na urlopie bezpłatnym, wychowawczym, pobierały zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego, oraz inne osoby, które nie podlegały ubezpieczeniu wypadkowemu (np. praca nakładcza). Po ustaleniu liczby ubezpieczonych w każdym z miesięcy i jej zsumowaniu należy podzielić otrzymany wynik przez 12. Jeśli liczba wynosi 10 i więcej, to należy złożyć informację ZUS IWA. Liczbę ubezpieczonych zaokrągla się do jedności.
Dane dotyczące wypadków
Poza liczbą ubezpieczonych w każdym z miesięcy należy przekazać do ZUS informację o numerze PKD, jaki obowiązywał u płatnika 31 grudnia 2018 r. Następnie należy wpisać liczbę osób poszkodowanych w wypadkach przy pracy ogółem oraz liczbę osób poszkodowanych w wypadkach przy pracy śmiertelnych i ciężkich. Dotyczy to wypadków, jakie miały miejsce w 2018 r. Dla pracowników data wypadku jest tożsama z datą rejestracji w rejestrze wypadków. Dla pozostałych ubezpieczonych będzie to data sporządzenia karty wypadku. Zatem jeśli wypadek przy pracy pracownika miał miejsce 29 grudnia 2018 r., ale został zarejestrowany w rejestrze 3 stycznia 2019 r., to należy go zaliczyć do 2019 r.
Ostatnim krokiem jest wskazanie liczby osób zatrudnionych w warunkach, w których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń i natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy według stanu na 31 grudnia 2018 r. Ustala się ja według zasady obowiązujących przy wypełnianiu działu 2 (wiersz 1, rubryka 1) sprawozdania o warunkach pracy Z-10.
Informację ZUS IWA należy uzupełnić o dane adresowe płatnika, datę wypełnienia, opatrzyć właściwym identyfikatorem i wysłać do ZUS do 31 stycznia 2019 r. [przykład]
przykład
Trzeba obliczyć średnią
Płatnik prowadzi działalność sezonową, a liczba pracowników jest zmienna. Aby sprawdzić, czy ma obowiązek złożyć informację ZUS IWA, powinien ustalić liczbę ubezpieczonych w poszczególnych miesiącach, wyłączając osoby, które cały miesiąc przebywały na urlopie bezpłatnym, wychowawczym, pobierały zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego oraz inne osoby, które nie podlegały ubezpieczeniu wypadkowemu.
| Miesiąc | I | II | III | IV | V | VI | VII | VIII | IX | X | XI | XII | ||||||||||||||
| Wszyscy ubezpieczeni | 7 | 7 | 9 | 12 | 16 | 16 | 18 | 19 | 16 | 15 | 11 | 9 | ||||||||||||||
| Ubezpieczeni wyłączeni | 1 | 1 | 1 | 2 | 2 | 3 | 3 | 4 | 3 | 3 | 3 | 3 | ||||||||||||||
| Suma | 6 | 6 | 8 | 10 | 14 | 13 | 15 | 15 | 13 | 12 | 8 | 6 | ||||||||||||||
Suma wynosi 126, średnio na miesiąc 10,5
Liczba ubezpieczonych do ZUS IWA: 11
Płatnik ma obowiązek złożyć informację za 2018 r.